仕事の質を高める！テンプレートを使った日誌の書かせ方
なぜ社員に日誌を書かせるのか？それは自分の目の届かない部下の仕事ぶりを知るためという企業がほとんどではないでしょうか？しかし実際はそれだけではありません。日誌にはこのような役割もあります。
- 社員自身が自分の仕事を振り返る
- 上司と部下の報連相を円滑にするコミュニケーションツール
日誌がいかに重要なツールかがわかります。しかし、日誌はそれぞれが思いついたままに書くと、上司にとって読みにくく時間もかかります。社員も振り返りができません。
そこでオススメするのがテンプレートです。フォーマットを決めておけば、社員が書くのも上司が読むのも楽になります。では、日誌はどのように書かせればよいのでしょうか？ここでは、仕事の質を高めるテンプレートを使った日誌の書かせ方をご紹介します。
日誌の役目を部下に伝える
①行動の振り返りができる
成果を上げるには「振り返り」が重要です。
「今日は○○会社に行って、いい感触でした」という状況であれば、どういう点が「いい感触」だったのか？いつ受注になりそうか？次回のアポはどうなのか？を考えることが、受注を確実にするカギになります。
逆に「○○会社は価格が理由で負けてしまいました」という場合、見積はいくらで出したのか？競合はどこだったのか？など敗因を分析し、次の営業活動に繋がるヒントを見つける必要があります。
振り返りをする上でオススメしたいのが、「今日１日の仕事を2つに分類する」という方法です。
- うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
- うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える
何が障害になっているのか、どうしたらうまくいくのか、考えてみましょう。
②成功事例や問題を共有する
振り返りによって得られた営業活動のヒントを見つけたら、日誌で共有しましょう。せっかく見つけたヒントを自分だけのものにするのではなく、チーム全体のノウハウに変えることができます。
また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。日誌なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。
テンプレートを使った日誌の書かせ方
仕事の質を高める日誌テンプレート
- 今日やること
- 今日の結果（達成できた点、進捗状況など）
- 良かった点（うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える）
- 課題点と改善策（うまくいかなかった原因を探り、うまくいくようにする方法を考える）
- 明日の目標
ポイントは「良かった点」と「課題点と改善策」を取り入れること。たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。
もし反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか？」考えさせましょう。また、「できなかったこと」に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。書くこと自体がイヤだと、提出も遅れがちになります。
ですので「できたこと」に着目しましょう。日誌は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。
テンプレート搭載の日報共有アプリgamba!とは？
ここでは日報テンプレートを搭載した、いま話題の日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日誌でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
しかし、gamba!にはテンプレートが用意されているので、何を書こうか悩んで日誌作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。業務日誌は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日誌を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日誌を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、業務日誌を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
日報アプリで仕事の能率を上げよう
外出先や移動中に日誌を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
gamba!(ガンバ)があれば、日誌のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃できます。
日誌もアプリでスマートに管理する時代。新しい日誌の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
