チームビルディング 日報の活用術TOP

コミュニケーションで最強のチームを作る「日報の書き方」

2016年7月5日

社員同士のコミュニケーションが円滑に取れたら?と考えた事はありませんか。営業効率を上げるため、営業マンに直行直帰を許可している企業は多くあります。また最近では、管理責任者も“プレイングマネージャー”と言う立場の中間管理職が多く存在し、Face to Faceで管理者と部下とのコミュニケーションがとりづらくなっています。

恐らく、日報を単なる“報告書として提出する義務”に特化し、日報の内容を吟味することなく、日本企業の古い習慣の考え方を継続しているだけで『気休め管理』で終わらせている企業が多いのでしょう。

ところが、最近では「日報」がレスポンスよい情報共有ツールとなり、社員にやる気を向上させ、顔を合わせていなくても管理できる・コミュニケーションが取れる方法だとわかってきました。今までの『日報管理という概念』が盲点だったのです。

日報でコミュニケーションする画像

日報を提出させる理解の重要性

部下が1日どういう仕事をしたか?問題点はなかったか?という管理は、どの企業も行われています。日報は、どういう仕事を自分がしたのか?どう貢献したのか?今日の自分に足りないものは何だったのか?明日からどうしたらよいのか?等、1日の反省点を思い出し、明日からの仕事の組み立ての目標を立てる事に大変効果的。

日報は仕事の行動記録簿であり、上司はその記録簿を通して管理と情報を吸い上げて、的確な判断をしていく大切な資料。日報の提出する意義を理解させると、業務改善提案など口では言いにくい事も上司に報告する、意見をもらうと言った心理の変化も出てきます。

日報を提出させる理解の重要の画像

日報管理の中の危険性と大切なコメント追伸

気をつけなければならないのは、会社及び上司は日報の内容だけを見て人を厳しく管理する事だけに利用しない事。日報で厳しく管理を始めると、社員は日報に『ウソ』を書き始めます。

また、日報に一言、二言コメントを添えてあげることも重要です。捺印されただけの日報は、刺激や喜びが湧きません。上司や先輩のコメントを添えることによって、心情的に日報を提出しようとする自覚が芽生えます。この自覚を芽生えさせるには、若い世代から始めることが大切です。

なぜならば、若い世代のうちから『日報システムの重要性』を理解させ体験させて、彼らが管理者になった時、効率的に日報を『戦術に利用する資料』として有効的に利用させるのを当たり前にさせるためです。

また、『日報』を仕事と思わせない様に、理解させる工夫も重要。特に営業マンは、遅く帰社してからの日報作成を、重荷に感じていることが多い。日報を積極的に書かせるには、効率的な日報のフォーマットやテンプレートを提供してあげるとよいでしょう。

異動や離職に備え、データーとして日報も次世代の担当者に残すことも考えてあげて下さい。どのような仕事の組み方と考え方で、前担当者が歩んできたかがわかるからです。引き継ぎ書の代わりにもなります。

日報管理の画像

日報を社内コミュニケーションツールとしての考え方

『日報』を作成する社員等は、日々現場を生で見て体験しています。つまり、会社に重要な情報の種や、問題点などを知っている『情報の目撃者』でもあります。この情報をリアルタイムに吸い上げる事ができ、的確にコミュニケーションやコメントをすれば、仕事への意欲へ発展します。日報を通してコメントや温かい言葉が日々貰えるならば、自分と会社がいつも繋がっている、と言う意識も強くなっていくことでしょう。

営業マンは1日に何軒も訪問していると、最初に訪問した顧客の情報や問題点、実は大きな収益に繋がる情報にも関わらず、報告することを失念する事もあります。これは企業にとっても大きな損出です。

また、目標を設定したら、日々の計画性と目標管理方法は大変重要。進捗状況や目標到達までの数値化をして、日々意識させることも必要です。そこで、コミュニケーション機能が充実した日報で自己管理できたならば どれだけ心強いでしょう。

営業マンは日々孤独との戦いでもあります。コミュニケーションが常にとれ、自分を励ましてくれる上司や先輩、同僚の声が見えるならば、自分の与えられた数字をオーバーラップさせて自ら仕事への意欲を高めて行くことに自問自答しやすくなります。

もし、日報をリアルタイムに提出し、その場で部下にコメントが出来コミュニケーションができれば、お互いの信頼感が深まる事は間違いありません。「組織との一体感を感じ、自分はチームと繋がっている。」と、連帯感を感じているときにこそ実力以上の頑張りを発揮できます。

社内コミュニケーションツールの画像

コミュニケーションで最強のチームを作る「日報の書き方 」まとめ

日報は業績を上げるための情報ツールであり、社員のやる気を向上させるツールであるとご理解いただけたのではないでしょうか。中小企業は外観が小さくても、組織力が大きければ大企業並みの大きな仕事ができます。

1人1人の意欲が高まれば、経営者はステップアップした企業戦略を創造していくことが出来ます。今までのルーチンワークを大きく改革させるのではなく、日報ツールで社員等が楽しく仕事が出来て業績向上に貢献し、中小企業の社員の皆様とチーム組織が活性化されることを心から願っています。

日報共有アプリgamba!では、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。

  1. カスタマイズ可能な日報テンプレートで御社に最適な日報を作成
  2. Googleカレンダーからワンクリックで予定を日報にコピー
  3. 売上などの目標達成率が一目で見えるKPI管理機能

日報の画像

ただいま、15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、弊社日報コンサルタントが個別のオンラインコンサルティングを行っております。

ぜひ今日から、gamba!で日報を実践してみてください。


日報アプリgamba!
詳細はココをクリック!
すでに8,000社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!