チームビルディング 目標達成するチームTOP

日報でコミュニケーションしながら最強のチーム作り

2016年7月5日

日報で社員同士のコミュニケーションが円滑に取れたら?とお考えになった事はありませんか。

今や、営業効率を上げる為に営業マン等に対して、直行、直帰を許可している企業は多くあります。また最近では管理責任者も管理専任ではなく“プレイングマネージャー”と言う立場の中間管理職が多く存在しており、Face to Faceで管理者と部下とのコミュニケーションがとりづらくなっている企業内情が多く報告されています。また、『営業日報』を単なる“報告書として提出する義務”に特化しており、日報の内容を吟味することなく、“日本企業の古い習慣の考え方”をそのまま継続しているだけで『きやすめ管理』で終わらせている企業が非常に多いのです。ところが、最近では日報と言うシステムが実はレスポンスよく情報共有物になり、社員にやる気を向上させ、顔を合わせていなくても管理とコミュニケーションが取れる重要なシステムになりえる重要なコミュニケーション方法である事がわかってきたのです。

今までの『日報管理という概念』が実は『盲点』だったのです。

ddd58a0ff0a4c14d222f1e8d5bbbe536_s

日報を提出させる理解の重要性

会社組織において、社員が1日どういう仕事をしてくれたか?問題点はなかったか?と言う管理はどの企業も行われています。日報は、どういう仕事を自分がしたのか?どう貢献したのか?今日の自分に足りないものは何だったのか?明日からどうしたらよいのか?等、自分の1日の反省点を思い出し、明日からの仕事の組み立ての目標を立てる事に大変効果的です。

日報は,自分の仕事の行動記録簿であり、上司はその記録簿を通して管理と情報を吸い上げて的確な判断をしていく大切な資料です。日報の提出する意義を理解させると、業務改善提案など口では言いにくい事も上司に報告する、意見をもらうと言った心理の変化も出てくるものです。

日報管理の中の危険性と大切なコメント追伸

ここで気をつけなければならないのは、会社及び上司は日報の内容だけを見て人を厳しく管理する事だけに利用しない事が賢明です。日報と言うツールで厳しく人の管理を始めると、社員は日報に『ウソ』を書き始めます。

日報が提出された場合、捺印するだけで終わらず一言、二言コメントを添えてあげることも重要です。捺印されただけの日報は刺激や喜びが湧きません。上司や先輩のコメントを添えることによって、心情的に日報を提出しようとする自覚が芽生えてくるものなのです。

この自覚を芽生えさせるには若い世代から始めることが極めて大切です。

なぜならば、若い世代のうちから『日報システムの重要性』を理解させ体験させて、彼ら、彼女らが管理者になった時に効率的に日報を『戦略と戦術に利用する資料』として有効的に利用させるのを当たり前にさせる為です。

また、『日報』と言う作業を仕事!と思わせない様に理解させる工夫も重要です。

特に営業マン等は、遅く帰社した際に日報を作成する業務を重荷に感じている場合が多いものです。日報を積極的に書かせるには、効率的な日報のフォーマットや、日報のテンプレートを提供してあげるとよいでしょう。

人の異動や離職に備えて、データーとして日報も次世代の担当者に残すことも考えてあげて下さい。どのような仕事の組み方と考え方で仕事を前担当者が歩んできたかがわかるからです。引き継ぎ書の代わりにもなるはずです。

80e0c1da42897d2cc5593e963506d15c_s

日報を社内コミュニケーションツールとしての考え方

『日報』を作成する社員等は、日々現場を生で見て体験しています。つまり、会社に重要な情報の種や、問題点などを知っている『情報の目撃者』でもあります。この情報をリアルタイムに吸い上げる事が出来、的確にコミュニケーションやコメントが出来るならば、個人の深層心理に眠る仕事への意欲へ発展する可能性が高いのです。

日報を通してコメントや温かい言葉が日々貰えるならば、自分と会社がいつも繋がっている、と言う意識も強くなっていくことでしょう。

営業マン等は1日に何軒も訪問していると、最初に訪問した企業や個人宅の情報や問題点等、実は大きな収益に繋がる情報にも関わらず、報告することを失念する事もあるのです。これは企業にとっても大きな損出になりかねません。

我先に実績や情報を報告したいという営業マンはかなりいるものです。

営業マンにとっては、目標を設定したら日々の計画性と目標管理方法は大変重要です。進捗状況や目標到達までの数値化をして日々意識させることも必要です。そこで、コミュニケーション機能が充実した日報で自己管理できたならば どれだけ心強いでしょう。営業マンは日々孤独との戦いでもあります。コミュニケーションが常にとれる機能のある日報があるのならば、自分を励ましてくれる上司や先輩の言葉と同時に、同僚の声が見えるならば、自分の与えられた数字をオーバーラップさせて自ら仕事への意欲を高めて行くことに自問自答していきやすくなります。

もし、日報をリアルタイムに提出させることが出来て、その場で部下にコメントが出来コミュニケーションが出来れば、部下にも管理者にもお互いの信頼感が深まる事は間違いありません。社員のやる気を向上させる要因は、組織との一体感を感じ、自分はチームと繋がっているのだ。と言う、連帯感を感じているときにこそ実力以上の頑張りを発揮出来るものなのです。

980adaa7340ca295f267e6ef20277430_s

まとめ

日報は会社にとって業績を上げて行く為の情報ツールであり、今までどの企業も想像もしなかった方法で社員のやる気を向上させるツールであるとご理解いただけたのではないでしょうか。

中小企業は外観が小さくても、組織力が大きければ大企業並みの大きな仕事ができます。1人1人の社員等の意欲が高まれば経営者の皆様はステップアップした企業戦略を創造していくことが出来ます。今までのルーチンワークを大きく改革させるのではなく、日報ツールで社員等が楽しく仕事が出来て業績向上に貢献し、中小企業の社員の皆様とチーム組織が活性化されることを心から願っています。

日報共有アプリgamba!では、日報の共有、目標を日次に落とし込んで追いかけることができるKPI機能、日々のPDCA、日々の改善活動を行いやすい日報テンプレート機能など、長時間労働を撲滅し、目標達成を実現するためのツールが満載です。

  1. カスタマイズ可能な日報テンプレートで御社に最適な日報を作成
  2. Googleカレンダーからワンクリックで予定を日報にコピー
  3. 売上などの目標達成率が一目で見えるKPI管理機能

android-sales

ただいま、15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお役様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、弊社日報コンサルタントが個別のオンラインコンサルティングを行っております。

ぜひ今日から、gamba!で日報を実践してみてください。


日報アプリgamba!の
詳しい資料を
いますぐ無料で入手!

すでに7,000社以上
実感した効果を無料体験!

いますぐ使える。15日間無料!

  • App Store
  • Android