できる営業マンの日報の書き方 4つのテクニック
あなたは日報を書くのは得意ですか？日報は一日の出来事を漫然と書くのではなく、その日の進捗状況の共有や、営業先での新たな気づき、競合他社の情報共有など重要な役割があります。
できる営業マンになるための、日報の書き方のポイントを4つ紹介します。
目次
できる営業マンの日報書き方① お客様との面談をメモに取る
面談の内容をメモにとる癖をつけてください。人間は忘れる生き物。その日の朝の出来事も、夕方帰社したときには忘れてしまいます。あいまいな記憶で日報を書いてしまっては、記録として役に立ちませんし、上司にも伝わりません。
面談の時にきちんとメモを取る習慣があれば、日報を書くときにも役に立ちます。面談先で出た具体的な言葉や数字を盛り込んだ日報は信ぴょう性があり、上司も「きちんと営業できているな」と評価をしてくれます。
ただし、メモを取りすぎることに集中してしまうと、面談はうまくいきませんし相手にも失礼ですので、キーワードをおさえ、具体的な数字がでたところをメモするなど、重要な点だけを書き残すようにしてください。
できる営業マンの日報書き方② 具体的な数字・固有名詞を書く
日報は具体的に書くことが前提です。どのお客様から何を言われたのか、何%のお客様がどんな反応をしたのかなど、数字や固有名詞をはっきり記載するようにしてください。
また、面談の時は担当者の名前や、具体的な数字が出てきたところを忘れずに覚えておいてください。
このときに主観で「だいたい〇％ぐらいだと思います。」という書き方はやめ「こういうデータを根拠として試算し、〇％のお客様が反応しました」と論理的に書くことが大切です。
できる営業マンの日報書き方③ 先輩・同僚の日報の真似をする
成果を上げている人は、その過程やフィードバックも一味違います。先輩・同僚の日報のいいところは積極的に真似して取り入れていきましょう。
優秀な先輩の日報は可能であればぜひ見せてもらってください。先輩が何を考え、どんな行動をしているのか、日報に何を書いているのかを知れば、営業をする上でのヒントにつながります。
同僚と日報を見せ合ったり、先輩にどのような書き方をしているのか、頼んで教えてもらったりするのもよい方法です。自分一人では気づかないことも、ほかの人の日報を見れば「もっとこうしよう」と学ぶことがあるはずです。
できる営業マンの日報書き方④ 毎日書く
日報は毎日書くことが基本。決して週末にまとめて一週間分を書くということをしないでください。毎日仕事を着実にこなす習慣を身につけることが成功のカギです。人間は今日1日の出来事すらすぐに忘れてしまうものです。
まして昨日・一昨日のことを思い出して日報を書くのでは、かえって作業効率が落ちてしまいます。帰社をしたらすぐにメモを見ながらその日の面談を振りかえってください。
上司も、まとめて提出された営業日報ではタイムリーなレスポンスやフィードバッグを返すことができませんし、その日部下が何をしているのか把握することができません。
必ず毎日書くことを基本とし、自分が今日どんな仕事をしたのか、上司にも理解してもらうようにしてください。
日報アプリを使ってみよう
日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
いますぐ日報アプリを試してみよう
日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
