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上司が唸る!できる営業マンの営業日報書き方4つのテクニック

2017年1月18日

あなたは日報を書くのは得意ですか?日報はあなたの日記ではありません。今日一日の出来事を漫然と書くのではなく、その日の営業の進捗状況の共有や、営業先での新たな気づき、競合他社の情報共有など重要な役割があります。できる営業マンになるための営業日報の書き方のポイントを4つご紹介します。

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できる営業マンの営業日報書き方① お客様との面談をメモに取る

面談の内容をメモにとる癖をつけてください。人間は忘れる生き物です。その日の朝の出来事も、夕方帰社したときには忘れてしまいます。あいまいな記憶で営業日報を書いてしまっては、記録として役に立ちませんし、上司にも伝わりません。面談の時にきちんとメモを取る習慣があれば、日報を書くときにも役に立ちます。

面談先で出た具体的な言葉や数字を盛り込んだ営業日報は信ぴょう性があり、上司も「きちんと営業できているな」と評価をしてくれます。ただし、メモを取りすぎることに集中してしまうと、面談はうまくいきませんし相手にも失礼ですので、キーワードをおさえ、具体的な数字がでたところをメモするなど、重要な点だけを書き残すようにしてください。

できる営業マンの営業日報書き方② 具体的な数字・固有名詞を書く

日報は具体的に書くことが前提です。どのお客様から何を言われたのか、何%のお客様がどんな反応をしたのかなど、数字や固有名詞をはっきり記載するようにしてください。面談の時は担当者の名前や、具体的な数字が出てきたところを忘れずに覚えておいてください。

このときに主観で「だいたい〇%ぐらいだと思います。」という書き方はやめ「こういうデータを根拠として試算し、〇%のお客様が反応しました」と論理的に書くことが大切です。

できる営業マンの営業日報書き方③ 先輩・同僚の日報の真似をする

成果を上げている人は、その過程やフィードバックも一味違います。先輩・同僚の日報のいいところは積極的に真似して取り入れていきましょう。優秀な先輩の日報は可能であればぜひ見せてもらってください。先輩が何を考え、どんな行動をしているのか、日報に何を書いているのかを知れば、営業をする上でのヒントにつながります。

同僚と営業日報を見せ合ったり、先輩にどのような書き方をしているのか、頼んで教えてもらったりするのもよい方法です。自分一人では気づかないことも、ほかの人の営業日報を見れば「もっとこうしよう」と学ぶことがあるはずです。

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できる営業マンの営業日報書き方④ 毎日書くこと

日報は毎日書くことが基本です。決して週末にまとめて一週間分を書くということをしないでください。毎日仕事を着実にこなす習慣を身につけることが成功のカギです。人間は今日1日の出来事すらすぐに忘れてしまうものです。まして昨日・一昨日のことを思い出して日報を書くのでは、かえって作業効率が落ちてしまいます。帰社をしたらすぐにメモを見ながらその日の面談を振りかえってください。

上司も、まとめて提出された営業日報ではタイムリーなレスポンスやフィードバッグを返すことができませんし、その日部下が何をしているのか把握することができません。必ず毎日書くことを基本とし、自分が今日どんな仕事をしたのか、上司にも理解してもらうようにしてください。

できる営業マンは営業日報の書き方もうまい

営業日報の書き方のポイント4つ紹介しました。書き方を工夫することによって、営業日報も毎日のルーチン作業から仕事へ生かすことのできる重要なツールへと変わります。これらのテクニックを身につけて、いい日報の書ける、できる営業マンになりましょう。

日報は毎日のことなので、できる限り手短に手早く報告するのがベストです。かといって、今日の作業の内容や出来事を事務的に書くだけのためのものでもありません。日報は、事実は事実として簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。

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