【上司に伝わる】5分で書ける!メール日報の例文|テンプレートあり

最終更新日:2024年3月8日

「日報が面倒臭い…毎日同じようなことしか書いていない」

こんなことを思いながらしぶしぶメールで日報を送っている方も多いのではないでしょうか。
でもこの記事に辿り着いたということは、きっと日報への期待はまだ残っているはず!
ぜひ、日報を自分にとって意味のある作業に変えましょう。

ここでは、上司に伝わる日報の書き方について、テンプレートや例文とともにご紹介します。

日報基本構成

時系列のメール日報の例

今日の業務
9時~10時 チームMTGとメール対応
10時~12時 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13時~15時 新規開拓のTELアプローチ
15時~17時 株式会社N向けプレゼン資料作成
15時~18時    経営企画部とMTG

今日の結果と所感
N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。
HP制作はコンペで競合4社と競うことになりますが、予算が大きいため参画したいと考えます。
新規開拓TELではアポ1件獲得。

書き方のポイント

何をどれだけの時間で行なったのか分かるように書きましょう。

所感は「気付き」「疑問点」「課題」に感じていること。
「~だと思いました」という、”ただの感想文”にならないように注意しましょう。

PDCAサイクルを回す日報の例

今日の目標Plan なるべく定量的に)   
新規商談獲得2件/アポTEL20件
N株式会社との関係構築を深める

今日の結果 (Do)
9時~10時 チームMTGとメール対応
10時~12時 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13時~15時 新規開拓のTELアプローチ
15時~17時 株式会社N向けプレゼン資料作成
15時~18時    経営企画部とMTG

良かったこと (Check)
N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。HP制作はコンペで競合4社と競うことになりますが、予算も大きく参画したいと考えます。来週担当部長と会食セッティングしました。新規開拓TELではアポ1件獲得。

課題と改善策 (Action)
質問回答に時間を要してしまい、コール件数が13件といつもより少なくなってしまいました。すぐに回答できるよう、コールの際は資料をすぐに開ける万全の状態で行うように徹底します。

明日の目標 (Plan)
新規商談獲得2件/アポTEL20件
株式会社Sへのクロージングで200万円の受注を確定させる

書き方のポイント

良かったこと」には、うまくいったことや、ラッキーだったことなどを書きましょう。
もし何も思い浮かばない場合は、学んだ点に着目します。

改善策」については、どうしたらうまくいくのか自分なりに考えてみましょう。
改善点を考えることは自身の成長へと繋がります。

最後に「明日の目標」を書くことで、翌日何をすればいいのか明確になります。
目標を意識して業務に取り組み、生産性を高めていきましょう。

※PDCAについてはこちらの記事にて詳しく解説しています。
【準備が大事】PDCAの基本から具体的事例までわかりやすく解説【実践シートつき】

PDCAサイクルを回す日報テンプレートダウンロード

無料でダウンロードできます。ぜひコピーしてお使いください。

テンプレートダウンロードはこちら

メール日報を書きやすくするためのポイント

うまくいったことに着目する

うまくいったこと書くことで、まず自分のテンションが上がります(笑)。
これは仕事をしていく中で、最も大事なこと。

ただし、「やったー!」とただ喜ぶだけではNGです。
何がよかったのか、成功要因を自分なりに考えることが大切です

もしかしたら、たまたまうまくいったのかもしれません。
でもそれを積み上げていくうちに、共通する成功要因に気づきます。

「あ、こうすればいいんだ!」と気づいたら、それを繰り返せばいいのです。
そうすれば、あなたのスキルは必ずアップします。

そもそも日報の目的とは?

自分の仕事改善のために書く

日報というと、「上司への報告のためのもの」「会社の指示で書かされるもの」
といったイメージがある人も多いことでしょう。

しかし、そのような感覚だとなかなか成果にはつながりません。
自分の仕事の改善のために日報を書く、という姿勢が重要です。

「どんな成果を上げたのか」「どんな失敗をしたのか」
自分の行動を客観的に見て、どう改善すべきか考えるのために書くのです。

そうすることで、優先順位をつけながら効率良く仕事を進めることができます。

上司は「メンタルの状態まで把握したい」と思っている

上司が部下の日報を毎日読んでいると、その人の心理状況や身体状況がわかってきます。

「A君は今日はモチベーションが下がっているな」とか、
「Bさんはここ数日体調も良いようだ」といった具合です。

たとえ毎日顔を合わさなくても、短い文章からも微妙な変化が読み取れます

メンバーのモチベーションを把握して、いきなり「退職したいんですが…」といったこと
も防ぎたいと考えているのです。

効率的に”評価される”メール日報を書くコツ

小分けにして書く

あなたはいつ日報を書いていますか?
おそらく仕事終わりに考えて書いている人が多いのではないでしょうか。

実は、仕事終わりに考えて書く方法はオススメできません。なぜなら、仕事終わりに
書くと、しっかりと振り返ることができないからです。

そもそも、人間は忘れっぽい生き物です。1日の出来事を詳細に思
い出すのは時間がかかります。
時には、日報を書くことよりも早く
帰りたい気持ちが勝り、
「まあこんなもんでいいか」と適当に仕上
げてしまうこともあります。

そこでおすすめしたいのが、「小分けにして書く方法」です。
例えば、商談終わりに気づいたことを移動中にささっと書いたり、
課題に感じたこと、思いついたアイディアなどを都度書いていきます。

一つ一つの気づきが、実は大きな改善のヒントであったりするので
ちょこちょこと書き溜めて行く方が忘れません。

そうすれば、仕事終わりに少し書き加えるだけですぐに提出できます。
小分けにして書く方法、ぜひ試してみてください

所感も書いてみましょう

所感を書いてみるのもおすすめです。
「自分はこんなことを考えている」と伝える機会になりますし、
改善案を書いておけば、採用されることもあるかもしれません。

なにより前に向かって進もうとしているその姿勢があなたの評価につながります。
所感については下記の記事で詳しくまとめています。ぜひご覧ください。

頑張りが伝わる!日報の「所感」書き方とフィードバックの仕方

メール日報のデメリット

提出状況がわからない

取引先や社内のメールに業務日誌のメールが埋もれてしまいます。
誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。

外出先で業務日誌を書けない

エクセルをメールに添付して送る場合、会社に戻らないと日報が提出できない状況は多くあります。
帰社してPCを立ち上げ、メーラーを起動し、日報を打ち終わるまでに十数分はかかってしまいます。

これでは書く部下にとっても、戻ってくるのを待つ上司にとっても、時間の無駄。
他にやるべき作業に充てたり、早帰りをすべきです。

横のコミュニケーションが生まれにくい

日報を上司と部下の交換日記にしてしまうと、ただの業務報告に終始します。

しかし、共有すれば成功事例や失敗事例が若手メンバーの学びになります。
また、スタープレーヤーの手法をマネることで、会社全体の営業力がアップします。

転職理由の第一位にもなっているのが「職場の人間関係」。
風通しがよく、居心地のいい雰囲気があれば、離職率もグッと減ることでしょう。

日報アプリなら 日報がかんたんに書ける&読める

日報の手間を減らして、もっと活用したいとお考えでしたら、日報アプリgamba!(ガンバ)をお試しください。

 

クラウドタイプの日報アプリなら、いつでもどこでも日報が書けます。

個別にメールを1通づつ開封するのと、まとまった状態で内容を把握できるのとでは、負担が全然違います。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にフィードバックを早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのか一目瞭然。

  • かんたんに入力できる日報テンプレート
  • KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
  • 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ

今なら、メールアドレスだけで15日間無料トライアルできます。

あなたのチームでも、日報アプリを活用してみませんか?

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