コミュニケーションで最強のチームを作る「日報の書き方」
社員同士のコミュニケーションが円滑に取れたら・・・と悩んでいませんか。
営業効率を上げるため、営業マンに直行直帰をさせている企業は多くあります。また最近では、“プレイングマネージャー”の中間管理職が多く存在し、Face to Faceで管理者と部下とのコミュニケーションがとりづらくなっています。
ところが、「日報」がレスポンスのよい情報共有ツールとなり、社員のやる気を向上させ、顔を合わせていなくても管理できるコミュニケーションツールであることがわかってきました。
日報を提出させる理解の重要性
日報は、部下がどういう仕事をしたのか？今日の自分に足りないものは何だったのか？明日からどうしたらよいのか？等、1日の反省点を思い出し、明日からの仕事の組み立ての目標を立てる事に大変効果的です。
日報は行動記録簿です。上司は記録簿を通して情報を吸い上げて、的確な判断をしていく大切な資料。日報の提出する意味を理解させると、改善提案など口では言いにくい事も上司に報告するとった変化も出てきます。
日報管理で気をつけること
気をつけなければならないのは、上司は日報の内容だけを見て、厳しく管理する事だけに利用しない事です。日報で厳しく管理を始めると、社員は日報に『ウソ』を書き始めます。
また、日報に一言、二言コメントを添えてあげることも重要です。捺印されただけの日報は、刺激や喜びが湧きません。上司や先輩のコメントを添えることによって、心情的に日報を提出しようとする自覚が芽生えます。
また、『日報』を仕事と思わせない様にする工夫も重要です。特に営業マンは、遅く帰社してからの日報作成を、重荷に感じていることが多いもの。日報を積極的に書かせるには、効率的な日報のフォーマットを提供してあげるとよいでしょう。
日報を社内コミュニケーションツールにする
部下は日々現場を見て体験しています。つまり、会社に重要な情報や問題点を知っている『情報の目撃者』。この情報をリアルタイムに吸い上げる事ができ、的確にコミュニケーションやコメントをすれば、仕事への意欲へ発展します。
また、日報を通して温かい言葉が貰えるならば、自分と会社がいつも繋がっている、と言う意識も強くなっていくことでしょう。
営業マンは1日に何軒も訪問していると、最初に訪問した顧客の情報や問題点、実は大きな収益に繋がる情報にも関わらず、報告することを失念する事もあります。これは企業にとっても大きな損失。
そして目標管理。進捗状況や目標到達までの数値化をし、日々意識させることも必要です。コミュニケーション機能が充実した日報で自己管理できたなら、どれだけ心強いことでしょう。
コミュニケーションが常にとれ、励ましてくれる上司や先輩、同僚の声が見えるならば、自分の与えられた数字をオーバーラップさせ、仕事への意欲を高めて行くことに自問自答しやすくなります。
日報をリアルタイムに提出し、その場で部下にコメントができれば、信頼感が深まります。「自分はチームと繋がっている」と、組織と連帯感を感じたときにこそ、実力以上の頑張りを発揮できるのです。
日報共有アプリgamba!を使うと何が変わるのか？
gamba!(ガンバ)は、これまで累計登録実績8,500社を突破し、国内最大級の登録実績を誇る日報アプリです。gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
日報アプリgamba!で日報の効果を実感しよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
