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日報は「事実を書く」ものではない!業績アップにつながる日報の書き方とは

2017年1月24日

日報を書かせることが、単なる「ルーチン」になってはいませんか?日報を見て部下の1日の行動を確認し、簡単なコメントを書く。これでは日報を効果的に活用することはできません。それでは日報を有効活用し、業績アップにつなげるための日報の書き方とはどのようなものなのでしょうか。

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日報は事実だけを書くことで形骸化する

見るほうにとっても書く方にとっても日報が形骸化してしまっている例は少なくありません。これは日報の本来の目的を把握しておらず、日報の書き方が「事実の羅列」になっているためです。日報に「事実のみ」しか書かなければ、部下は日報を書く目的を「上司が行動を管理するため」ととらえ、「あとでまとめて書けばいいや」と思ってしまいます。

上司も事実しか書かれていない日報では特に新しい情報も得られず「とりあえず目を通せばいいや」となってしまいます。これでは日報が効果的に生かされません。日報の本来の目的は、部下の行動を把握することではなく日報によりその日の業務の内容や成果を検証し次の業務に生かすことや、上司と部下が新しい情報を共有し、上司が経営戦略を立てる際の参考にすることなどです。

日報を形骸化させないためには日報の書き方を「事実の羅列」から「次の業務に生かせる内容」のものに変化させることが大切なのです。

日報に重要なことは「仮説」と「計画」

日報を次の業務に生かすためには、日報に事実だけを書くのではなく、その事実をもとに仮説・検証を行った結果と、それをもとに立てた次の業務の計画も書くことが必要です。とはいってもたくさんの内容を書く必要はありません。日報に書く内容は簡単でもいいのです。

重要なのは、「仮説・検証をおこない次の計画を立てる」作業を行うことです。例えば営業先で良い返事が得られなかったとき、「〇〇を提案しましたが良い返事を得られませんでした。」と書くだけにとどまっては、仮説・検証をおこない次の計画を立てるという作業には至りません。事実だけではなく、「お客様の感触が良くなかった原因は〇〇だと思われます」「次回は〇〇のようにしてみたいと思います。」という言葉を書き加えることで、業務内容を振り返り検証するきっかけになります。これが、日報を次の業務に生かすことにつながるのです。

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日報により「行動」ではなく「考え方」を共有する

事実のみを書かせる日報では、上司は部下の行動を知ることしかできません。これでは日報がただの「行動管理表」になってしまいます。これではとうてい成果につなげることはできませんし、部下の日報を書く意欲もそがれてしまいます。日報に「仮説」や「計画」が書かれていると、上司は部下の「考え方」を知ることができ、現在部下が抱える課題や問題点を共有することができます。これが部下の仕事の成果やモチベーションのアップ、さらには会社の業績アップにもつながるのです。

事実のみの日報では新しい情報を得ることは少ないですし、部下の現在の状況も伝わりにくいです。そのため日報のコメントも「お疲れ様」など適当なものになりがちです。しかし部下の考え方がわかれば、日報のコメントももっと具体的に書くことができます。例えば仮説や計画に書かれている内容が良かったときは、「この考え方はいいね」などと具体的に褒めることができますし、問題点が見つかったときは、「ここはもっとこうしたほうが良くなるよ。」など的確なアドバイスをすることもできます。

上司がしっかりとコメントを返すことで部下は「きちんと見てくれている」と感じ、「内容のある日報を書こう」という意欲につながります。また仕事の上でも上司のアドバイスによって成果をあげることができれば、それが自信につながり、モチベーションもアップします。また部下の日報の内容が充実することで、上司は部下とより深い情報を共有することができ、経営戦略を立てる際の参考にすることができます。部下にとっても上司にとっても、日報により考え方の共有をすることはプラスになるのです。

日報の内容を充実させて会社の業績アップにつなげよう

日報がうまく活用されていないと感じている方は、日報を書く目的を再確認してみてはいかがですか?上司、部下ともに日報を書く目的を再確認することで、日報の書き方が変わり内容を充実させることができます。日報の内容を充実させることは、部下のモチベーションアップや会社の業績アップにつながります。

せっかくの日報を形骸化させず、有効に活用してみてくださいね。日報は毎日のことなので、できる限り手短に手早く報告するのがベストです。かといって、今日の作業の内容や出来事を事務的に書くだけのためのものでもありません。日報は、事実は事実として簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

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