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業績アップにつながる日報の書き方

2017年10月22日

日報を書かせることが、単なる「ルーチン」になってはいませんか?日報を見て部下の1日の行動を確認し、簡単なコメントを書く。これでは日報を効果的に活用することはできません。日報を有効活用し、業績アップにつなげるための日報の書き方とはどのようなものなのでしょうか。

日報の画像

日報は事実だけを書くことで形骸化する

読む方にとっても書く方にとっても、日報が形骸化してしまっている例は少なくありません。これは日報の書き方が「事実の羅列」になっているためです。

日報に「事実のみ」しか書かなければ、部下は日報を書く目的を「上司が行動を管理するため」ととらえ、「あとでまとめて書けばいいや」と思ってしまいます。

上司も特に新しい情報が得られず、「とりあえず目を通せばいいや」となってしまいます。これでは日報が効果的に生かされません。

日報の本来の目的は、部下の行動を把握することではなく、その日の業務や成果を検証して次の業務に生かし、上司と部下が情報を共有し、上司が経営戦略を立てる際の参考にすること。

形骸化させないためには、日報の書き方を「事実の羅列」から「次の業務に生かせる内容」のものに変化させることが大切なのです。

形骸化する画像

日報に重要なことは「仮説」と「計画」

日報を次の業務に生かすためには、事実をもとに仮説・検証を行った結果と、それをもとに立てた次の業務の計画も書くことが必要。とはいってもたくさんの内容を書く必要はありません。日報に書く内容は簡単でもいいのです。重要なのは、「仮説・検証をして、次の計画を立てること」。

営業先で良い返事が得られなかったとき、「〇〇を提案しましたが良い返事を得られませんでした。」と書くだけにとどまっては、仮説・検証をして、次の計画を立てるという作業には至りません。

「お客様の感触が良くなかった原因は〇〇だと思われます」「次回は〇〇のようにしてみたいと思います。」という言葉を書き加えることで、業務内容を振り返り検証するきっかけになります。これが、日報を次の業務に生かすことにつながるのです。

「仮説」と「計画」の画像

日報により「行動」ではなく「考え方」を共有する

事実のみを書かせる日報では、ただの「行動管理表」になってしまいまい、成果につなげることはできません。部下の日報を書く意欲もそがれてしまいます。

しかし「仮説」や「計画」が書かれていると、部下の「考え方」を知ることができ、抱える課題や問題点を共有することができます。これが仕事の成果やモチベーションのアップ、さらには会社の業績アップにもつながるのです。

また、新しい情報を得ることは少なくなってしまいます。そのため日報のコメントも「お疲れ様」など適当なものになりがち。しかし部下の考え方がわかれば、日報のコメントをもっと具体的に書くことができます。

例えば、仮説や計画に書かれている内容が良かったときは、「この考え方はいいね」と具体的に褒めることができ、問題点が見つかったときは、「ここはもっとこうしたほうが良くなるよ。」と的確なアドバイスをすることもできます。

上司がしっかりとコメントを返すことで、部下は「きちんと見てくれている」と感じ、「内容のある日報を書こう」という意欲につながります。また、上司のアドバイスによって成果をあげることができれば、それが自信につながり、モチベーションもアップします。

日報の内容が充実することで、上司は部下とより深い情報を共有し、経営戦略を立てる際の参考にできます。部下にとっても上司にとっても、日報により考え方の共有をすることはプラスになるのです。

「考え方」を共有する画像

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日報アプリを使って会社の業績アップにつなげよう

日報の内容を充実させることは、部下のモチベーションアップや会社の業績アップにつながります。日報を形骸化させず、有効に活用してみてください。

ここでは、国内最大級の登録実績を誇る日報アプリ「gamba!(ガンバ)」を例に、業績アップにつながる日報をご紹介します。

フォーマットの共通化でチームの振り返りを仕組み化できる

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、オリジナルのフォーマットを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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チャットもできる

チャット機能で、LINEのようなやりとりも可能!移動中や会議中で、電話に出られないときなどに便利です。

チャットの画像

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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