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エクセルの日報は時代遅れ!いますぐ日報アプリを導入すべき3つの理由とは?

2017年1月24日

日報をエクセルで運用している会社はたくさんあります。エクセルファイルに必要事項を書いて、共有フォルダに提出するだけとしている企業は少なくありません。「日報の専用アプリなんて必要ない!」と思っていませんか?しかし、実際に日報をエクセルで運用してみると、さまざまな問題点がでてきます。

せっかく日報といういい仕組みが、エクセルというツールを選択してしまったがためにうまくいかされず、挫折してしまったという事例は枚挙にいとまがありません。日報という仕組みを一度導入して失敗してしまったという経験は、組織の中で大きなトラウマになりかねません。日報アプリは、エクセルにはないさまざまなリットがたくさんあります。今回は日報アプリを導入すべき理由について紹介します。

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エクセルの日報がダメな理由① スマートフォンから手軽に使えない

エクセルの日報はスマートフォンから手軽に使えません。今やほぼ1人1台のレベルで、スマートフォンは普及しています。社員のほぼ誰もが使っています。ですが、エクセルファイルへの日報の入力は、スマートフォンからでは極めて困難です。結局、会社に戻ってパソコンを開き、入力する必要が出てきます。

直行直帰のような効率的な働き方が求められている今日において、日報の提出のためだけに帰社するというのはとても非効率な働き方です。せっかく便利なスマートフォンという情報機器があったとしても、それを有効に活用していなければ意味がありません。さらにエクセルの日報には、出先から部下の日報に目を通して返信することもできません。上司は部下の日報を確認するためだけに、会社のパソコンの前に縛り付けられることになってしまいます。

エクセルの日報がダメな理由② 誰が読んだかわからない

エクセルの日報では、誰が読んだかわからないことも大きな問題です。レスポンスがなければ、社員は、「本当に社長はこの日報に目を通してくれたのだろうか?」と不安になります。エクセルの日報でもコメントを返すなど、日報にきちんとしたレスポンスを返すことができれば理想です。

しかし忙しい管理職に就いていると、なかなかそうもいきません。日報には最低限、「読んでいるよ」、ということが本人に伝わる仕組みが必要です。

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エクセルの日報がダメな理由③ とにかく使いづらい

エクセルの日報は、とにかく使い勝手がよくありません。尊敬する仕事ができる同僚の日報が、共有フォルダに置いてあったとしましょう。仕事ができる同僚の日報は仕事の参考になります。

しかし、誰も自分に関係ない日報は、わざわざエクセルファイルを開いて、読みたいという気にはなりません。日報を読んでコメントが求められている上司にとっても、パソコンでエクセルが起動する時間を待つのは苦痛でしかありません。日報を無視して、さっさと自分の仕事に入りたくなります。日報で仕事の生産性を高めるためには、上司部下だけではなく、部署内・他部署との間で気軽な情報のやりとりの手段として使えることが必要です。

まとめ 日報はエクセルではなく日報アプリを導入しよう

この記事であげたように、エクセルの日報は使い勝手がよくありません。スマートフォンから気軽に使えないことは業務効率を低下させます。誰が読んだか分からなければ、部下からしっかりと日報が提出されなくなるリスクがあります。

エクセルファイルは開くだけでも時間がかかり、とにかく使いやすくありません。専用の日報アプリなら、このような不便もなく、慣れ親しんだSNSのような仕組みで日報を閲覧することができます。ぜひ、いますぐ日報共有アプリgamba!をお試しください。

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