【日報のプロが教える】上司に評価される日報の書き方｜日報テンプレート付き

更新日：2023年2月17日
投稿日：2020年4月25日

こんにちは。日報アプリgamba!カスタマーサクセスです。

日報の書き方についてお悩みをお持ちの方がいるかもしれません。

「日報って何を書いたら良いんだろう…」
「何のために書いているのかよくわからない…」

せっかく日報を書くなら上司に評価されたいですよね。

この記事では評価される日報の書き方を例文と合わせて紹介します。
日報アプリを10年提供しており、書き方の研修も実施している当社だからこそ、効果はお墨付き！

ポイントを押さえて、上司に評価される日報を書きましょう。

日報の基本構成

日報の基本構成をご紹介します。
会社でフォーマットが決まっている場合にはそのフォーマットに沿って記載しましょう。

上司が気にする「その日に何をしたのか」「結果はどうだったのか」をわかりやすく伝えられる形式です。
簡潔に、わかりやすく業務内容を記載しましょう。

所感は「～だと思いました」という、”ただの感想文”にならないように注意しましょう。
この例文では今後の思いや、結果に対する考察を所感として記載しています。

また、googleカレンダーで予定を管理している場合は、「カレレポ」を利用することで、googleカレンダーに登録している予定を簡単に引用できます。

その日の業務のうち、伝えた方が良いと思われる事柄を３つ程度に絞って報告する形です。
日報の目的が上司への報告が主なものである場合は、事柄を絞って報告してくれた方が上司に喜ばれることがあります。

PDCAサイクルに則った項目を設定した日報です。

PDCAサイクルとは、

・Plan(計画)
・Do（活動）
・Check(振り返り）
・Action（今後の活動）

の頭文字をとったもので、このサイクルを繰り返すことによって日々の改善が効率的に進むとされています。
詳細な報告ができる点に加え、自分自身の成長によく寄与する形の日報と言えます。
新入社員の研修で日報を実施する際にはこちらの形式がおすすめです。

日報の目的を知り、上司が気にするポイントを押さえましょう。

常に忙しく、直接現場の状況を確認できない上司にとって、メンバーの状況を把握する手段が日報です。部下が何をしているのか、困っていないか上司は気にしています。
業務で何が起きていて、どんな状況なのか正しく伝えることで、上司は安心して仕事を任せられるようになります。

例えば社内で誰かを昇進させたいときや、あるプロジェクトに任命したいとき。
日報の書きっぷりから選定されることも珍しくありません。そのメンバーが出来ること、考えていることがわかるので、選定の材料にしやすいのです。

「会社からの指示だから」といったやらされ感を日報に抱いている方も多いかと思います。
しかし、日報を通して「振り返り」の習慣を身につけることであなたの成長スピードは格段に向上します。

また、日報を書くことは他者に伝わる表現力の向上にも繋がります。
日報は自分自身の成長にも繋がるのです。

日報のフォーマットはさまざまですが、共通して記入が必要な項目を紹介します。

「何を」「どれくらいの時間」行ったのかを報告します。
どのくらいの細かさで書くと好まれるかは上司によります。必要に応じて確認しましょう。

業務内容を書くときのポイント

業務を振り返っての気づきや課題を書きます。ただの感想で終わらず、次に活かせる内容を書くことが評価をされるためのポイントです。

所感を書くときのポイント

なるべくその日に作成する
終業時に作成するのが日報の基本ですが、つい翌日に作成しようとしてしまうもの。
翌日に書こうとすると昨日の業務を思い出すのが大変だったりと、良い振り返りができなくなります。なるべくその日のうちに日報を作成することをお勧めします。
フォーマットを確認
日報のフォーマット（テンプレート）に従って記載しましょう。
ルール通りに提出する
当然ではありますが、会社のルールに従って日報を提出しましょう。業務終了後に提出するルールなら必ず提出するように。「今日は忙しいから明日まとめて提出しようか…。」となると、会社の評価を落とすだけでなく、自分の成長も妨げます。
相手の目線に立って書く
日報は上司をはじめ、社内のさまざまなメンバーが読みます。
自分にしかわからない書き方をしていないか、長々と書いていないか気にして書くようにしましょう。