日報の書き方 日報の活用ガイド

【5分で書ける】効率よく成果も上がる日報の書き方|ポイントやテンプレートをご紹介

2020年10月27日
  • 日報を書くのが面倒臭い
  • 毎日同じようなことしか書いていない
  • 会社に言われて仕方なく日報を書いている

こんなことを思いながら日報を書いている方も多いのではないでしょうか。
でもこの記事に辿り着いたということは、きっと日報への期待はまだ残っているはず!

では、どうすれば面倒な日報を前向きなものにできるのでしょうか。
ここでは、たった5分で成果も上がる日報の書き方についてご紹介します。

日報の目的

自分の業務改善のために書く

日報というと、「上司への報告のためのもの」「会社の指示で書かされるもの」
といったイメージがある人も多いことでしょう。

しかし、そのような感覚だとなかなか成果にはつながりません。
自分の仕事のやり方を改善するために、日報を書きましょう。

「どんな成果を上げたのか」「どんな失敗をしたのか」
自分の行動を客観的に見て、どう改善すべきか考えるのために書くのです。

そうすることで、優先順位をつけながら効率良く仕事を進めることができます。

 

メンタルの状態を把握する

部下の日報を毎日読んでいると、その人の心理状況や身体状況がわかってきます。

「A君は今日はモチベーションが下がっているな」とか、
「Bさんはここ数日体調も良いようだ」といった具合です。

たとえ毎日顔を合わさなくても、短い文章からも微妙な変化が読み取れます
メンバーのモチベーションを把握できれば、いきなり「退職したいんですが…」
といったことも防げます。

日報の項目

日報の項目はPDCAサイクルを意識したものにしましょう。
できるだけ箇条書きにすると、読みやすくなります。

ここでは、PDCAサイクルを回すことができる項目をご紹介します。

 

PDCAサイクルが回る日報テンプレート

今日の目標Plan)
その日の目標を書きます。
やるべきことが会社の方針と合っているのか擦り合わせることができます。

今日の結果(Do)
1日の業務内容について具体的に書きましょう。
上司は進捗を確認するだけでなく、フォローや成果の評価もできます。

良かった点(Check)
うまくいったことや、ラッキーだったことなどを書きましょう。
上司へのアピールになるだけでなく、更に効果的な方法を教えてもらえるかもしれません。
もし何も思い浮かばない場合は、学んだ点に着目します。

課題点と改善点(Action)
どうしたらうまくいくのか、自分なりに考えてみましょう。
改善点を考えることは自身の成長へと繋がります。

明日の目標Plan)
翌日何をすればいいのか明確になります。
目標を意識して業務に取り組み、生産性を高めていきましょう。

日報の例文

日報はできるだけ定量的に書きましょう。
ここでは、良い日報の一例をご紹介します。

今日の目標
 商談件数、テレアポ件数、納品件数、処理件数など、定量的な目標を書きます                                                                     
  • 商談アポ獲得2件
  • 見積もり獲得1件

今日の結果
 どんな業務を、どのくらいの時間で、どんな実績を出したのかを書きましょう

 09:00-09:30   チームMTG
 09:30-11:30 商談アポ(コール数15件、獲得1件)
 13:00-14:00 株式会社Aと商談
 15:00-16:00 株式会社Aの見積もり作成
 16:00-17:30     開発部とのDXMTG

良かった点
株式会社Aの担当部長が同じ大学出身ということで話が弾み、見積もり依頼をいただきました。
非常に前向きなので、明日までに先方へ見積もりを提出します。

課題点と改善点
コール中に質問を受けたが回答に時間を要してしまい、コール件数がいつもより少なくなってしまいました。
すぐに回答できるよう、コールの際は資料をすぐに開ける万全の状態で行います。

明日の目標

  • 商談アポ獲得2件
  • 来期の目標シートを作成

効率的に日報を書くコツ

小分けにして書く

あなたはいつ日報を書いていますか?
おそらく仕事終わりに書いている人が多いのではないでしょうか。
実は、この方法はオススメできません。

なぜなら仕事終わりに書くと、しっかりと振り返ることができなからです。
人間は忘れっぽい生き物です。1日の出来事を詳細に思い出すのは時間がかかります。

時には、日報を書くことよりも早く帰りたい気持ちが勝って
「まあこんなもんでいいか」と適当に仕上げてしまうこともあります。

そこで筆者がおすすめしたいのが、「小分けにして書く方法」。

例えば、商談終わりに気づいたことを移動中にささっと書いたり
課題に感じたこと、思いついたアイディアなどを都度書いていきます

一つ一つの気づきが、実は大きな改善のヒントであったりするので
ちょこちょこと書き溜めて行く方が忘れません。

そうすれば、仕事終わりに少し書き加えるだけですぐに提出できます。
私はこの方法で日報が苦にならなくなりました。

 

成果をあげる日報のポイント

うまくいったことに着目する

うまくいったこと書くことで、まず自分のテンションが上がります(笑)。
これは仕事をしていく中で、最も大事なこと。

ただし、「やったー!」とただ喜ぶだけではNGです。
何がよかったのか、成功要因を自分なりに考えることが大切です。

もしかしたら、たまたまうまくいったのかもしれません。
でもそれを積み上げていくうちに、共通する成功要因に気づきます。

「あ、こうすればいいんだ!」と気づいたら、それを繰り返せばいいのです。
そうすれば、あなたのスキルは必ずアップします。

 

日報テンプレート

日報で振り返る方法/株式会社gamba制作

 

日報は共有することに意味がある

日報共有でコミュニケーション活性化

 

紙やエクセルで日報を運用していませんか?
クラウドタイプの日報アプリなら、みんなで日報を共有することができます。

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、
誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

すると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
SNSのように日報へコメントもできるので、社内コミュニケーションも活性化します。

 

参考:日報共有で部門を超えたコミュニケーションが活発化

 

チーム全体のスキルアップもできる

うまくいった方法は、日報で共有しましょう。
他のメンバーがマネをすれば、チームみんなのスキルアップに繋がります。

問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。
日報なら自然なノウハウの共有が進みます。

 

参考: 職人さんにも”スマホ日報”が定着『現場の声』が売上に繋がった事例

 

日報へのコメントで部下のモチベーションアップ

上司はぜひ積極的にコメントを返しましょう。

課題点に対して適切なアドバイスや励ましのコメントがあれば
部下のモチベーションは上がり、上司への信頼感も増します。

あなたのチームでも、日報アプリを活用してみませんか?
15日間無料トライアルを実施していますので、まずは無料でお試しください

 

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