日報の書き方 お役立ちブログ

上司に評価される日報の書き方と例文|Excelテンプレートあり

2022年7月26日

評価される日報の書き方

あなたの会社では業務日報を書いていますか?

せっかく日報を書くなら上司に評価されたいですよね。
ポイントを押さえて日報を書くだけであなたの評価はグンと上がります。

評価される日報の書き方を例文と合わせて紹介します。

日報の目的

まずは日報の目的を知り、上司が気にするポイントを押さえましょう。

  • メンバーの状態確認
    常に忙しく、直接現場の状況を確認できない上司にとって、メンバーの状況を把握する手段が日報です。部下が何をしているのか、困っていないか上司は気にしています。
    業務で何が起きていて、どんな状況なのか正しく伝えることで、上司は安心して仕事を任せられるようになります。
  • 社内の評価材料として
    例えば社内で誰かを昇進させたいときや、あるプロジェクトに任命したいとき。
    日報の書きっぷりから選定されることも珍しくありません。そのメンバーが出来ること、考えていることがわかるので、選定の材料にしやすいのです。
  • 自分の成長のためにも
    「指示だから」といったやらされ感を日報に抱いている方も多いかと思います。しかし、業務を振り返り、明日に活かせる課題を探す習慣を身につけることであなたの成長スピードは格段に向上します。また、日報を書くことは他者に伝わる表現力の向上にも繋がります。
    こうしたスキルは業務全般に活かされます。
    日報は自分自身の成長にも繋がります。

日報に書くべき内容

・業務内容
上司は、部下が1日何をしたのか知りたいと思っています。
「何を」「どれくらいの時間」行ったのかを報告しましょう。
どのくらいの細かさで書くと好まれるかは上司によります。必要に応じて確認しましょう。

ポイント

  • 業務時間内で何を・どれくらいの時間、行ったのかを記載する。
  • どれくらい細かく書けば良いかは上司により変わります。わからない場合は聞いてみましょう。(確認作業も評価されるポイント!)
  • 上司以外(他部署)の人が日報を見ることはよくあります。なるべく簡潔に、誰が読んでも伝わる形で記載しましょう。

所感
業務を振り返っての気づきや課題を書きます。ただの感想で終わらず、次に活かせる内容を書くことが評価をされるためのポイントです。

ポイント

  • 業務内容と同じく簡潔に記載。箇条書きで書くこともポイント。
  • 課題や出来事に対する自分なりの改善策を考えてみましょう。「今よりもっと良くするにはどうすれば良いか」を主体的に考えることが大事です。
  • 仕事への思いをアピールすることもできます。興味のある仕事があったら書いてみましょう。

※こちらも参考になります。
頑張りが伝わる!日報の「所感」書き方とフィードバックの仕方

日報の基本構成

日報の基本構成をご紹介します。
会社でフォーマットが決まっている場合にはそのフォーマットに沿って記載しましょう。

時系列で書く日報の例

今日の業務
09:00-09:30 チームMTGとメール対応
10:00-11:30 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアプローチ
15:00-16:00 株式会社N向けプレゼン資料作成
16:00-17:30 経営企画部とMTG

今日の結果と所感
N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。
HP制作はコンペで競合4社と競うことになりますが、予算が大きいため参画したいと考えます。
新規開拓TELではアポ1件獲得。ご担当者について詳しく調べていたことが功を奏しました。次回以降も実践します。

ポイント

上司が気にする「何をしたのか」「結果はどうだったのか」をわかりやすく伝えられる形式です。
簡潔に、わかりやすく業務内容を記載しましょう。

所感は「~だと思いました」という、”ただの感想文”にならないように注意しましょう。
この例文では今後の思いや、結果に対する考察を記載しています。

サクッと書く日報の例

業務内容

  • N社ヒアリング
    新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。
    HP制作はコンペで競合4社と競うことになりますが、予算が大きいため参画したいと考えます。
  • 新規開拓のTELアプローチ。
    2時間でTEL13件。アポ1件獲得。
  • 経営企画部MTG
    ○○部長に同行させて頂き、今後の商談状況をすり合わせ。

所感

  • 新規開拓TELではアポ1件獲得。ご担当者について詳しく調べていたことが功を奏しました。
  • 一方で質問回答に時間を要してしまい、コール件数が13件といつもより少なくなってしまいました。すぐに回答できるよう、コールの際は資料をすぐに開ける万全の状態で行うように徹底します。

ポイント

10分程度で業務内容、所感を簡潔に記載する構成。
業務に慣れてきたらこのようにポイントを押さえて書くこともおすすめです。
結果から先に書くようにしましょう。

PDCAサイクルに則った日報の例

今日の目標
新規商談獲得2件/アポTEL20件
N株式会社との関係構築を深める

業務内容
9:00-09:30  チームMTGとメール対応
10:00-11:30 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアプローチ
15:00-16:00 N株式会社向けプレゼン資料作成
16:00-17:30  経営企画部とMTG

所感
・N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。コンペで競合4社と競うことになりますが、予算も大きく参画したいと考えます。
・N社の担当部長と会食を来週でセッティングしました。重視しているポイントを聞けるようにします。
・新規開拓TELではアポ1件獲得。担当者について詳しく調べていたので、会話がスムーズに進んだことが良かった点だと考えています。
・一方で質問回答に時間を要してしまい、コール件数が13件といつもより少なくなってしまいました。すぐに回答できるよう、コールの際は資料をすぐに開ける万全の状態で行うように徹底します。

明日の目標 
新規商談獲得2件/アポTEL20件
株式会社Sへのクロージングで200万円の受注を確定させる

ポイント

PDCAサイクルに則った構成です。「所感」で振り返り(Check)を行っています。
業務内容を簡潔に伝えられることはもちろん、自分自身の成長にもつながりやすいです。

最後に「明日の目標」は、所感を踏まえて記載が出来ると満点です。
目標を意識して業務に取り組み、生産性を高めていきましょう。

※PDCAについてはこちらで解説しています。
【準備が大事】PDCAの基本から具体的事例までわかりやすく解説【実践シートつき】

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日報記入で大事なポイント

  • フォーマットを確認
    日報のフォーマット(テンプレート)に従って記載します。
  • ルール通りに提出する
    当然ではありますが、会社のルールに従って日報を提出しましょう。業務終了後に提出するルールなら必ず提出するように。「今日は忙しいから明日まとめて提出しようか…。」となると、会社の評価を落とすだけでなく、自分の成長も妨げます。
  • 相手の目線に立って書く
    自分にしかわからない書き方をしていないか、気にして書くようにしましょう。

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