日報の書き方｜上司に評価される書き方から具体的なテンプレートまで紹介
こんにちは。gamba!カスタマーサクセスです。
日報の書き方についてお悩みをお持ちの方がいるかもしれません。
「日報って何を書いたら良いんだろう…」
「何のために書いているのかよくわからない…」
せっかく日報を書くなら上司に評価されたいですよね。
この記事では評価される日報の書き方を例文と合わせて紹介します。
日報アプリを10年提供＆研修も実施している当社だからこそ、効果はお墨付き。
ポイントを押さえて、上司に評価される日報を書きましょう。
日報とは？
日報とは、毎日の仕事の内容や進捗状況を記録するための報告書のことです。例えば、営業マンが一日の活動を振り返って「今日は5社を訪問し、3社から良い反応を得た。次回のアポイントメントも2件取れた。」と記録します。
また、チーム全体で「新しいプロジェクトが始まり、初日のミーティングで目標が明確になった。」と共有することもあります。日報を使うと、上司やチームメンバーと簡単に情報を共有でき、効率的に仕事を進めることができます。
より具体的に、日報について知りたい方は下記記事を参考にしてみて下さい。
日報とは？メリットや書き方、フィードバックする際のポイントや注意点まで解説
日報の基本構成
イメージがつきやすいように日報の基本構成をご紹介します。
会社でフォーマットが決まっている場合にはそのフォーマットに沿って記載しましょう。
時系列で書く日報の例
業務日報
20⚪︎⚪︎年 3月14日（水）
〇〇事業部 山田太郎1.今日の業務
09:00-09:30 チームMTGとメール対応
10:00-11:30 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアプローチ
15:00-16:00 株式会社N向けプレゼン資料作成
16:00-17:30 経営企画部とMTG2. 今日の結果・所感
- N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。
- HP制作はコンペで競合４社と戦うことになりますが、予算が大きいため参画したいと考えます。
- 新規開拓TELではアポ1件獲得。
ご担当社について詳しく調べていたことが功を奏しました。
次回以降も実践します。以上
※書類のイメージ
上司が気にする「その日に何をしたのか」「結果はどうだったのか」をわかりやすく伝えられる形式です。簡潔に、わかりやすく業務内容を記載しましょう。
所感は「～だと思いました」という、”ただの感想文”にならないように注意しましょう。
この例文では今後の思いや、結果に対する考察を所感として記載しています。
また、googleカレンダーで予定を管理している場合は、「カレレポ」を利用することで、googleカレンダーに登録している予定を簡単に引用できます。
[blogcard url=”https://getgamba.com/help/archives/13594/“]
サクッと書く日報の例
業務日報
20⚪︎⚪︎年 7月11日（水）
〇〇事業部 山田太郎業務内容・所感
1. 発注書の作成と確認
- 今日は新しい部品の発注書を10件作成し、既存の発注書5件を確認・修正した。
- 所感：新しい部品の仕様が複雑で、発注書の作成に時間がかかった。今後は部品の詳細を事前にしっかり確認する必要がある。
2. 在庫管理の更新
- 月末の在庫確認を行い、在庫管理システムを更新した。
- 所感：一部の部品が予想よりも在庫が少なく、緊急での発注が必要と感じた。
3. 営業部との打ち合わせ
- 営業部との月次の打ち合わせを行い、来月の出荷予定や必要部品の確認をした。
- 所感：営業部とのコミュニケーションがスムーズに取れ、業務の効率化に繋がったと感じる。
以上
※書類のイメージ
その日の業務のうち、伝えた方が良いと思われる事柄を３つ程度に絞って報告する形です。
上司への情報共有が日報の主な目的であれば、事柄を絞って報告した方が上司に喜ばれることがあります。
PDCAサイクルに則った日報の例
業務日報
20⚪︎⚪︎年 2月14日（水）
〇〇事業部 山田太郎1. 今日の目標
新規のクライアント5社へのアプローチと、既存クライアントA社のプロジェクト提案のフォローアップ。2. 業務内容
- 9:00-10:00 既存クライアントA社への提案フォローアップのメール作成と送信。
- 10:30-12:00 新規クライアントB社、C社への訪問とプレゼンテーション。
- 13:00-14:00 新規クライアントD社への電話アプローチ。
- 14:30-15:30 既存クライアントA社からの返信対応と、提案内容の調整。
- 16:00-17:00 新規クライアントE社、F社へのメールアプローチ。
3. 所感
新規クライアントB社とC社の反応は良好で、具体的な商談の機会を得ることができそう。D社は現在のところ新しいプロジェクトの予定がないとのこと。既存クライアントA社との提案内容については、いくつかの調整が必要と感じたが、前向きな反応を得られたのは良かった。4. 明日の目標
新規クライアントB社とC社との商談日程の確定。既存クライアントA社との提案内容の最終調整と、契約に向けた手続きの開始。新規クライアントG社、H社へのアプローチ。
※書類のイメージ
PDCAサイクルに則った項目を設定した日報です。
PDCAサイクルとは、
・Plan(計画)
・Do（活動）
・Check(振り返り）
・Action（今後の活動）
の頭文字をとったもので、このサイクルを繰り返すことによって日々の改善が効率的に進むとされています。詳細な報告ができる点に加え、自分自身の成長にも役にたつ構成です。新入社員の研修で日報を実施する際にはこちらの形式がおすすめです。
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日報の目的
日報の目的を知り、上司が気にするポイントを押さえましょう。
会社に向けた成果報告
常に忙しく、直接現場の状況を確認できない上司にとって、メンバーの状況を把握する手段が日報です。部下が何をしているのか、困っていないか上司は気にしています。
業務で何が起きていて、どんな状況なのか正しく伝えることで、上司は安心して仕事を任せられるようになります。
社内の評価材料
例えば社内で誰かを昇進させたいときや、あるプロジェクトに任命したいとき。
日報の書きっぷりから選定されることも珍しくありません。そのメンバーが出来ること、考えていることがわかるので、選定の材料にしやすいのです。
自分自身の成長
「会社からの指示だから」といったやらされ感を日報に抱いている方も多いかと思います。
しかし、日報を通して「振り返り」の習慣を身につけることであなたの成長スピードは格段に向上します。
また、日報を書くことは他者に伝わる表現力の向上にも繋がります。
日報は自分自身の成長にも繋がるのです。
日報に書くべき内容
日報のフォーマットはさまざまですが、共通して記入が必要な項目を紹介します。
業務内容
「何を」「どれくらいの時間」行ったのかを報告します。
どのくらいの細かさで書くと好まれるかは上司によります。必要に応じて確認しましょう。
業務内容を書くときのポイント
- 業務時間内で何を・どれくらいの時間、行ったのかを記載する。
- どれくらい細かく書けば良いかは上司により変わります。わからない場合は聞いてみましょう。（確認作業も評価されるポイント！）
- 上司以外（他部署）の人が日報を見ることはよくあります。なるべく簡潔に、誰が読んでも伝わる形で記載しましょう。
所感
業務を振り返っての気づきや課題を書きます。ただの感想で終わらず、次に活かせる内容を書くことが評価をされるためのポイントです。
所感を書くときのポイント
- 業務内容と同じく簡潔に記載。箇条書きで書いても良いでしょう。
- 課題や出来事に対する自分なりの改善策を考えてみましょう。「今よりもっと良くするにはどうすれば良いか」を主体的に考えることが大事です。
- 仕事への思いをアピールすることもできます。興味のある仕事があったら書いてみましょう。
※参考：頑張りが伝わる！日報の「所感」書き方とフィードバックの仕方
日報を書く際の大事なポイント
なるべくその日に作成する
終業時に作成するのが日報の基本ですが、つい翌日に作成しようとしてしまうもの。
翌日に書こうとすると昨日の業務を思い出すのが大変だったりと、良い振り返りができなくなります。なるべくその日のうちに日報を作成することをお勧めします。
フォーマットを確認
会社が設定した日報のフォーマット（テンプレート）に従って記載しましょう。
ポイントとしては、なぜそのテンプレートを会社は使っているのかを意識をすると上司に評価される日報を記載することができます。（テンプレートを弄ることは基本的にNGです）
ルール通りに提出する
当然ではありますが、会社のルールに従って日報を提出しましょう。業務終了後に提出するルールなら必ず提出するように。「今日は忙しいから明日まとめて提出しようか…。」となると、会社の評価を落とすだけでなく、自分の成長も妨げます。
相手の目線に立って書く
日報は上司をはじめ、社内のさまざまなメンバーが読みます。
自分にしかわからない書き方をしていないか、長々と書いていないか気にして書くようにしましょう。
ポイントは、上司がどのような情報が欲しいかというのを意識しましょう。
日報の書き方
日報はさまざまな形で行うことができます。組織にあったやりかたを検討してください。
・メール
・基本無料で実施が可能
・検索性は優れておらず、またフォーマットの設定も工夫が必要
・Googleフォーム
・基本無料で実施可能
・検索性はあまり良くない
・日報アプリ
・専用に開発されているので、管理性や使いやすさ、共に優れている。
・基本的には有料。本格的に情報を活用したい組織におすすめ
その他、さまざまな方法で可能です。
ローコード開発ツール「Powerapps」の特長と日報の活用法
すぐに使えるテンプレート集
下記に、３つほど会社ですぐに使える日報のテンプレート（word形式）を用意いたしました。
無料ダウンロードをすることが可能です。
ぜひ、社内でご利用下さい。
時系列で記載する日報(word)
この日報テンプレートの良いところは、非常にシンプルで使いやすい点です。「今日の業務」と「今日の結果・所感」という2つの主要な項目に分かれており、業務内容やその結果を簡潔に記録できます。
また、箇条書き形式を採用しているため、必要な情報をすぐに見つけやすく、効率的に情報を整理できます。どのような業務にも適用できる柔軟性があり、ITが苦手な人でも簡単に利用できる点が特長です。
サクッと書く日報
上記の時系列に対応した日報よりも、よりシンプルな形にした日報のテンプレートになっております。項目は、業務内容・所管のみとなっておりテンプレートに箇条書きで記載することができます。
本テンプレートは非常にシンプルなため、これから日報を始めたい方におすすめのテンプレートです。より細かく記載をしてもらいたい場合は、下記の「PDCAに則って書く日報」などがおすすめです。
PDCAに則って書く日報
この日報テンプレートは、構造が明確で業務の整理がしやすい点が魅力です。「今日の目標」「業務内容」「所感」「明日の目標」の4つの項目に分かれており、業務開始前に目標を設定し、日々の作業を詳細に記録し、業務に対する感想や改善点を振り返り、次の日の計画を立てることができます。
シンプルなデザインで見やすく、誰でも簡単に利用できるため、業務の効率化と目標達成に向けた計画立てが容易になる点が特長です。
その他のテンプレート（Excelフォーマット）
他にも日報アプリgamba!が作成したテンプレートが欲しいと思った方は、下記記事に多数載っております。
「新入社員用」「事務職員用」「工事日報」「運転日報」「週報」などを用意しております。
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まとめ
本記事では日報の作成方法と、それが個人の成長および上司からの評価にどのようにつながるかについて解説いたしました。
特に、日報を記載する上で大事なポイントは以下の通りです。
- 日報のテンプレートは変えずに、テンプレートのまま記載をする。
- 書く際は、誰が読むか（上司や周りの方）を意識してその人がどのような情報が欲しいかを意識する
- 自分自身の成長にどうやったら繋がるかを意識して日報を記載する
上記を意識しつつ、より良い日報を記載していきましょう。
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