日報の書き方 日報の活用ガイド

『5分で書ける日報の書き方』と例文|テンプレートあり

2021年3月30日

 

  • 日報を書くのが面倒臭い
  • 毎日同じようなことしか書いていない
  • 会社に言われて仕方なく日報を書いている

こんなことを思いながら日報を書いている方も多いのではないでしょうか。
でもこの記事に辿り着いたということは、きっと日報への期待はまだ残っているはず!
ぜひ、日報を自分にとって意味のある作業に変えましょう。

ここでは、5分で書ける日報の書き方について、テンプレートや例文とともにご紹介します。

日報基本構成

時系列で書く日報の例

今日の業務
09:00-09:30 チームMTGとメール対応
10:00-11:30 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアプローチ
15:00-16:00 株式会社N向けプレゼン資料作成
16:00-17:30 経営企画部とMTG

今日の結果と所感
N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。
HP制作はコンペで競合4社と競うことになりますが、予算が大きいため参画したいと考えます。
新規開拓TELではアポ1件獲得。

ポイント

何をどれだけの時間で行なったのか分かるように書きましょう。

所感は「気付き」「疑問点」「課題」に感じていること。
「~だと思いました」という、”ただの感想文”にならないように注意しましょう。

 

5分で書く!PDCAサイクルを回す日報の例

今日の目標Plan なるべく定量的に)   
新規商談獲得2件/アポTEL20件
N株式会社との関係構築を深める

今日の結果 (Do)
9:00-09:30  チームMTGとメール対応
10:00-11:30 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアプローチ
15:00-16:00 N株式会社向けプレゼン資料作成
16:00-17:30  経営企画部とMTG

良かったこと (Check)
N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。HP制作はコンペで競合4社と競うことになりますが、予算も大きく参画したいと考えます。来週担当部長と会食セッティングしました。新規開拓TELではアポ1件獲得。

課題と改善策 (Action)
質問回答に時間を要してしまい、コール件数が13件といつもより少なくなってしまいました。すぐに回答できるよう、コールの際は資料をすぐに開ける万全の状態で行うように徹底します。

明日の目標 (Plan)
新規商談獲得2件/アポTEL20件
株式会社Sへのクロージングで200万円の受注を確定させる

ポイント

良かったこと」には、うまくいったことや、ラッキーだったことなどを書きましょう。
もし何も思い浮かばない場合は、学んだ点に着目します。

改善策」については、どうしたらうまくいくのか自分なりに考えてみましょう。
改善点を考えることは自身の成長へと繋がります。

最後に「明日の目標」を書くことで、翌日何をすればいいのか明確になります。
目標を意識して業務に取り組み、生産性を高めていきましょう。

PDCAサイクルを回す日報テンプレートダウンロード

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日報を書きやすくするためのポイント

うまくいったことに着目する

うまくいったこと書くことで、まず自分のテンションが上がります(笑)。
これは仕事をしていく中で、最も大事なこと。

ただし、「やったー!」とただ喜ぶだけではNGです。
何がよかったのか、成功要因を自分なりに考えることが大切です

もしかしたら、たまたまうまくいったのかもしれません。
でもそれを積み上げていくうちに、共通する成功要因に気づきます。

「あ、こうすればいいんだ!」と気づいたら、それを繰り返せばいいのです。
そうすれば、あなたのスキルは必ずアップします。

 

そもそも日報の目的とは?

自分の仕事改善のために書く

日報というと、「上司への報告のためのもの」「会社の指示で書かされるもの」
といったイメージがある人も多いことでしょう。

しかし、そのような感覚だとなかなか成果にはつながりません。
自分の仕事の改善のために日報を書く、という姿勢が重要です。

「どんな成果を上げたのか」「どんな失敗をしたのか」
自分の行動を客観的に見て、どう改善すべきか考えるのために書くのです。

そうすることで、優先順位をつけながら効率良く仕事を進めることができます。

 

上司は「メンタルの状態まで把握したい」と思っている

上司が部下の日報を毎日読んでいると、その人の心理状況や身体状況がわかってきます。

「A君は今日はモチベーションが下がっているな」とか、
「Bさんはここ数日体調も良いようだ」といった具合です。

たとえ毎日顔を合わさなくても、短い文章からも微妙な変化が読み取れます

メンバーのモチベーションを把握して、いきなり「退職したいんですが…」といったこと
も防ぎたいと考えているのです。

効率的に”評価される”日報を書くコツ

小分けにして書く

あなたはいつ日報を書いていますか?
おそらく仕事終わりに書いている人が多いのではないでしょうか。

実は、この方法はオススメできません。なぜなら、仕事終わりに
書くと、しっかりと振り返ることができないからです。

そもそも、人間は忘れっぽい生き物です。1日の出来事を詳細に思
い出すのは時間がかかります。
時には、日報を書くことよりも早く
帰りたい気持ちが勝り、
「まあこんなもんでいいか」と適当に仕上
げてしまうこともあります。

そこで筆者がおすすめしたいのが、「小分けにして書く方法」です。
例えば、商談終わりに気づいたことを移動中にささっと書いたり、
課題に感じたこと、思いついたアイディアなどを都度書いていきます。

一つ一つの気づきが、実は大きな改善のヒントであったりするので
ちょこちょこと書き溜めて行く方が忘れません。

そうすれば、仕事終わりに少し書き加えるだけですぐに提出できます。
私はこの方法で日報が苦にならなくなりました。

 

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