日報の書き方 日報の活用ガイド

【5分で提出できる!日報の書き方】ポイントや無料テンプレートをご紹介

日報を書かせるにあたり、こんなことでお悩みではありませんか?

  • 社員によって内容にバラツキがある
  • その日のうちに日報を提出しない

これは、「日報を書くのが面倒臭い」「上司に言われていやいや日報を書いている」というのが原因です。

では、どうすれば日報が面倒ではなくなるのでしょうか。

ここでは、5分で提出できる日報の書き方や、無料でダウンロードできる日報テンプレートもご紹介します。

日報の書き方を紹介する画像

日報の項目

PDCAサイクルを意識した項目に沿って日報を書くだけで、社員は自然とPDCAサイクルを回すことができます。

今日の目標Plan)

…やるべきことが会社の方針と合っているのか擦り合わせることができます。

今日の結果(Do)

…上司は進捗を確認したり、フォローができます。また成果も評価できます。

良かった点(Check)

…なにも思い浮かばない場合は、学んだ点に着目しましょう。

課題点と改善点(Action)

…どうしたらうまくいくのか、自分なりに考えてみましょう。

明日の目標Plan)

…目標を意識して業務に取り組めば、生産性を高めることができます。

書き方のコツ

定量的に振り返る

「何件の目標に対して何件できた」「達成率は何%だった」など、定量的に書きましょう。定量的な内容が書かれていないと、上司は適切に評価することができません。

具体的な改善策を示す

もし目標を達成できていれば、何が良かったのかを書きましょう。上司へのアピールになるだけでなく、さらに効率的な方法を教えてもらえるかもしれません。

逆に達成できなかった場合は、どうすればよくなるのか?と具体的な改善策を考えましょう。

日報のテンプレート例

日報はできるだけ短時間で書くには、テンプレートを使う方法がおすすめです。ここでは、5分で提出できる日報テンプレートをご紹介します。無料でダウンロードもできるので、ぜひコピーしてお使いください。

5分で提出できる日報テンプレート

5分で提出できる日報テンプレート

5分で提出できる日報テンプレート

業務日報 無料テンプレート エクセルダウンロードリンク

 

 

上司がすべき日報へのフィードバックの仕方

書いても書かなくても誰も何も言ってこないという状況では、日報を書こうとは思いません。

所感に対する上司のフィードバックの有無で、部下の成長に大きな違いが生まれます。

ポイントは、褒める・気づかせる・考えさせるフィードバックです。

日報テンプレートのコツ

日報で情報共有やコミュニケーションを活性化

日報が、上司と部下の間だけのやりとりになっていませんか?日報は共有することに意味があります。

うまく行かせる方法は日報で共有しましょう。他のメンバーがマネをすれば、チームみんなのスキルアップに繋がります。また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。

でも、日報なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

日報を効率化する『日報アプリ』とは

日報アプリをご存知ですか?専用システムを導入するとかなりのコストがかかりますが、アプリなら格安で利用することができます。

ここでは今注目の日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介します。

「日報=面倒くさい」という抵抗感をなくすため、日報にコメントやいいね!ができるといった、SNS的な要素を取り入れました。

「日報を書くのが楽しくなれば、仕事を楽しむことができる。そして気が付くと目標を達成している。」それがgamba!です。

豊富なテンプレート機能

毎日何を書いたらいいか考えるのは、ストレスになりがち。そのため、gamba!は必要な項目を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

また、日報だけでなく、商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

 

無料で日報テンプレートを作ってくれるサービスがある

無料コンサルティング

gamba!の駒崎にお任せください!

パソコン操作に自信がない…そんな方でもご安心ください。

使い方の説明はもちろんのこと、今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスがあります。

日報以外にも、週報、商談記録、議事録、業務連絡のテンプレート作成も可能!創業以来、累計1,440社以上の日報テンプレート作成とKPI策定実績のあるgamba!日報スペシャリストが、お客様に最適な日報運用をご提案します。

気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

⇨無料日報コンサルティング申込はこちら。

 

KPI(目標)管理

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。

目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認。

KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

gamba!の画像

 

提出状況がわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります

また、毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省け、管理がラクになります。

日報提出一覧

 

確実な報連相で日報以外にも使える

gamba!には、優先的にメッセージを読んで欲しい時に、相手が開封するまで、定期的にプッシュ通知をする機能があります。

たとえば、チラシを作成したい場合、経理グループへ稟議申請や経費申請といったものを投稿すれば、開封が確認されるので、申請できたかどうかがわかります。

さらに、返信が欲しい時は「返信要求ボタン」をつけることで、確実な報連相を行うことができます。

 

日報アプリでスピーディな情報共有を

gamba!(ガンバ)には、たった5分で日報を作成するための機能が満載。 外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 

日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 
 

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