リーダーシップ 目標達成するチームTOP

報告は上司へのプレゼンだ!部下から報告がスムーズ上がる3つのポイント

2017年2月8日

部下がきちんと報告を上げてこないと不満に思っていませんか?もしかしたら、部下はあなたが思っているほど、あなたへの報告の必要性を感じておらず、むしろ十分報告してるはずと思っているのではないでしょうか。

上司が毎回報告を急かして、仕方なく報告するという状況は、上司にとっても部下にとっても大きなストレスです。では、その状況をどのように関係を改善したらいいでしょうか。3つのポイントを紹介させていただきます。

YOTA86_purezenok15135259_TP_V

部下から報告がスムーズに上がるポイント①じっくりと耳を傾け聞く

まず、部下から上司であるあなたに報告が来た際には、どんなに些細な事でもよく聞くという姿勢を持ちましょう。それが例え、うまくまとまっていなくても、決して結論を急かしてはいけません。そして、たとえ悪い報告であったとしても途中で不機嫌にならずに聞くことが大切です。

上司の中には報告を求めているばかりで、いざ報告が上がってきたら耳を十分に貸さないというケースも多々あります。部下からしたら、上司が「些細な事でもちゃんと報告をしろ」と言ってくるので報告に行ったのに、「忙しいから5分で話してくれ」だとか、話の途中で「で、結局結論はなんなんだ!」といわれてしまったり、そんな態度をとられてしまったら、報告したい気持ちではなくなりますよね。

そうなってしまうと、部下からしても「上司への報告は必要最小限に抑えたい」という心理は当然のことです。そういった悪い関係を築かないためにも、まずは部下からの報告にはどんなに忙しくてもしっかり耳を傾けて聞くようにしましょう。

部下から報告がスムーズに上がるポイント②具体的なフォローやアドバイスをする

仕事を部下に投げっぱなしで具体的なアドバイスもないと、部下は報告しても意味が無いと思ってしまいます。「これやっておいて」とだけ言われ、進捗状況を報告してもアドバイスも何もなく「はい、引き続きよろしく」だけでは、部下からしたら報告することに意味を見出せません。

また、部下が報告をしてくれたら、その結果がどうなったのかをきちんとフィードバックすることも忘れずにしましょう。例えば、「さっき報告に来てくれたあの件だけど、部長に話したらとてもよくできていると言われたよ、ありがとう」などと一言あるだけで部下の仕事への意欲は増し、あなたへの信頼関係も強くなります。

業務における報告というのは、部下から上司だけでなく、上司から部下への報告も大切なのです。

YUKA150701038569_TP_V

部下から報告がスムーズに上がるポイント③最後にねぎらいの言葉をかける

部下からの報告の際、「お疲れ様」というねぎらいの言葉、「報告してくれてありがとう」という感謝の言葉を伝えることも日ごろから意識するようにしましょう。上司から「報告をきっちりしてほしい」と言っている以上、その指示通り報告をしに来てくれた部下には、しっかりと感謝の言葉を伝えることが大切です。

例え業務上、報連相は大切なことだから、して当たり前と思っていたとしても、お互いに忙しい業務の合間を縫って報告しに来てくれた部下に対して、ねぎらいの言葉は信頼関係を築くうえでもとても重要です。

大切なのは、部下にとって報告を「面倒な義務」と受け止めさせるのではなく、ポジティブに捉えてもらうように、上司の接し方の工夫も必要です。部下から報告することは、「自分が手がけた仕事に関する上司へのプレゼンだ」と部下に捉えてもらうことができれば、どんどん積極的に報告が上がってくる上に、報告の際の質も上がってくるようになります。

部下が自発的に報告したくなるような関係を築くことが大切

部下に報告をしてもらう以上は、上司であるあなたはしっかりと身体も耳も傾けて話を聞くことが大切です。そのうえで、必要なアドバイスがあれば、前向きに伝えるようにしましょう。

また、報告を受けた際に「よくやった、ありがとう」「忙しい時期にこれだけ出来たんだね」というようなねぎらいの言葉をかけることで、部下にとって上司への報告が「プレゼンの場」へと変化し、自発的に報告しに来てくれるようになるのです。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。

gamba

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

ただいま15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、日報コンサルタントが「オンライン無料相談」を行っております。ぜひ、この機会にご利用ください。


日報アプリgamba!の
詳しい資料を
いますぐ無料で入手!

すでに8,000社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!