日案として活用し業務効率化を実現

幼稚園や保育園、認定こども園等に体育指導員を派遣している㈱総合体育研究所茨城。
2023年に日報アプリgamba!を導入いただき、指導員の「日案（指導内容計画書）」として利用いただいています。もともと紙やプライベートチャットアプリを通して日案のやり取りをしていましたが、プライベートとビジネスの境目がつけづらいことと、事務所にいないメンバーが多いことから、未読の問題が頻発。そこでコミュニケーションのDXを検討し、導入されたのがgamba!です。導入後、オンライン上でやり取りが完結することで、スムーズなやり取りが実現し、未読の問題も解消されました。

本事例のポイント
・日案（指導内容計画書）として活用。管理者とのやりとりもgamba!内で完結。
・プライベートとビジネスを分けるためにLINEからgamba!に移行。
・読んでみて！機能を活用して、大事な指示や投稿を見逃す問題も解消。

御社の事業内容について教えてください。

小林さん：
幼児体育を主軸に事業を展開しています。子どもたちの身体能力の向上や健康維持を目指し、楽しみながら体を動かせる指導を提供しています。

また、野外体験事業も行っており、子どもたちが自然と触れ合う機会を創出しています。茨城をはじめ、東京、千葉、神奈川、埼玉など関東近辺を中心に活動しています。

gamba!は幼児体育分野で使用しています。基本的には「日案」として事前の予定を記載して上司に事前に共有をする、といった使い方をしています。また、スタッフ間の連絡のツールや、KPIを活用し、業績の管理にも活用しております。

日報アプリgamba!を導入した目的を教えてください。

小林さん：
導入するまでは、上司と部下が対面で日案の事前確認を行っておりました。ですが、茨城県の広い面積の中、様々な指導先へ移動する為、事前の指導内容の確認時間が遅くなってしまったりする事が出てきていました。

また、LINEが主な連絡手段でしたが、情報が埋もれてしまったり、未読のメッセージが多くなるという問題も起きていました。LINEはプライベートのツールでもあるので、仕事の要件で「メッセージをちゃんと読んでね！」と催促するのも引け目があるな…と感じてしまったんです。そこで私たちは事前にオンライン上で日案の確認が取れるものがないか検討しました。

先ほどのDXを検討する流れがあって、様々なDXの事例を調べながらツールを検討しました。
その中で見つけたのがgamba!です。

いくつかツールを試しましたが、動作がサクサクしていること、テンプレートを自分達で作成できる点やチャット機能など、当社の求めている機能が揃っていた点が理由です。

また、電話でのサポートのみならずチャットやビデオツールでも問い合わせが出来る事もとても良かったです。最初のトライアルの段階だと、右も左も分からなかったため助かりました。

gamba!の具体的な使い方を教えてください。

小林さん：
簡単に流れを説明します。当社では「日案」というものがあります。指導に向かう前に必ず先輩や上司が、指導内容を確認してから現場に向かうのです。現在、gamba!ではその日案の作成や事前チェックをメインとしています。

・日案をgamba!に投稿して、上司がオンライン上で事前確認を行う、という流れで使っています。まず、指導者が日案を提出します。提出したときにはgamba!の「読んでみて機能（メンション機能）」 で上司に必ず通知を送ります。これのおかげで日案を読み過ごす心配がなくなります。

・確認者が指導内容を確認し、訂正事項や確認事項があれば、コメント欄で具体的な指示を出します。すべての確認作業が済んだら、確認作業が終わっている事を示すために「いいね！」を日案確認者から送ります。このような工程を経て、スタッフは現場に立つことができます。

・日案に基づいた活動が終わったら、投稿者は活動結果を日案のコメント欄に書き込みます。これにより、日案での計画と実際の作業との比較が可能になります。

という流れになります。

今までこうしたフローは紙を中心に行なっていたのですが、オンラインでできるようになり、大幅な時間短縮になりました。オンライン上で大まかな作業は終了しているので、対面を活用した際の時間削減は大きかったですね。

また、gamba!の導入により、KPI（目標）共有がスムーズになりました。導入前はホワイトボードなどで数値を共有していましたが、スタッフ全員が事務所に集まることが難しかったため、実質的な意味を成していませんでした。gamba!を導入してからはどこにいてもリアルタイムでKPIを確認することが可能となり、全員が同じ情報を共有することができるようになりました。

gamba!でルール付けをしていることなどがあれば教えて下さい。

当社ではgamba!で「全体連絡グループ」を作成していて、ここでの連絡事項は必ず読みますが、「了解いたしました。」「承知いたしました。」等の返事は行わず、「開封済み」の表記をもって理解した事としています。たくさん通知が鳴ってしまいますからね。

また、全社のKPI（目標）を共有するグループも設けており、ここでは「いいね」や「お疲れ様！」といったリアクションを送ることを推奨しています。

日報アプリgamba!を導入した効果について教えてください。

まず、業務効率が向上しました。元々紙でのやり取りが中心だったため、茨城県の土地柄も相まって、その非効率さが問題となっていました。gamba!の導入で、オンラインでのやり取りが中心になったことで業務効率が大幅に向上したと感じています。

オンライン化のもう一つの大きな効果として、業務環境も改善したと感じています。業務の性質上、現場では幼児体育の指導をし、帰社後に日案確認作業をこなさなくてはならない事が多く、その結果、帰宅時間が遅くなっていました。gamba!の導入により、情報共有や業務の進行がリモートでも円滑に行えるようになり、スタッフの働き方が改善され、帰宅時間も早まりました。

今後、どのようにgamba!を活用していきたいですか？

gamba!の機能を十分に活用し、適切なフィードバックや指示を行いたい、効率的な働き方を進め、さらに生まれた時間で、さらに茨城県内の子供たちへの還元が出来たら良いな。と、考えています。