gamba!で効率的にPDCAを回し社内の見える化を実現

愛知県で電気工事業をしている株式会社ワイワークス電気設備様。

これまで情報共有は担当者からの口頭での連絡程度でしたが、PDCA回すことを意識しgamba!を導入。現在は、全員で日報を記載しております。

本事例のポイント
・PDCAサイクルを回す一つとして日報アプリgamba!を導入
・日報のテンプレートは、PDCAを沿って作成
・gamba!を導入する際に、気をつけたことは率先して取り組むこと

【今回お話を伺った方】

株式会社ワイワークス電気設備　代表取締役
林 可郎 様

※本記事は当社主催のイベント「日報アワード」実施時のインタビューをもとに作成しました。

gamba!はどのような方に活用されていますか？

林様：
主に工事現場で働く職人さんたちで利用しています。彼らは、複数の現場を掛け持ちしており、各現場で発生していることや進捗状況を共有する必要があります。そこでgamba!が役立っています。このアプリを使うことで、各現場の担当者が投稿を行い、リアルタイムで現場の状況を把握できるようになっています。

gamba!導入する前はどのように日報を活用されていましたか？

林様：
導入前は日報のようなことは全く行っていませんでした。現場から帰ってきて、帰宅時間もバラバラなので、私がそれぞれの担当者から状況を聞く程度でしたね。記録にも残らず、言った・言わない、という問題も出てきていました。つまり、まったくシステム化されていなかったんです。

gamba!を導入しようと思ったきっかけを教えてください

林様：
現場で発生する問題が忘れられたり、解決されないまま放置されることがよくあったことが主な理由です。gamba!で日報を記録することで、問題解決がスピーディーになり、確実性も高まることを期待しました。

それと以前から懇意にしているセミナーの先生からPDCAサイクルの重要性について聞いていて、「PDCAサイクルを日報で実施すると良い」とアドバイスを受けていました。PDCAサイクルがgamba!だと実現しやすいと思ったのも理由の一つです。

*ワイワークス様で実際活用されている日報のテンプレート。項目をPDCAごとに分けて、書きやすい形にしています。

gamba!を導入する際に気をつけたポイントはありますか？

林様：
導入を決めた際にはスタッフに事前通告をし、ミーティングで正式に導入することを発表しました。私たちの業界はこのようなシステムを利用する経験が少ない人もいます。30代、40代のスタッフも多いのですが、こういったツールを使うことで、「従業員としての質が上がり、社会人としてのマナーも身につく」というメリットを説明しました。

とはいえ私自身も日報の経験がなかったので、「一緒に頑張りましょう」という形で、みんなに伝えました。私が率先して取り組むことで、他のスタッフも取り組みやすくなったと思います。社内全体で「あの人がやっているのに、私がやらないのはまずい」という雰囲気を作り、導入をスムーズに進めることができたと思います。

林様はどのような日報を書かれていますか？

林様：
他のスタッフと同じように、その日に起こったことや行った作業について書いています。ただ、私は現場に出る回数が少ないので、打ち合わせやその他の業務に関することを中心に記録しています。

さらに、日報が固くなりすぎないように、たまに面白い要素を加えることもあります。例えば、全く関係ない写真、たとえば芋虫の写真を載せることもありますね。（笑）雰囲気を和ませるために意識して行っています。
日報のおかげで従業員も私の動きがより理解しやすくなり、以前はわからなかったことが解消されたと言ってくれています。

*実際の林様の日報。

gamba!を導入してから変化はありましたか？

林様：
gamba!を導入してからは、情報共有が格段にスムーズになりました。現場の担当者たちとリアルタイムでの共有が可能になり、誤解や記憶の不一致を無くなりました。定期的に報告してもらうことで現場の進捗や問題点が明確になり、全体の管理が効率的に行えるようになりましたね。

コミュニケーションの量も増えたので実際に職場の雰囲気が大きく変わったことを肌で感じています。

今後どのように活用していきたいなどありますか？

林様：
全員が自由にコメントを入れていい雰囲気を作りたいです。業務の情報共有はもちろん重要ですが、それに加えて、週末の趣味や休暇での体験など、私生活の面白い話題を共有するのも良いと考えています。

たとえば、週末に楽しんだ遊びや外出先での面白いエピソード、ちょっとした失敗談など、仕事以外の話題も積極的に共有していくことでよりgamba!が面白くなるかなと思っています。