日報だけではなく承認などのワークフローとしても活用

東京と埼玉で新宿食肉センターグループを４店舗運営している株式会社アイルネクスト様。

今回は、株式会社アイルネクストの代表取締役の星崎様にgamba!の利用用途と具体的なテンプレートについて伺いました。

本事例のポイント
・日報だけではなく社内のワークフローシステムとしてもgamba!を活用
・業務効率の向上と生産性が高まる
・日報のテンプレートについては会社が重視する情報の吸い上げる情報を元に作成

【お話を伺った方】
株式会社アイルネクスト 代表取締役社長
星崎 辰仁 様

導入前はどのような課題がありましたか？

星崎さま：
gamba!を導入する前は、毎月報告書や申告書で状況の管理が行われていました。月単位での管理のため、日々の状況把握が難しいという課題がありました。
そこで日々の進捗を気軽に共有できるツールを探したことがgamba!を導入したきっかけです。

gamba!の活用方法を教えてください。

星崎さま：
全従業員でgamba!を幅広く使用しています。日報の投稿はもちろん情報共有や社内報としても使っています。従業員間のコミュニケーションを促進する機能として、コメントの返信や「いいね」機能も活用されています。

それだけではなく社内の承認ワークフローツールとしても使っています。総務や経理部門への依頼の管理と承認に使っていて、作業効率の向上に役立っています。

承認ツールとしての使い方について、詳しく教えてください。

星崎さま：
例えば、飲食店のポップやメニューを作るときに、制作部門に依頼して、デザインを作ってもらいます。その中で、デザイン案にコメントを入れたり、最終的に承認を行なったりします。そこでgamba!内にデザインを上げてもらって、コメントを入れて、といったやりとりを行っているという感じです。

他に総務や経理部門では、経費申請のプロセスにgamba!を組み込んでいます。こちらもgamba!のコメントで承認や、やりとりが行われています。

記録を残すためにもメールや直接のやり取りではなく、gamba!内で必ず行うようにしています。その意味では弊社ではgamba!なしでは回らない、というくらいの重要な位置付けのツールになっています。

gamba!を導入した効果を教えてください。

星崎さま：
店舗では、夜帯と昼帯のスタッフなど、直接会うことが少なく、やりとりが難しい状況がありました。このような状況下で、gamba!は重要なコミュニケーションツールとして機能しています。

導入時にはどのような反応がありましたか？

導入当初は、新しいツールの導入に対して、社内で疑問や不安がありました。しかし、gamba!のスタッフさんから説明を受けた後は社内の理解が進み、いまではスタッフにとって不可欠なツールとなっていると思います。先ほども言った通りなのですがgamba!のおかげで業務の効率が向上し、生産性も高まっていると感じられています。

日報にはどのようなことを記載してもらっていますか？

星崎さま：
日々の業務報告に合わせて、従業員の体調やテンションなどの個人的な情報も共有してもらっています。例えば従業員の気分が落ち込んでいる場合にはコメントや直接の声掛けができるようにしています。
合わせて、Googleスプレッドシートを添付してもらっています。当日のTodoリストや、必要なタスクの管理はスプレッドシートで共有してもらう、という感じですね。

具体的な書きっぷりは従業員によって本当にさまざまで、自分の直感で日報を書いてくる従業員もいます。（笑）日報を読むとそれぞれの性格が見えてきて面白いですね。

星崎様の日報へのコメント数がとても多いですが、どんな内容をコメントしていますか？

内容に関しての返信が1番多いかなと思います。合わせて、アドバイスや承認事項だったりのコメントが多いかなと思います。gamba!に限らない心がけですが、なるべくレスポンスは良くしようとしています。これは全従業員にも持って欲しい心がけです。

KPI機能では、どのようなことを数値として取られておりますか？

店舗の売り上げなど、業績に関わる指標を中心に設定しています。
あとは個々の従業員に割り当てられたKPIも設定しています。
例えば、「おすすめメニューの販売個数」などですね。これらは日々追跡され、月単位での成果が人事評価にも反映されるようにしています。

日報テンプレートを作成する際に工夫したことはありますか？

まずは会社にとって重要な情報を拾い上げたいので、そうした項目が中心になっています。
あとはgamba!ならではコミュニケーション要素として、日々の体調など、状況把握ができるな項目を設定しています。

今後どのようにgamba!を活用していきたいでしょうか？

今後は、リアルタイムに情報することができて、問題が大きくなる前に察知して対応できる仕組みを作れればと思っています。それが従業員満足度に繋がればいいなと思っています。

また、テンプレートについても現場とバランスを取りつつ変化などもしていければなと考えております。