5年間の継続利用で実感！gamba! が変えた業務改善の秘訣 – 鈴木電設株式会社 インタビュー

本インタビューでは、日報アプリ「gamba!」を5年間継続して利用している鈴木電設株式会社の代表取締役・鈴木健太さまに、その具体的な活用方法と効果について詳しくお話を伺いました。全社員が毎日欠かさずに日報を投稿し、PDCAサイクルを回すことで業務の改善を実現している様子や、スマートフォンを活用した利便性、チーム内のコミュニケーションの活性化など、長期間の利用だからこそ見えてきた成果と取り組みが明らかになります。gamba!を最大限に活用するためのヒントが詰まった事例をぜひご覧ください。

*鈴木電設様のgamba!導入初期のインタビューはこちらから！

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gamba! を使い始めたきっかけ

gamba!カスタマーサクセス 山田: この度は本当にお時間いただきありがとうございます。使い始めてもうすぐ丸5年が経ちますが、現在どのようなメンバーで、どのようににお使いいただいていますか？

鈴木様（以下、敬称略）: 全社員が使っています。もうみんな癖がついて毎日あげています。導入当初は、日報を書く習慣がつかず、内容が形骸化することもありましたが、ルールを設けることで改善しました。例えば、日報をあげなかった場合、月に3回か4回で反省文を書かせるルールがあります。このルールのおかげで、みんながきちんと日報をあげるようになり、結果的にコミュニケーションも活発になりました。

山田: 「日報＝報告をすること」にルールを設けることで改善が見られたんですね。

gamba! の現在の活用方法

山田: 現在の投稿内容について教えてください。

鈴木: 毎日良かったこと、うまくいったこと、感じた課題を記入しています。そして、その課題を疑問文に変えて、どう改善するかを考えるようにしています。たとえば、「高圧の知識が課題」と感じたら、「どうすれば高圧の知識がつくか」と疑問文にして改善策を考えます。こうして1日の中でPDCAサイクルを回して、毎日少しずつでも改善していくようにしています。最初はなかなかみんな書いてくれなかったり、内容が薄かったりしたのですが、次第に書く習慣がつき、内容も充実してきました。これを徹底することで、社員一人ひとりが自己改善に取り組む姿勢を持ち続けられるんです。

山田: 疑問文に変えることで具体的な対策を考えやすくななり、毎日の振り返り、改善が積み重ねられているのですね。それは非常に効果的な方法だと思います。

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現場での作業中に工具を落として床を傷つけてしまった場合。「工具の落下防止策をどうすればいいか？」と疑問文に変えて、マットの設置の仕方を変えて作業するなどの改善策を立てられて言語化されています。

日報を通じた改善効果

山田: 日報を導入してどのような効果を感じていますか？

鈴木: PDCAサイクルを日報で回すことで、毎日少しずつ改善できています。具体的には、今日より明日、明日より明後日と成長していく文化が根付いていて、この文化が会社全体の成長につながっています。最初は書いてくれない、内容が形骸化するという問題もありましたが、今ではみんなちゃんと書いています。これは非常に嬉しい変化です！特に、社員が自発的に改善点を見つけて取り組む姿勢が見られるようになり、会社全体の雰囲気も良くなりました。

山田: 自発的に改善点を見つけて行動する姿勢が素晴らしいですね。それが会社全体の成長につながっていらっしゃるんですね。

日報の共有方法

山田: 日報の共有方法について教えてください。

鈴木: 営業部では営業メンバーと営業部長だけが日報を見られるようにしています。部長の日報は役員と私だけが見ます。上長がコメントすることが評価基準にもなっているので、フィードバックがしっかり行われています。これにより、メンバー同士のコミュニケーションが活性化し、業務の改善点や成功事例を共有できます。例えば、営業部のメンバーが新しい契約を取った場合、その成功事例を共有することで他のメンバーも参考にすることができます。

山田: 部内での情報共有がしっかりしているんですね。それが成功体験の共有につながっているのは素晴らしいです。

メンバー間のコミュニケーション

山田: メンバー間のコミュニケーションについて教えてください。

鈴木: メンバー同士でも具体的なアドバイスや感謝の言葉などをコメントしています。例えば、「今日の作業お疲れ様です！」とか、「この改善策いいね！」などのコメントが交わされていて、チーム内のコミュニケーションが活性化しています。こうしたフィードバックは、社員のモチベーションを高めるだけでなく、業務の質を向上させる効果もあります。実際に、あるメンバーが新しいアイディアを提案した時に、他のメンバーがそれを称賛するコメントをしたことで、そのアイディアが実際に採用されることもありました。

山田: 具体的なフィードバックがコミュニケーションの活性化に繋がっているんですね。社員同士の関係も良くなりそうです。

KPIの設定

山田: KPIの設定について教えてください。

鈴木: KPIとしては、固定費削減提案や業務改善実施回数などを設定して、定期的に評価しています。営業部では契約数、現場の方では業務改善実施回数など、具体的な数値目標を設けています。これにより、各部署が目標に向かって努力しやすくなり、全体のパフォーマンス向上につながっています。特に、KPIの達成度を日報で確認することで、進捗状況をリアルタイムで把握できるのが大きな利点です。

山田: 明確な数値目標を設けることで、努力の方向性が明確になるんですね。

日報の投稿タイミング

山田: 日報の投稿タイミングについて教えてください。

鈴木: 大体18時から19時台にスマホから投稿することが多いですね。帰宅後に投稿することもあります。特に現場に行くスタッフは、帰宅後にスマートフォンで日報を投稿することが多いです。

スマートフォンでの使用感

山田:gamba!のご利用はメートフォンが多いでしょうか。

鈴木: スマホがなかったら仕事になりません。タクシーや電車の中でも日報を投稿・確認できるので非常に便利です。これにより、いつでもどこでも業務の進捗を確認でき、迅速な対応が可能です。スマートフォンのおかげで、日報の投稿がスムーズになり、社員全員が効率的に働けるようになっています！例えば、緊急の対応が必要な場合でも、スマホで迅速に対応できるので非常に助かっています。

山田: いつでもどこでも確認できるのは大きな強みですね。スマホの利便性をうまく活用されているんですね。

gamba! に関する改善点や要望

山田: gamba! に関する改善点や要望はありますか？

鈴木: 特にありません。紙に戻すなんて考えられません。gamba! の利便性は非常に高く、これからも使い続けたいと思っています。現場の意見も取り入れながら、さらに使いやすいアプリに進化していけば、もっと良くなると思います。実際に、gamba!から「この機能が欲しい」といった要望があれば、それをgamba! にフィードバックして、可能ならば機能追加をお願いしたりしています。

山田: ご意見やご希望を随時お聞かせください！

デジタル化の取り組み

山田: デジタル化の取り組みについて教えてください。

鈴木: マニュアルをPDFでもらい、チャットに読ませてオリジナルのBOTを作っています。デジタル化を進めることで、業務の効率化が図られています。特にマニュアルのデジタル化は、現場のスタッフにとって非常に有益で、必要な情報に迅速にアクセスできるようになっています。例えば、現場で何か問題が発生した場合でも、すぐにデジタルマニュアルを検索して解決策を見つけられるので、作業の効率が格段に上がりました。

山田: デジタル化によって、情報へのアクセスが迅速になり、業務の効率化が進んでいるんですね。

gamba! を使い続ける理由

山田: gamba! を使い続ける理由は何ですか？

鈴木: 情報をリアルタイムで取れる便利さですね。タクシーや電車の中でも確認できるため、効率的に業務を進められます。特に現場からの情報収集がスムーズで、全体の状況を把握しやすいです。gamba! を使うことで、日報の重要性を再認識し、社員全員が一丸となって業務改善に取り組むことができています。特に、出先でもスマホで日報を確認して、すぐにフィードバックできるのが便利です。

社内でのクレーム対応

山田: 情報としてクレームもgamba!で共有されていますか？心理的に「他の人に見られたくない」と感じると報告が滞る場合もありますが、社内でのクレーム対応について教えてください。

鈴木: 全てのクレームは私の責任とし、報告があれば会社で負担します。報告がない場合は社員に負担させます。これにより、社員は問題を隠さずに報告するようになります。また、クレーム対応については、全社員に対して寛大な心とけじめを持つように指導しています。例えば、何か問題が発生した時も、まずは全ての情報を正確に報告してもらい、その上で適切な対応を行っています。

山田: 問題を隠さず報告する姿勢を育むための取り組みが素晴らしいですね。

社員に対する方針の伝え方

山田: 社員の皆様に対してどのようにこのような方針、ルールを伝えていますか？

鈴木: 毎月の全体会議で伝えています。また、鈴木健太らしさを理解してもらうための項目も設定しています。社員全員が同じ方向を向いて働けるように、方針や価値観を明確に伝えることを重視しています。具体的には、私自身の価値観や考え方を共有し、それを基にして社員全員が共通の目標に向かって働けるようにしています。価値観を理解しているから、長く勤めてくれる社員が多いです。

山田: 方針や価値観の共有が、社員の一体感を醸成しているんですね。

長く勤めている社員が多い理由

山田: 長く勤めている社員が多い理由は何ですか？

鈴木:日報を通じて毎日コミュニケーションを取り、見られているという実感が社員のモチベーションを高めています。gamba! を活用することで、社員全員が会社の一員としての自覚を持ち、長く勤めることができる環境が整っています。例えば、独立しても「うちの会社のやり方が好きだから」と言って、引き続き協力してくれる元社員も多いです。

山田: 日報を通じたコミュニケーションが、社員のモチベーションを高め、長く勤める一助になっているんですね。

まとめ

gamba! の導入によって、鈴木電設株式会社の社員全員が日報を通じてコミュニケーションを取り、PDCAサイクルを回しながら継続的な改善を行っています。スマートフォンを活用したリアルタイムな情報共有とフィードバックにより、効率的な業務運営が実現されています。今後もgamba! を活用し、さらなる業務改善を目指していく予定です。