他社の日報アプリとの比較 日報の活用ガイド

LINEのビジネス利用はやめたほうがいい?LINEで業務連絡のデメリットと危険性とは

仕事でLINEを使っていませんか?LINEを業務利用する企業にとっては、導入の手間や利用料金がかからず、このうえなく便利に感じているかもしれません。

しかし、LINEの業務利用は、会社にとって、社員にとって、大きなデメリットがあることをご存知でしょうか。LINEの最大のデメリットは”やりとりが流れていくこと”。それは、業務にどんな支障をもたらすのでしょうか。

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LINEで業務連絡のデメリット

数字の管理ができない

LINEで売上などの数字を報告しても、管理はできません。別途エクセルに入力する、もしくは経営者やリーダーが取り纏めて入力・管理する必要があります。

管理者が外出先であったり、店舗の巡回中の場合、わざわざ会社に戻って作業をしなければなりません。つまり、LINEは「一時的な報告」に過ぎないのです。

 

気づきや改善のヒントが埋もれる

アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージがあったとしても、後から送られた他のメッセージに埋もれてしまいます。

あとで「上司が大切なことを書いていたよな?」と思い出しても、LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができず、簡単なキーワード検索しかできません。従って、そのメッセージを探すのは容易ではありません。

 

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長文の報告や、多人数のやりとりに向かない

たとえば30名の社員で、日報をひとつのグループで共有するとどうなるでしょうか?

誰が何を言ったのか分からなくなります。さらに、誰かに返信したり・・となると、もう何が何だか分からない状況になります。

また長文のメッセージは、あとで読み返そうと思っても、その頃には他の人からのメッセージが後ろに積み重なり、十分に顧みられることなく、消えていってしまうのです。

ひとつのグループLINEで情報共有ができるのは、せいぜい数名。

社員全員の日報にきちんと目を通して現場を把握したいと思っても、社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がきてしまいます。

「じゃあ、チームごとにグループを作ればいいんじゃない?うちはそうしてるけど。」

実はそのグループ分けも、デメリットがあるんです。

 

横展開ができない

エリアや職務に応じてグループLINEを分けて運用するようになると、他のグループへの横展開がされなくなります。すると、現場から上がってきた提案や指摘が、上まで上がってきにくくなります。

また、成功事例がすぐに横展開されたら、全社員のスキルが向上し、会社はもっと成長できるのに、その機会を失います。

「タダだから」という理由で安易に使っているLINEの日報報告が、実は会社にとって大きな損失となっているのです。

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業務連絡は専用アプリを使った方がいい理由

LINEは機種変更すると、過去のやりとりは見ることができません。また、プライベート用のスマホを使っていると、退職したスタッフのスマホに業務情報が残り続けます。

社内情報やファイルを転送できるため、情報漏洩される恐れもあります。これはとても危険なこと。

業務で使うなら、セキュリティーが整い、機種変更しても内容が保存されるアプリを使いましょう。ここでは業務目的で開発された、人気の日報アプリgamba!をご紹介します。

日報アプリとは

全員で日報を共有できる

日報アプリgamba!(ガンバ)は、LINEで使い慣れたチャット機能はそのままに、日報で日々の振り返りができるビジネスコミュニケーションツールです。

「日報=面倒くさい」という抵抗感をなくすため、日報にコメントやいいね!ができるといった、SNS的な要素を取り入れました。

「日報を書くのが楽しくなれば、仕事を楽しむことができる。そして気が付くと目標を達成している。」それがgamba!!です。

 

日報とチャットが1画面で表示されるgamba!のデュアル画面

 

豊富なテンプレート機能

毎日何を書いたらいいか考えるのは、ストレスになりがち。そのため、gamba!は必要な項目を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

また、日報だけでなく、商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

 

無料で日報テンプレートを作ってくれるサービスがある

無料コンサルティング

gamba!の駒崎にお任せください!

今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスがあります。

もちろん、使い方の説明も行っています。

例え導入をしなかったとしても、自社の日報を見直すいい機会になるので、気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

⇨無料日報コンサルティング申込はこちら。

 

KPI(目標)管理

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。

目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認。

KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

gamba!の画像

 

提出状況がわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります

また、毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省け、管理がラクになります。

日報提出一覧

 

確実な報連相で日報以外にも使える

gamba!には、優先的にメッセージを読んで欲しい時に、相手が開封するまで、定期的にプッシュ通知をする機能があります。

たとえば、チラシを作成したい場合、経理グループへ稟議申請や経費申請といったものを投稿すれば、開封が確認されるので、申請できたかどうかがわかります。

さらに、返信が欲しい時は「返信要求ボタン」をつけることで、確実な報連相を行うことができます。

 

gamba!ならセキュリティも万全!

チャットワークなど、社外とのやり取りができるチャットツールも増えています。しかし、社外と繋がるということは、外部への誤送信というリスがあります。

その点、gamba!なら社内のメンバーだけでのやりとりになるので、外部へ転送される心配がありません

もし、スマートフォンを落としてしまった場合でも、PCや他のスマートフォンからリモートでログアウトやパスワード変更ができるので安心です。

LINEは情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのもの。

いま一度、企業のセキュリティを考えたコミュニケーションツールを考えてみてはいかがでしょうか。

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タダより高いものはない。今すぐLINEを卒業しよう

タダだからといって使っていると、情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。

まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのもの。今すぐLINEのような”単なる報告ツール”から卒業しましょう。

gamba!を使えば、数字管理のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。社員の連携、労働意欲の向上を高め、ひいては生産性向上に繋がります。アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます

いまなら15日間の無料トライアル実施中!まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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