日報テンプレート(フォーマット) 日報の活用ガイド

【営業マン/事務職/新入社員】無料のエクセル日報テンプレート3選

2020年8月7日

部下は今日1日どんな仕事をしたのか?目が行き届かないところを把握するには、日報が欠かせません。そこで悩むのが、どんなテンプレートにするかということ。

部下の仕事ぶりを正しく把握できるのはもちろんのこと、できるだけ書く負担を減らし、かつ読みやすいテンプレートを設定することが重要です。

ここでは、営業、新入社員、事務職における日報テンプレートと書き方をご紹介。職種や立場に応じたテンプレートで、部下をしっかりマネジメントできるようにしましょう。

日報の書き方

営業マンの日報のテンプレート

営業マンの日報は戦略ツールとして使う!

よかったことに「こんな提案をしたら採用してくれた」、「こんな取り組みをしたら新規の問合せが増えた」など成功事例を書いてみんなで共有できれば、チームの業績に大きく貢献します。

課題や改善策については、適宜上司がアドバイスをしてあげましょう。コミュニケーションがスムーズになると、チームはうまく回ります。営業日報は、営業利益を上げるための戦略ツールにしましょう。

営業日報テンプレート_-_Google_スプレッドシート

新入社員の日報テンプレート

新入社員の日報は主体性を育てるべし

新入社員の日報は、研修や実務で学んだことを振り返り、学びを確実に自身のものとして定着させましょう。また、疑問点で分からない事を把握することで、 受け入れ先の上司や先輩との相互理解にも繋がります。

新入社員日報テンプレート_-_Google_スプレッドシート

事務員の日報テンプレート

情報通な事務員。可視化で効率化を目指そう!

事務職の場合、どんなことをしていて何の仕事に忙殺されているのかが見えづらく、個人プレーの仕事になりがちです。

「今日の業務」でやるべきことを共有しましょう。日報で仕事の内容を可視化することで、何をしているのか、無駄な作業はないか?気付くことができます。

共有事項では、誰かに役に立ちそうなトピックスなどを思いつくままに書きしましょう。ずっと社内にいて社員の仕事ぶりをみているのは事務職です。

業務日報テンプレート_-_Google_スプレッドシート

日報をエクセルで書くメリット

事務員日報テンプレート

エクセル日報のテンプレートを使えば、何を書こうか考えたり、一から日報を作成する手間が省けます。また、項目の内容を自由に変更することもできるので、自社に合った日報を用意することができます。

日報をエクセルで書くデメリット

部下ごとにエクセルを開いて日報を確認するのが面倒

エクセル日報は「ファイルを1つずつ開いて閉じる」をメンバーの分だけ繰り返さないと内容が分かず、メンバーが多いほど大変です。いざ日報にコメントしようと思ったら、相手がファイルを開いたままで「読み取り専用になっていた」なんてこともあるでしょう。

また、日報を読む人=上司のみというケースも多いもの。部下としても、日報を読む相手が上司だけだとモチベーションを保つのが難しく、コピペで適当に済ますということになりかねません。

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過去の日報が検索できない

さらに大きなエクセルファイルの問題は、「検索できない」ということです。

  • 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ?」
  • 「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ?」

結局、本人に聞くことになり、聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。これでは、活用できない無駄な情報が積み上がるだけの日報になります。

 

スマートフォンで確認できない 

エクセルファイルが社内のイントラネットからしか開けないという方も多いでしょう。しかしこれだけスマートフォンが普及しているにも関わらず、仕事で活用できないというのは大きな損失です。

もし、スマートフォンでも使えたら、移動時間やスキマ時間に日報の読み書きができ、業務の短縮化にもつながります。これからは、マネジメントをいかに効率良く行うかが、ビジネスを成功に導く決め手。そこでオススメなのが日報アプリです。

まとめ

 外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

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