日報テンプレート(フォーマット) 日報の活用ガイド

【業務日誌の書き方とポイント】無料のエクセルテンプレートもご紹介

2020年8月7日

業務日誌を単なる行動報告して使っていませんか?重要なのは、上司と部下との報連相ツールとして、そして部下の成長を促すツールとして適切な支援をしていくことです。

業務日誌を書かせるのであれば、部下にも目的や活用方法を理解させておくと仕事の精度が上がります。ここでは、仕事の精度が上がるテンプレートを使った業務日誌の書かせ方についてご紹介します。

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業務日誌を書くメリット

業務日誌を書くメリットは主に2つあります。

①1日の行動の振り返りができる

成果を上げるには「常に振り返ること」が重要です。うまくいかない方法をずっとやっていても、成果には繋がりません。オススメしたいのが「今日1日の仕事を2つに分類する」という方法。

  1. うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える
  2. うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

何が障害になっているのか、どうしたらうまくいくのか、まず部下に考えさせましょう。そして、上司は助言してあげましょう。

 

②情報やノウハウを効率的に共有できる

うまく行かせるヒントを見つけたら、業務日誌で共有しましょう。他のメンバーがマネできます。

また、問題を共有することで、誰かが協力を申し出てくれることもあるでしょう。業務日誌なら自然なノウハウの共有が進み、コミュニケーションが活発になります。

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業務日誌 書き方のポイント

日報の項目

  • 今日の目標(Plan):なるべく数値で
  • 今日の結果(Do):なるべく数値で
  • 良かった点(Check):よりうまくいかせる方法を考える
  • 課題点と改善点(Action):どうしたらうまくいくのか考える
  • 明日の目標

このように、テンプレートに従って書くだけで、部下は自然とPDCAサイクルを回すことができます。

ポイントは良かった点課題点と改善策を取り入れること。たったこれだけで生産性は日々向上し、間違いなく大きな成果をあげられるようになります。もし反省点しか浮かんでこないときは「うまくいかないことから何を学んだか?」考えさせましょう。

また、「できなかったこと」に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。書くこと自体がイヤだと、提出も遅れがちになります。ですので「できたこと」に着目しましょう。

業務日誌は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。

業務日誌のテンプレートとは?

業務日誌は、項目をあらかじめ決めておけば、何を書かくか悩んだり、報告すべき内容を漏らすこともありません。読む側も、理解しやすくなります。ダウンロードして、ぜひご活用ください。

 

仕事の精度が上がる業務日誌テンプレート

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業務日誌を活用しよう

業務日誌の書き方次第で、仕事の効率はグッとあがります。

業務日誌もアプリでスマートに管理する時代。新しい業務日誌の形を、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

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