日報の書き方 お役立ちブログ

作業日報の書き方とコツ おすすめアプリもご紹介!

2022年7月13日

あなたの会社では作業日報を運用していますか?
作業日報はその日の作業内容と、翌日以降のタスクを記載する資料で、営業職や建設業など、多くの企業で取り入れられています。

この記事では作業日報の目的や、書き方のコツ、管理するのに便利なアプリをご紹介します。

作業日報の目的

作業日報には大きく3つの目的があります。誰に向けて、何を書いているのかを理解しながら書くとより意義のある内容を書くことができます。

作業を振り返り成長を促進する

作業日報を書くことで、今日は何ができて、今後は何を改善できるのか整理できます。

文章化することで記憶にも定着し、同じ失敗を防ぐことにもなります。

「会社の報告」と思いがちな作業日報ですが、実は自分自身の成長にもつながるツールなのです。

タスクの棚卸し

作業日報を書くためには、何ができて、何ができていないのか明確にする必要があります。この作業を通して、自身のタスクを棚卸しすることができて、それぞれの作業の優先度を客観視することができます。緊急性の高いタスクから作業ができるようになり、作業漏れも防ぐことができます。

業務状況の共有

上司や同僚への情報共有のツールとしても有用です。管理者は作業日報を読んで部下の作業負荷を確認できます。プロジェクトの進行を円滑にする作用があります。

作業日報が無駄だと思われやすい原因

何かと面倒がられ、嫌われがちな作業日報。その代表的な背景をご紹介します。あなたが日報の管理者なら、ぜひ改善しましょう。

情報として活用する意識がない

作業日報は仕事における成功事例、トラブル事例など、あらゆる情報がつまった「情報資産」です。

有益な情報があれば共有したり、問題点があればマニュアルに反映することで会社の生産性向上はもちろん、作業日報を作成する部下としてもやる気が湧きます。

作業日報を活用できる環境が整っていない

作業日報を有効活用するためには、その前提として活用する環境が揃っている必要があります。あなたの会社の日報はいつでも取り出せるように整理されていますか?

ほしい時にいつでも取り出せるように環境を整えることが大切です。「日報アプリ」を利用することで、簡単に環境をつくることができます。

作業日報の目的を理解していない

人は誰しも無駄だと感じることはしたくないもの。「自分が書いた日報は何に役に立っているのか」と感じさせないためにも、何のために日報を書いてもらっているのか伝えるようにしましょう。

作業日報の書き方のコツ

作業日報を書くのが苦手な方にぜひ取り入れてほしいコツを5つご紹介します。

当日中に作成する

「今日は面倒だから…」と翌日に日報を書こうとすると、作業を思い出すのが大変になります。

会社にとって役に立たない日報になってしまうだけでなく、自分自身の振り返りの効果も減少していまいます。

日報はなるべくその日のうちに作成して、翌日以降に活かせるようにしましょう。業務の最後に一気に書こうとすると大変なので、一日のうちに定期的なタイミングで作業や出来事をメモしておくとよいでしょう。

簡潔に、わかりやすく書く

管理者が見る資料として、なるべく簡潔に、わかりやすく書きましょう。
5W1H(いつ、どこで、だれが、何を、なにを、なぜ、どのように)をそれぞれ明確に勝つことで、誰が読んでもわかりやすい日報を作成できます。

他人に見られることを意識する

上司を始めとする人に見られることを意識して書きましょう。提出前に、こんな点を確認しておきましょう

  • 誤字、脱字はありませんか?
  • 自分だけがわかる言葉を使っていませんか?
  • 5W1Hが明確な文章になっていますか?

目的を意識する

なんのために作業日報を書くのか意識することで、より評価される日報を書くことができます。
まずは下記3点を意識して書いてみましょう。

  • 自分自身の振り返り
  • タスクの整理
  • 会社への報告資料

作業日報の例文

営業職での作業日報の例文です。
ポイントは「今日は何を達成して、今後何を改善するべきか、簡潔に書くこと」です。

今日の目標
新規商談獲得2件/アポTEL20件
N株式会社との関係構築を深める

今日の結果(業務内容)

9:00-09:30  チームMTGとメール対応
10:00-11:30 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアプローチ
15:00-16:00 N株式会社向けプレゼン資料作成
16:00-17:30  経営企画部とMTG

良かった点

・N社の担当部長と会食を来週でセッティングしました。重視しているポイントを聞けるようにします。
・新規開拓TELではアポ1件獲得。担当者について詳しく調べていたので、会話がスムーズに進んだことが良かった点だと考えています。

課題点と改善点
・N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。コンペで競合4社と競うことになりますが、予算も大きく参画したいと考えます。競合のD社は価格で勝負してくることが予想されるので、対策を今後打ち合わせさせていただきたいです。
・一方で質問回答に時間を要してしまい、コール件数が13件といつもより少なくなってしまいました。すぐに回答できるよう、コールの際は資料をすぐに開ける万全の状態で行うように徹底します。

明日の目標 
新規商談獲得2件/アポTEL20件
株式会社Sへのクロージングで200万円の受注を確定させる

Excelで利用できる作業日報テンプレート

テンプレートに沿って日報を作成すると、書きやすく、読みやすくなります。
Excelで利用できるテンプレートを用意しました。ぜひご利用ください!
*下記のテンプレートを含む、8種類のテンプレートが入っています。

テンプレートダウンロードはこちら

作業日報おすすめアプリ3選

日報アプリgamba!(ガンバ):日報を共有して社内の風通しを良くする

特徴

  • 日報をメンバー同士でシェアする「日報共有アプリ」。紙からの移行はもちろん、日報をこれから始めたい組織にも好評。
  • 上司だけではなくメンバー全体で日報を共有し合うことで、情報共有を促進します。
  • コメントやいいね!を送りながら楽しく日報を共有できます。
  • iOS/Android共にアプリを用意。どこでも閲覧、作成できます。

画面写真

PC版の画面。
スマートフォンアプリの写真
 
 
 

LINE WORKS:ビジネス版「LINE」 親しみやすさはピカイチ

特徴

  • コミュニケーションアプリ「LINE」のビジネス版。
  • LINEの操作感はそのままに、ビジネスに必要な機能をプラス。
  • 親しみやすさは一番。
  • 「ノート」機能で日報を運用できます。詳しくはこちら

画面写真

LINEWORKS
チャット画面
スマートフォンアプリ

LINE WORKS公式サイト

LINE WORKS お役立ち資料

kintone:日報以外も作成できるカスタマイズ性が魅力

特徴

  • パーツを組み合わせて業務アプリを作成可能。使い方の一つとして日報ができます。
  • 組織や業務に合わせた細かな設定が可能。
  • 柔軟なファイル共有機能で、Excelなどのファイルをスムーズに共有可能。
  • 使い方の一つとして日報を運用することができます。詳細は公式サイトにて。

画面写真

出典:kintone公式サイト

kintoneの公式サイト

kintone資料ページ

その他の日報アプリおすすめはこちらをご覧ください。

目的を明確に持って、有意義な日報運用を

毎日の作業なだけにマンネリ化のしやすい作業日報。
目的を持って、メンバー全体にも周知することで、日報を「情報資産」として管理することが出来るようになります。
目的にあった運用や方法を選びましょう。

作業日報が書きやすく&読みやすく!日報アプリgamba!(ガンバ)

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