製造業の作業日報の書き方とコツ、テンプレートまでご紹介
あなたの会社では作業日報を運用していますか？
作業日報はその日の作業内容と、翌日以降のタスクを記載する資料で、営業職や建設業など、多くの企業で取り入れられています。
この記事では作業日報の目的や、書き方のコツ、管理するのに便利なアプリをご紹介します。
目次
製造業の作業日報の目的とは？
製造業における作業日報には大きく３つの目的があります。誰に向けて、何を書いているのかを理解しながら書くとより意義のある内容を書くことができます。
エラーとその対策の事例の蓄積
製造過程にエラーやミスはつきものです。一度目の予期せぬエラーは仕方ない部分もありつつ、製造業においてはそれがコスト増に直結する場合が多く、繰り返し同じエラーが起きたり、予防できるはずだったエラーを起こすわけにはいきません。きちんと記録をすることで、会社全体の情報資産と捉えて蓄積していく必要があります。
タスクの棚卸し
作業日報を書くためには、何ができて、何ができていないのか、さらには何にどのくらい時間をかけているのか明確にする必要があります。この思考を通して、自身のタスクを棚卸しすることができて、それぞれの作業の優先度を客観視することができます。一人一人の生産性を向上することに繋がります。また、緊急性の高いタスクや自身の課題を見つけ、作業効率を向上させることもできます。
生産状況の共有
作業日報は上司や同僚への情報共有のツールとしても有用です。管理者は作業日報を読んで生産管理、部下の作業負荷を確認します。拠点が複数ある会社や営業部門と連携が必要な企業にとっては、直近の生産状況や見込みの情報を取得できる環境はとても重要になり、日報から抽出した情報が経営の重要な指標になることもあります。
計画とズレがないか確認
製造業では生産計画をもとに作業を進められることが一般的ですが、日報を通して計画との実態の進行状況にズレがないか確認する用途でも用いられることが多いです。また、作業が完了した後に、日報を振り返ることで、計画や一人当たりの稼働量に無理がなかったかを確認することもあります。より正確、かつ無理のない計画を継続的に立てるためにも日報は重要な資料といえます。
製造業の作業日報の項目
製造業の作業日報では、「計画に基づいて進捗が問題ないか」といった観点で管理されることが多いです。計画と実績に基づいた項目を中心として、以下の項目を盛り込むと良いでしょう。
・その日の作業計画
・その日の作業結果
・共有事項や懸念点（特に計画に影響が出そうな事柄を挙げてもらう）
・翌日以降の作業内容
製造業の作業日報の書き方
当日中に作成する
具体的な書き方の前に製造業の日葡うで特に大事なことは「当日中に提出する」ということです。「今日は面倒だから…」と翌日に日報を書こうとすると、作業を思い出すのが大変になります。日報を書かないもしくは遅れることで、エラーの予兆を見逃したり、対処の遅れにつながります。人的、金銭的に無駄なコストがかからないよう当日中に共有するよう徹底してください。業務の最後に一気に書こうとすると大変な場合は、一日のうちに定期的なタイミングで作業や出来事をメモしておくとよいでしょう。
簡潔に、わかりやすく書く
管理者や他部門の人が見る資料として、なるべく簡潔に、わかりやすく書きましょう。
記入内容は5W1H（いつ、どこで、だれが、何を、なにを、なぜ、どのように）をそれぞれ明確に書くことで、誰が読んでもわかりやすい日報を作成できます。その中で、数字に落とし込める箇所は事実を正確に、必要に応じて視覚的にわかりやすく画像や動画、資料の共有も併せて行いましょう。
目的を意識する
なんのために作業日報を運用するのか意識することで、より意味のある日報を書くことができます。
管理者は設計の段階で以下の3つを意識してみましょう。
- どんな数字が欲しいか
- 事実と解釈を分けて且つ両方盛り込めるようになっているか
- 必要性を周知できているか
記入者自身も会社として日報をやる意味を主体的に理解しつつ、下記2点を意識して書いてみましょう。
- 事実と所感が切り分けられているか
- 直接現場を見ていない人が読んでわかるものになっているか
作業日報が無駄だと思われやすい原因
何かと面倒がられ、嫌われがちな作業日報。その代表的な背景をご紹介します。あなたが日報の管理者なら、ぜひ改善しましょう。
情報として活用する意識がない
作業日報は仕事における成功事例、トラブル事例など、あらゆる情報がつまった「情報資産」です。
有益な情報があれば共有したり、問題点があればマニュアルに反映することで会社の生産性向上はもちろん、作業日報を作成する部下としてもやる気が湧きます。
作業日報を活用できる環境が整っていない
作業日報を有効活用するためには、その前提として活用する環境が揃っている必要があります。あなたの会社の日報はいつでも取り出せるように整理されていますか？
ほしい時にいつでも取り出せるように環境を整えることが大切です。「日報アプリ」を利用することで、簡単に環境をつくることができます。
作業日報の目的を理解していない
人は誰しも無駄だと感じることはしたくないもの。「自分が書いた日報は何に役に立っているのか」と感じさせないためにも、何のために日報を書いてもらっているのか伝えるようにしましょう。
製造業の作業日報の例文
製造業での作業日報の例文です。以下の要素を盛り込みながら各社カスタマイズをしてみましょう。
- 今日の見込み
- 今日の実績、成果
- 良かったこと(見込みを上回ったこと)
- 課題、改善策(見込みを下回ったこと)
- 連絡事項
- 明日の見込み
Excelで利用できる製造業向け作業日報テンプレート
テンプレートに沿って日報を作成すると、書きやすく、読みやすくなります。
Excelで利用できるテンプレートを用意しました。ぜひご利用ください！
*下記のテンプレートを含む、８種類のテンプレートが入っています。
※テンプレートの詳細はこちらで説明しています。
作業日報はアプリで管理した方が良い？
製造業における日報は、作業内容や進捗状況、問題点などを記録し、共有するための重要なツールであることはご理解いただけたかと思います。従来は紙ベースで管理されてきましたが、近年はアプリで管理する企業が増えています。ここでは、製造業の日報をアプリで管理するべき3つの理由を説明します。
1. 情報共有の効率化
アプリで日報を作成・共有すると、紙ベースの場合と比べて情報共有が大幅に効率化されます。
- リアルタイムで日報を更新・共有できるため、常に最新の情報を確認できます。
- 関係者全員が同じ情報にアクセスできるため、情報伝達のロスを防ぎます。
- 写真や動画を添付できるため、現場状況をよりわかりやすく共有できます。
例えば、製造現場で問題が発生した場合、アプリで日報を作成し、写真や動画を添付して関係者に共有することで、関係者の状況理解の制度が向上し、迅速で適切な対応が可能になります。
2. データ分析の活用
アプリで日報を作成すると、データ分析に活用することができます。
- 日報に記録されたデータを分析することで、作業効率や品質改善に役立つ情報を得られます。
- 問題発生の傾向や原因を特定し、再発防止策を検討できます。
- 作業時間や進捗状況を分析することで、作業計画の改善に役立ちます。
紙で書いてある内容を分析しようと思うと、どうしても人力で転記する必要があり、柔軟なデータ分析が出来ず、会社の状況によっては継続することすら限界が来てしまうことがあります。
3. コスト削減
アプリで日報を作成することで、紙代や印刷代、人件費などのコストを削減できます。
- 紙ベースの日報は、印刷代や、保管する場所と管理にコストがかかります。
- 記入もしくは閲覧のために移動が発生するなどのコストの一因にもなります。
- データ入力の手間を省くことができ、人件費の削減にもつながります。
見えていないけど実はかかっているコストは意外と多くあります。特にデータの転記や他拠点での閲覧なども踏まえると、結果的に安くなることが多くあります。
このように、製造業の日報をアプリで管理することは、情報共有の効率化、データ分析の活用、コスト削減など、多くのメリットがありますので、以下のアプリを検討しながらあなたの会社の日報を充実させてください。
製造業向け作業日報おすすめアプリ3選
日報アプリgamba!（ガンバ）：日報を共有して社内の風通しを良くする
特徴
- 日報をメンバー同士でシェアする「日報共有アプリ」。紙からの移行はもちろん、日報をこれから始めたい組織にも好評。
- 上司だけではなくメンバー全体で日報を共有し合うことで、情報共有を促進します。
- コメントやいいね！を送りながら楽しく日報を共有できます。
- iOS/Android共にアプリを用意。どこでも閲覧、作成できます。
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LINE WORKS：ビジネス版「LINE」 親しみやすさはピカイチ
特徴
- コミュニケーションアプリ「LINE」のビジネス版。
- LINEの操作感はそのままに、ビジネスに必要な機能をプラス。
- 親しみやすさは一番。
- 「ノート」機能で日報を運用できます。詳しくはこちら。
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kintone：日報以外も作成できるカスタマイズ性が魅力
特徴
- パーツを組み合わせて業務アプリを作成可能。使い方の一つとして日報ができます。
- 組織や業務に合わせた細かな設定が可能。
- 柔軟なファイル共有機能で、Excelなどのファイルをスムーズに共有可能。
- 使い方の一つとして日報を運用することができます。詳細は公式サイトにて。
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出典：kintone公式サイト
その他の日報アプリおすすめはこちらをご覧ください。
目的を明確に持って、有意義な日報運用を
毎日の作業なだけにマンネリ化のしやすい作業日報。
目的を持って、メンバー全体にも周知することで、日報を「情報資産」として管理することが出来るようになります。
目的にあった運用や方法を選びましょう。
作業日報が書きやすく＆読みやすく！日報アプリgamba!（ガンバ）
紙やエクセルで日報を運用していませんか？
日報アプリなら、いつでもどこでも日報が書けます。
検索性もバツグンでほしい時に、欲しい情報を入手できます。
日報を「情報資産」として扱いたい組織におすすめ！
- かんたんに入力できる日報テンプレート
- KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
- 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ
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（15日経過したら終了。自動的に課金されることはありません）
あなたのチームでも、日報アプリを活用してみませんか？
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
