チャットワークやSlackなどビジネスチャットのメリットとデメリットとは？

最終更新日：2022年7月15日

メールよりも早く手軽で、いつでもどこでもやり取りができるということで、チャットワークやSlackをはじめとするビジネスチャットを導入する企業が増えています。しかし便利だからと言って、全てをビジネスチャットで済ませていませんか？

業務報告といったいわゆる「日報」をビジネスチャットで行ってしまうと、そこには落とし穴が待っています。それは「社員が考えなくなる」ということ。ビジネスチャットでの日報は、ただの報告に終始します。ではどうすれば良いのでしょうか。

ビジネスチャットのメリット
ビジネスチャットのデメリット
チーム作りに必要なこと
PDCAサイクルを回せる日報アプリgamba!の仕組み
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ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットはパソコン、スマホ、タブレットなど、いつでもどこでもサクサク使えるのがいいところ。

メールのように宛名の入力や「お疲れ様です」などの挨拶文が要らない
容量の大きい画像ファイルもカンタンに共有できる
迷惑メールが来ない

2大ビジネスチャットといえば、チャットワークとSlack（スラック）が挙げられます。なんといっても無料プランがあるのが嬉しいところ。社外の人間とも使えるので、これを使わないなんてもったいない。なので、私もコンサルタントとの打ち合わせは、チャットワークのオンラインビデオ通話で行っています。

しかし一方で、こんな問題点もあります。

ビジネスチャットのデメリット

情報が次々に流れて確認に時間がかかる

チャット形式のやりとりは、情報が次々と流れていきます。特にグループチャットの場合、色々なメッセージが飛び交います。だからといって、メッセージを都度チェックしていたら仕事に集中できません。

すると次第にたくさんのメッセージが未読で溜まり、未読の開始位置から延々とスクロールすることになります。どのメッセージが自分に関係があるかどうかは読んでみないと分からないので、確認に時間がかかります。見落とすメッセージも出てきます。

PDCAを考える習慣が身につかない

チャットで日報報告をする場合、作業内容や売上といった結果だけを報告することが多いと思います。これは、PDCAサイクルでいう、計画(Plan)、実行(Do)だけを行い、検証(Check)、改善(Action)を行っていないことになります。

なぜうまくいったのか？なぜうまくいかなかったのか？それを自分で考えずに、ただ結果報告だけしていては成果は上がりません。

うまくいったこと⇒よりうまくいかせる方法を考える
うまくいかなかったこと⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

この2つを考える習慣を身につけることが、部下の成長に繋がります。しかし、LINEやビジネスチャットでは難しいでしょう。

すぐにPDCAの振り返りができない

週1回、チームでミーティングをしている会社は多いと思います。それぞれがこの1週間どんな作業をして、どんな結果を出したのかを振り返るためのものです。しかし、チャットで日報や業務報告を行うとどうなるでしょうか。

みなさん、1週間前の業務内容を覚えていますか？覚えていませんよね。だからと言ってチャットを遡って読み返すのは大変な作業です。つまり、チャットだと振り返りがスムーズにできないのです。

チャットもできる日報アプリ

チーム作りに必要なこと

リーダーは計画(Plan)をたて、計画実行(Do)の経過を記録し、成果を振り返り(Check)、改善(Action)しなければなりません。つまりPDCAサイクルを回す仕組みを作る必要があります。1日の行動を振り返り「もっと良い状態にするためにはどうすればよいか」と対話しながら書くと、日報はもっと価値のあるものになります。

日報でPDCAサイクルを回していく・・・それを可能にするのが日報です。しかし、「えー、日報？？以前は書かせていたけど、みんな書かないからやめてチャットにしたんだよ。」といった、日報は定着しないのが課題だと感じている人も多いのではないでしょうか。

そこでいま注目されているのが、パソコンやスマートフォンでも操作できる日報アプリです。提出状況を一目で確認でき、提出期限のリマインドも自動的に行うことができます。

PC・スマホのどちらにも対応したわかりやすいデザインで日報の内容を把握しやすく、特にスマホで一度に全員の日報を確認することができるのも魅力。電車や移動時間など空いた時間で簡単に操作ができるので、日報提出への負担がなくなります。