日報の書き方 日報の活用ガイド

頑張りが伝わる日報の書き方!デキる社員の日報テンプレートをご紹介

2019年4月10日

日報は、1日の仕事内容を報告させるためのものだと思っていませんか?

もちろん、部下の仕事内容を把握することは、上司にとって重要な役割です。 ですが、それだけが日報の目的ではありません。

業務日報は、ポイントを押さえて正しく書けば、生産性がグッと上がり、スキルアップにも繋がります。そこで今回は、頑張りが伝わる日報の書き方をご紹介。今日の日報からすぐに実践できます。

日報を書く部下の画像

日報の3つの目的

気付きや学びを共有する

日報はチーム全員で共有しましょう。お互いの動きが見えたら、成功事例を真似たり、失敗事例を教訓にすることができます。協力したり、足りない部分を補完しあったりもできるでしょう。

日報は、上司が部下の仕事の進捗状況を確認することだけでなく、価値ある情報を共有しあえるのです。

行動改善スピードを上げる

部下の進捗状況を把握することで、上司はタイムリーなアドバイスが可能になります。アドバイスを受けた部下は、業務の見直しをスピーディーに行なうことができます。

つまり、計画(plan)→実践(do)→確認(check)→改善(act)という、いわゆるPDCAサイクルを回すことができるのです。

チーム力を高める

チームとは、目標達成という共通の目的を持った集まり。「チーム全体に関わっている」という当事者意識を生み出すことは、自主性を高め、チーム全体の活力になります。

日報を通じて、目標達成しようと頑張る姿を公開することは、大きな効果があるのです。

日報を共有する画像

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無料で使える!デキる社員になれる日報テンプレート

Plan(計画)-Do(仕事)-Check(振り返り)-Action(改善)という項目をテンプレートに設定すれば、日報を書くだけで自然とPDCAサイクルが回せるようになります。ここでは、無料ダウンロードができる日報テンプレートをご紹介します。

 

 

日報テンプレート

業務日報テンプレート_Google_スプレッドシート

業務日報 無料テンプレート エクセルダウンロードリンク

頑張りが伝わるコツとは?

上司が知りたいのは質!「数字」を用いて定量的に書こう

目標だけでなく、結果や改善策も数字で記載するようにしましょう。数字という客観的な情報は、より伝わりやすいというメリットがあります。

情報共有が活発になれば、チームの成功に繋がります。また、定量的な内容が書かれていれば、上司も評価し易くなります。

例文

定量的に書いた日報の画像

思わず書きたくなる!日報を定着させる2つのポイント

「できたこと」に着目する

日報はあくまでも行動を振り返るためのものであり、反省文ではありません。反省点に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。できたことに着目しましょう。

もし、反省点しか浮かんでこないときは、うまくいかないことから何を学んだかを考えてみましょう。日報は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。

日報にフィードバックする画像

 

日報ツールを使う

日報を短時間で書けるようにするのも、日報を定着させる大事なポイントです。手書きの日報や、会社のパソコンでしか開けないExcelやメールの日報だと、書き手も読み手も負担になります。

でもクラウドツールなら、外出先からスマートフォンで日報を書いたり、移動中にフィードバックをすることも可能です。また、Googleカレンダーと連携して、スケジュール管理ができるような日報アプリもあります。

「日報を書くためだけに会社に帰る」なんてことも無くなり、働き方改革の強い味方となってくれるでしょう。

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まとめ

業務日報は、従業員にとっても、会社にとっても、貴重なノウハウ集です。

共有することでさらに大きな力を発揮し、チームの生産性が格段に向上します。ぜひツールを使った、日報の共有体験をしてみてはいかがでしょうか。

生産性を上げる日報アプリgamba!

日報アプリgamba! (ガンバ)はスマホ・タブレット・PCからカンタンに提出できる日報アプリ。外出先から日報報告や素早いコメントができます。

日報アプリの画像

  • 日報テンプレート機能:PDCAサイクルを回せるテンプレートで業務改善を習慣化
  • Googleカレンダー連携スケジュールの共有、管理で部下の動きを把握。
  • チャット機能急ぎの連絡に最適。スタンプ搭載でコミュケーションも活性化。
  • 目標管理機能:目標達成率をワンクリックでグラフ化
  • 日報提出状況一覧提出状況が一目瞭然。日報の定着を促します。

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