日報の書き方 日報の活用ガイド

【日報はめんどくさい!】メールの日報がもたらす5つのデメリット

2020年5月20日

あなたの会社の日報は、まだ電子メールですか?

朝メールを開くと、メンバーの日報でメールボックスがギッシリ。これでは、せっかくの朝の気持ちよさが台無しです。

また、メールによる日報運用では、せっかくの日報を活用できません。ここでは、メールによる日報運用の課題について考えてみましょう。

日報が面倒な画像

①書くのも読むのも手間がかかる

(件名なし)_-_t_kobayashi_getgamba_com_-_株式会社gamba__メール部下は日報が面倒

「日報を書くのが好きだ!」という人は恐らくいないでしょう。でも、書かなければ上司に怒られるので、仕方なく書く。。。

そんな日報に、タイトルに宛先やCCを入力し、「お疲れ様です。本日の日報を送ります。よろしくお願いします。」のような枕詞を入力して送信•••

この無駄が、従業員の日報嫌いに拍車をかけます。

 

上司は探して、開いて、読むのに手間がかかる

メールの受信ボックスには、日報以外のメールも色々混ざっています。その中から日報タイトルのメールを探すのは、地味に面倒な作業です。

また、部下のメールを1件ずつ開かなければ、読むことができません。もし、メールにエクセルの日報を貼り付ける方法だと、さらにエクセルを開かなくてはなりません。

これが積もり積もって大きな時間の無駄となり、残業を生む温床になっています。

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②メンバーごとの提出状況が把握しづらい

メールは他のメールと日報が混在して、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。また、仕事終わりに集中する日報メールに、緊急性の高いメールが埋もれてしまうこともあります。

③検索ができない

  • 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ?」
  • 「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ?」

メールの日報は、これらの検索ができません。結局、本人に聞くしかありません。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。

これでは、上司にとっても部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

日報検索ができない画像

④有益な情報が共有できない

メール日報の場合、日報を読む人が限られてしまいます。そのため、他の人の目に触れないクローズドな環境下では、書くモチベーションも薄れます。

また、宛先に入っている人にしか届きません。どれだけ有益なノウハウがあったとしても、展開されなければ活用されることはないのです。いわゆる“宝の持ち腐れ”です。

⑤会社に戻らないと日報が提出できない

社外から社内システムにアクセスできないなどの理由で、会社に戻らないと日報が提出できないという状況は多くあります。

帰社してPCを立ち上げ、メールを起動し、日報を打ち終わるまでに十数分はかかってしまいます。これでは日報を書く部下にとっても、それを待つ上司にとっても、時間の無駄です。

メールで日報を書く画像

脱メール日報!業務が効率化する日報とは?

これからの時代、マネジメントをいかに効率良く行うかが、ビジネスを成功に導く決め手。

そこでオススメなのが、日報アプリです。

日報を共有すると、各事業部が今どんな取り組みをしているか、誰がどんな事を考えているのか、会社やチームの状況がわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルアップに繋がります。

ここでは、日報アプリgamba!(ガンバ)を例に、日報をアプリで運用するメリットについてご紹介します。

日報テンプレート機能

毎日何を書いたらいいか考えるのは、ストレスになりがち。

そのため、gamba!は必要な項目を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

また、日報だけでなく、商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

 

無料で日報テンプレートを作ってくれるサービスがある

無料コンサルティング

gamba!の駒崎にお任せください!

今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスがあります。

もちろん、使い方の説明も行っています。

例え導入をしなかったとしても、自社の日報を見直すいい機会になるので、気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

⇨無料日報コンサルティング申込はこちら。

 

KPI(目標)管理

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。

目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認。

KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

gamba!の画像

 

提出状況がわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります

また、毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省け、管理がラクになります。

日報提出一覧

 

確実な報連相で日報以外にも使える

gamba!には、優先的にメッセージを読んで欲しい時に、相手が開封するまで、定期的にプッシュ通知をする機能があります。

たとえば、チラシを作成したい場合、経理グループへ稟議申請や経費申請といったものを投稿すれば、開封が確認されるので、申請できたかどうかがわかります。

さらに、返信が欲しい時は「返信要求ボタン」をつけることで、確実な報連相を行うことができます。

 

検索機能で読みたいものをすぐにピックアップ

期間や人物を指定して検索したり、キーワード検索ができるため、過去の日報が簡単に探せます。

例えば、自分の日報だけを表示させれば、週報や月報がスムーズに作成できます。また、「あの案件どうなってるんだっけ?」と思った時、案件名や顧客名で検索することもできます。

異動や退職の業務引継時にも、キーパソーンは誰で、過去にどのような商談があったのかが把握でき、スムーズに引き継ぎを行えます。

無題のドキュメント_-_Google_ドキュメント

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gamba! は日報で社内コミュニケーションを促進し、ノウハウを共有することで業務の効率化や課題解決をサポートします。

  • 日報テンプレート機能:テンプレートで業務改善を習慣化
  • Googleカレンダー連携スケジュールの共有で動きを把握。
  • チャット機能:スタンプ搭載でコミュケーションも活性化。
  • 目標管理機能:目標達成率をグラフ化
  • 日報提出状況一覧提出状況が一目瞭然。日報の定着を促す。

メールの日報でこれらのマネジメントをするのは大変です。

日報もアプリでスマートに管理する時代。

新しい形の日報を、ますは無料でお試しください。

 

お気軽にご相談ください