日報を電子化するメリットとは？具体的な進め方、おすすめアプリを紹介

あなたの会社の日報、まだ手書きですか？
帝国データバンクの働き方改革に対する企業の意識調査によると、約半数の企業が「業務効率化のためにITシステムを導入した」と回答しています。業務効率化を検討している方はまずは日報の電子化からはじめてみませんか？この記事では、日報の電子化をするメリットを具体的に解説します。

日報の電子化（ペーパーレス化）とは

日報の電子化（ペーパーレス化）とは、従来の紙ベースで作成・管理していた日報業務を、デジタルツールやアプリケーションを活用してオンライン化することです。スマートフォンやタブレット、PCから日報の作成・提出・管理を行い、リアルタイムでの情報共有や検索機能の活用が可能になります。

ペーパーレス化により、情報共有の迅速化、業務効率の向上、コミュニケーションの活性化、コスト削減などの成果が期待できます。また、近年のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進や働き方改革の流れを受け、多くの企業がペーパーレス化を進めており、日報の電子化は業務改善の第一歩として注目されています。

ペーパーレス化の進め方としては大きく二つあり、「紙の書類をスキャンして、電子的に保存する方法」と、「専用のアプリを利用して、書類作成そのものをデジタルに適応させる方法」があります。
日報のペーパーレス化としてはこれまでの紙で作成していた場合はスキャンすることで電子化した上で、専用の日報アプリを導入した上で電子的に管理・運用する、といった進め方が一般的です。

手書きの日報のデメリット

手書きの日報にはさまざまなデメリットが存在します。

①タイムリーな情報共有ができない

• 手書きの作業日報は、書くために物理的な制約があり、会社に戻って記載する必要があります。資料や写真を印刷して添付するとなれば、さらに時間がかかり、残業を助長する一因にもなります。
• 紙の作業日報は担当者、課長、部長…という順に回覧されるため情報が行き渡るのに時間がかかります。日報の情報が行き渡るのに1週間かかる、といった会社も存在します。

情報共有が遅いということは、会社全体の進行スピードも遅くなるということ。会社の状況を把握し、的確な指示を出したいのであれば、日報はデジタル化をした上で、その日のうちに書き、読める体制を作ることをおすすめします。

②情報の検索ができない

「このまえB社の情報が書いてあったのはいつの日報だっけ？」こんな時、手書きの日報は検索ができないので、本人に聞くしかありません。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。

③取りまとめ・管理が大変

• データ集計ができない
  そのままの形式では営業実績などのデータ集計が難しいため、改めて集計管理が必要になります。
• コストがかかる・保存場所を取る
  紙の日報にかかるコストも無視できません。紙、印刷するためのインクはもちろん、それらを保管するスペースも必要です。もし紛失してしまった場合、情報漏えいのリスクもあります。

日報を電子化・ペーパーレス化する5つのメリット

では、日報を電子化するとどんなメリットがあるのでしょうか？
電子日報アプリの例として「日報アプリgamba!（ガンバ）」でご紹介します。

①報告をすぐ作成・チェックできる

スマートフォンやタブレットで報告ができるようになると、場所を選ばず日報を作成できるようになります。このメリットは建設現場や、出張の多い営業職などには特にメリットになります。

管理者も、いつでも現場の状況を把握できるようになり、スピーディー・的確な状況判断ができるようになります。管理者も部下にフィードバックを返しやすくなります。部下の仕事ぶりや進捗状況をチェックするだけでなく、より効果的な仕事の進め方をアドバイスできれば、部下のスキルアップを図ることも可能です。上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整えば、マネジメントしやすくなります。

②ノウハウや知識を共有できる

電子日報では、部下と上司だけの日報ではなく、組織内で共有しあうことで情報共有ツールとしても利用できます。有効なノウハウや知識は部署などにとどまりがちですが、電子日報によって、メンバーのノウハウや知識をシェアできるようになるので、「あの人に聞かなければ分からない…」といった状態が解消され、仕事がスムーズになります。

また、日報でのやり取りを通して新しいアイデアも生まれやすく、課題をスピーディーに改善する可能性が高まります。
同僚や先輩の日報や週報をシェアして読むことは、とても有効です。

③社内コミュニケーションが活発になる

電子日報には、「いいね!」や「コメント」「スタンプ」など、リアクションができる機能があります。簡単に気持ちを表現できるので、上司や同僚と気軽にコミュニケーションができて、チームワークが向上します。

特に、SNSを使い慣れている世代は、そのような気軽なコミュニケーションに慣れており、世代間の壁を取り払うのにも大きな効果を発揮します。

日報のペーパーレス化の進め方

STEP1：現状の課題と目的を整理する

まず「なぜペーパーレス化するのか」を明文化します。「情報共有が遅い」「管理コストを下げたい」「マネジメントの質を上げたい」など、目的によって選ぶツールや運用方法が変わります。

あわせて、現在の日報運用の実態（頻度・提出率・フォーマット・関係者）を洗い出しておくと、ツール選定と社内説明がスムーズになります。目的とKPIを1枚の資料にまとめておくと、導入後の効果測定にも役立ちます。

STEP2：ツールを選定し、無料トライアルで試す

自社の規模・業種・ITリテラシーに合ったツールを2〜3社に絞り、必ず無料トライアルで実際に使って比較します。カタログスペックだけでは「現場が使い続けられるか」はわかりません。

トライアル中は、実際に日報を書く立場のメンバーにも触ってもらい、操作感・入力のしやすさ・モバイルでの使い勝手を確認しましょう。管理者だけでなく、現場メンバー数名にも体験してもらうのがポイントです。

STEP3：1チームでパイロット導入する

いきなり全社展開せず、まず1部署・1チーム（10名程度）で試験運用を始めます。小規模で始めることで、現場のフィードバックを拾いながらテンプレートや運用ルールを整備できます。

パイロット期間は2〜4週間が目安。「提出率」「上司のコメント率」「メンバーの反応」を観察して問題点を洗い出します。パイロット部署のマネージャーが積極的にコメントを返すと、定着率が大幅に上がります。

STEP4：全社展開し、運用を定着させる

パイロット運用の成果と改善点を社内で共有し、全社展開に移ります。このとき、導入説明会や操作マニュアルの整備、リマインド設定など「続けやすい仕組み」を整えることが定着のカギです。

gamba!であれば、提出忘れへのリマインド通知・テンプレート設定・KPIグラフ表示が標準搭載されており、全社展開後も管理者の運用負荷を最小限に抑えられます。また、導入後のサポートも無料で提供しています。「書いたら反応が返ってくる」文化をつくることが、長期定着の最大のポイントです。

日報の電子化におすすめのアプリ３選【無料あり】

日報の電子化におすすめのアプリを３つご紹介します。どれも無料トライアルが可能で、感触を試すのに敷居が低い点でおすすめです。まずは気になったものから試してみましょう。

日報アプリgamba! – 日報専用設計で即日使えるチームの情報共有アプリ

特徴
gamba!は、社内SNSのような感覚で日報を運用できるアプリです。日報のテンプレートやコメント機能を備え、メンバー同士のコミュニケーションを活性化します。Googleカレンダーとの連携や目標達成率のグラフ表示機能もあり、業務の可視化に優れています。

おすすめポイント

• 「いいね！」やコメント機能でリアルタイムなフィードバックが可能
• 提出忘れを防ぐリマインド機能を搭載
• 8500社以上の導入実績があり、信頼性が高い

料金

• ビジネスプラン：980円/月（1ユーザー）
• エンタープライズプラン：1,600円/月（1ユーザー）
  ※15日間の無料トライアルあり

日報アプリgamba!公式サイト

nanoty

特徴
nanotyは、社員同士のコミュニケーションを重視した日報アプリです。コメント機能や「いいね！」機能を通じて、チーム内の情報共有を促進します。工数管理やサンクスポイント機能も搭載されています。

おすすめポイント

• 社員のモチベーションを高めるサンクスポイント機能
• 作業時間や工数を自動集計し、業務効率化をサポート
• シンプルな操作性で、ITリテラシーが低い社員でも使いやすい

料金

• 20～100名のプランが用意されており、規模に応じて選択可能

kintone

特徴
kintoneは、プログラミング不要で業務アプリを作成できるプラットフォームです。日報の電子化だけでなく、顧客管理や勤怠管理など、幅広い業務に対応可能です。

おすすめポイント

• 業務内容に応じた柔軟なカスタマイズが可能
• データベース型で、日報内容を自動的に蓄積・分析
• チームや部門単位でのコミュニケーションを促進

料金

• 月額1,500円/ユーザー（基本プラン）
  ※無料トライアルあり

【比較表】日報の電子化におすすめのアプリ

まとめ

日報の電子化は、業務効率化とコミュニケーション活性化の両面で大きなメリットをもたらします。導入に際しては、自社の規模や業務特性に合わせて適切なツールを選択し、段階的な導入と継続的なフォローアップを行うことが成功のカギとなります。
まずは無料トライアルを活用して、自社に最適なツールを見つけていきましょう。

監修：株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー