日報の書き方 日報の活用ガイド

手書きの作業日報は時代遅れ!今すぐ日報アプリを導入すべき3つの理由

2018年12月13日

あなたの会社の日報、まだ手書きですか?

帝国データバンクの働き方改革に対する企業の意識調査2018によると、約半数の企業が「業務効率化のためにITシステムを導入した」と回答しています。

「紙の日報に限界を感じている」「情報共有ツールを検討している」という方、まずは日報のデジタル化からはじめてみませんか?

この記事では、手書きの作業日報がもたらすデメリットや、なぜ日報のITツール(日報アプリ)が業務効率化に有効なのか、具体的に解説します。

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手書き日報のデメリット①タイムリーな情報共有ができない

出先や現場で日報提出できない

手書きの作業日報は、書くために会社に戻らなければなりません。資料や写真を印刷して添付するとなれば、さらに時間がかかり、残業を助長する一因にもなります。

現場の日報を読むのが1週間後…なんていう会社も

紙の作業日報は、担当者→課長→部長→社長という順に回覧されるため、時間がかかります。もし外出や出張が続けば、読むのは1週間後ということもあるでしょう。

新聞で考えてください。1週間前の新聞を読んで、今の状況を把握できるでしょうか?ビジネスでも同じです。1週間前の日報は、"とりあえずハンコを押すだけのもの"となって形骸化します。

日報はその日のうちに確認すべし

情報共有が遅いということは、会社全体の業務スピードも遅くなるということ。会社の状況を把握し、的確な指示を出したいのであれば、日報はその日のうちに読まないと意味がありません。

人手不足の昨今、自ら営業活動も行うというプレイングマネジャーが増えています。自分が出張しているとき、日報をタイムリーに確認できないというのは、部下のマネジメントができていないも同然です。

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手書き日報のデメリット②検索ができない

「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ?」

「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ?」

手書きの日報はこういっった検索ができないので、結局、本人に聞くしかありません。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。

これでは、上司にとっても部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

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手書き日報のデメリット③取りまとめ・管理が大変

提出状況の把握・集計ができない

誰が提出して、誰が未提出なのか、1枚1枚確認しなければなりません。また、訪問件数や営業実績といった集計もできないため、別途エクセルでの集計管理が必要になります。

コストがかかる・保存場所を取る

紙、印刷するためのインク、保管用ファイルなどのコストがかかり、それを保管するスペースも必要です。もし紛失してしまった場合、情報漏えいのリスクもあります。

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もしスマホで日報が読み書きできたら?

スマートフォンで部下の日報を読むことができたら、いつでもどこでもチームの状況を把握し、タイムリーに指示出しができます。それを可能にするのが、日報アプリです。

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いつでも・どこでも・どの端末でも!日報アプリのメリット

日報は専用システムを導入するとかなりのコストがかかりますが、アプリなら格安で利用することができます。

ここでは、日報アプリの代表格であるgamba! (ガンバ)を例に、日報アプリのメリットをご紹介。日報で社内コミュニケーションを促進し、ノウハウを共有することで業務の効率化や課題解決をサポートします。

日報アプリの画像

いつでも・どこでも・どの端末でもタイムリーに情報共有できる

gamba!は「いつでも(移動中など)」「どこにいても(出張先など)」「どの端末でも(タブレットやスマホから)」日報を共有できます。メモのように都度、情報をサッと記入しておけば、書き漏れも防げます。

ビジネスチャットで社内メールがいらなくなる

急ぎの連絡はビジネスチャットがオススメメールのように、タイトル、宛先やCCを入力し、「お疲れ様です。よろしくお願いします。」といった定型文も必要ありません。

gamba!のチャット機能

 

提出状況が一目でわかる

未提出のメンバーが一目で分かります。また、指定した時刻に日報投稿を促す通知もできるので、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間も省けます。

提出状況一覧

 

Googleカレンダー連携でスケジュール管理

gamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!わざわざ転記したり、コピペする必要はありません。メンバーのスケジュール管理が上手にできれば、仕事の生産性やクオリティが上がります。

Googleカレンダー連携

 

Excelダウンロードで、印刷や集計ができる

投稿データは、Excelダウンロードして集計や分析に使えます。プリントアウトもできるので、「紙で読みたい」という要望にも対応しています。

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検索機能で読みたいものをすぐにピックアップ

自分の投稿だけソート表示させれば、週報や月報がカンタンに作成できます。案件名や顧客名で検索も可能。異動や退職の業務引継もスムーズにできます。

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脱"手書き日報"!アプリで作業日報をもっと効率化しよう

日報は共有することでマネジメントの武器になります。

日報アプリなら、情報共有のしやすさ、検索機能、社内コミュニケーションとしての機能など、あらゆる面において効果的です。時間や手間を削減できます

日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい形の日報を、ますは無料でお試しください。


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