製造業で日報をクラウド化するメリット

最終更新日:2023年1月6日

本記事は、製造業で日報作成プロセスの改善をお考えの方に向けて記載いたしました。

効果的な日報作成プロセスの重要性を、当社のサービス「日報アプリgamba!(ガンバ)」のお客様の事例を交えて解説します。さらに、日報作成に役立つヒントもご紹介します。

生産性・効率性を少しでも向上させたいと考える経営者様はぜひご覧下さい。

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製造業における効果的な日報作成プロセスの重要性

日報は業務効率の向上や、十分な情報に基づいた意思決定を行うために不可欠なツールです。

製造業において日報は生産数や在庫レベルなど、日々の活動状況を追跡し、日々の進捗状況や状態を監視するために使用されます。

日報を利用することで状況を把握できるようになると問題が発生しそうな状況を察知し、積極的に対処することができます。

こうした日々の積み重ねが結果的に最終的に生産性と収益性の向上につながります。

さらに、日報は生産目標に対する進捗状況を把握し、将来の計画を立てるためにも活用できます。

製造業では特に効果的な日報作成プロセスを導入することが不可欠です。

日報をうまく運用するためのポイント

ここで製造業に特化した運用ポイントをお伝えする前に、日報の運用全般において大事なポイントをご紹介します。

  • フィードバックを欠かさない
    少なからず負担感のある日報に対して、やる気を持って臨んでもらうには、適度なフィードバックが必要です。日報を読んで終わりにするだけでなく、コメントやフィードバックを返すようにしましょう。

  • 作成しやすい形で日報を行う
    紙で日報を行なっていませんか。
    一昔前では日報といえば紙に記入する形式ですが、さまざまなツールが存在する今、紙で行うことは日報作成の観点からも、管理者側の観点からも利点がありません。
    電子的なツールを用いて日報を行うようにしましょう。

参考⇨日報とは?|書き方と例文、運用方法|日報テンプレート

効果的な日報を作成するためのヒント

製造業において効果的な日報を作成するためには、綿密な計画と細部へのこだわりが必要です。

ここでは、効果的な日報を作成するために役立つヒントを紹介します。

  • 特定の製造工程における主要な指標に焦点を当てる。多くの統計を取りすぎず、最も深い洞察を得られる情報に焦点を当てる。
  • 日報のレイアウトは整理され、見やすくする。一目で理解できるレポートでなければなりません。
  • 可能な限り電子化、省力化する。
    クラウドベースのシステムを使用することでスマートフォンでも作成をできるようにし、かつ、なるべく簡便な形で日報を作成できるようにしましょう。

日報のクラウド化のメリットについて

日報のクラウド化により、時間とコストの削減、日報プロセスの合理化が可能になります。

日報を電子化することで、手作業が減り、報告プロセス全体がスピードアップします。

また、デジタルデータは見落としや誤認がほとんどないため、正確性を高めることができます。また、デジタルデータであれば、組織内の全員が同じ手順やプロセスに従うようにすることができます。さらに、デジタルデータを活用することで、日々の業務がより可視化され、よりスマートで迅速なビジネス上の意思決定が可能になります。

クラウド日報に移行する方法

クラウド日報システムへの移行プロセスには、十分に計画された計画的なアプローチが必要です。

まず、既存の紙ベースの問題点を把握して、電子システムによってどのように改善し、自動化できるかを検討することから始める必要があります。

次に、セキュリティなど、どのような要件が必須かを考え、社内で共有することが必要です。
また、電子化のメリットを最大限に活かすために、従業員の方のITに対するトレーニングや社内リソースの補強も重要な要素になるでしょう。

社内のリソースなどがない場合は、導入するツールの会社に初期設定などをお願いすることもお勧めです。

日報のペーパーレス化の進め方 | おすすめアプリや事例を紹介

弊社の製造業のお客様の日報の実例

以下では、製造業における日報のクラウド化に成功した事例を3つご紹介します。
事例を参考に、自社ではどのようにIT化を進めていくべきかを十分検討しましょう。

三陽工業株式会社(製造業、および人材派遣業)

同社では、gamba!を導入する前は「中身のない日報が提出される・提出漏れが多い」といった状況で、日報が形骸化していました。

そうした状況でより良いツールを求めて導入をしたのが日報共有アプリgamba!です。

gamba!導入後は、gamba!が軸になりコミュニケーションを取れる様になり提出もしっかりとされる様になりました。

6年前にgamba!を導入した時は10人だったのが、いまでは130人になりました。もし、「今日からgamba!を使えません」となると、自分としては、めちゃめちゃ怖いです。晴れてる状況から、霧がかかって視界不良になってしまうイメージです。

詳しくはこちら⇨日報アプリgamba!導入事例:三陽工業株式会社

株式会社東和様(自動車販売・整備)

同社では、gamba!を導入する前はそれぞれのメンバーが自部署のミッションのみを考えて働いており、結果的に社内全体で非生産的になっているという課題を持っていました。

そこで導入をしたのが日報共有アプリgamba!です。

gamba!でお互いの日報を見ることで、他部署の状況も把握できるようになり、メンバーが他部署の状況を考慮した働き方をするようになり、生産性アップしました。

もともと日報にはアレルギーを持っている人が多かったのですが、gamba!を導入してからは、文字に色を付けて見やすくしたり、ユーモアを交えた書き方をしたりと楽しんで投稿してくれるようになったみたいです。シェアしあって、コメントが来る点を楽しんでいるのかもしれません。

詳しくはこちら⇨日報アプリgamba!導入事例:株式会社東和様

誠鍍金工業株式会社(金属加工業)

同社では、gamba!を導入する前は経営層から社員、社員から経営者と、お互いに一方通行のコミュニケーションが多くより良い情報共有の手段が必要だと課題を抱えていました。

そこで、情報共有ツールとして導入したのが日報共有アプリgamba!です。

gamba!導入後は、日報という形で自然に情報共有がなされるので、「言った・言わない」のトラブルが無くなったとのことです。

情報共有ツールとしてとても活用できています。口頭ではわざわざ言わないことも、とにかくどんどん上げるというスタンスで使っています。細かい内容が思い出せないときも検索機能があるので助かっています。今までは口頭でのコミュニケーションが中心だったのですが、文字に残すことの便利さを感じています。言った、言わないが無くなることで、生産性も上がったような気がします。細かいことでも連絡ができるので助かっています。

詳しくはこちら⇨日報アプリgamba!導入事例:誠鍍金工業株式会社

まとめ

製造業において日報は現場の状況把握、生産性向上において欠かせません。

日報のクラウド化に移行することで、多くのメリットが得られます。
クラウドの日報に移行することで、時間とコストの削減、業務の可視化などを実現できます。

より良い日報の運用を模索するためにぜひ日報アプリを使用することをお勧めします。

代表的なクラウド日報アプリ

公式サイト https://www.getgamba.com/

日報アプリgamba!は株式会社gambaが提供する日報アプリです。

日報としての各種機能はもちろん、日報へいいね!やコメントが送れるようになっており、コミュニケーションの機能も充実しています。

gamba!では上司と部下の間だけではなく、日報をメンバー同士で共有することができます。メンバー同士でそれぞれの活動を把握して、コメントし合うことで社内コミュニケーションが活性化します。

無料トライアルを実施しているのでぜひお試しください。

・テンプレート機能をはじめとした日報としての機能を豊富に搭載

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