テレワーク 日報の活用ガイド

【2020年6月】テレワーク導入や働き方改革を支援する助成金特集

2020年6月4日

コスト面の心配から、テレワークの導入を迷っていませんか?

国や地方自治体が実施するテレワーク助成金を活用すると、通信機器やクラウドサービスの導入費用が助成されます。

今まで見合わせていた企業は、この機会がチャンスです。

ここでは、テレワーク導入や働き方改革を支援する助成金についてご紹介します。

厚労省 【働き方改革推進支援助成金】

テレワークに取り組む中小企業事業主に対して、費用の一部を助成するテレワークコースです。

支給対象となる取組

いずれか1つ以上。

○テレワーク用通信機器の導入・運用
○保守サポートの導入
○クラウドサービスの導入
○就業規則・労使協定等の作成・変更
○労務管理担当者や労働者に対する研修、周知・啓発
○外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング
 

成果目標の設定

 1.評価期間に1回以上、対象労働者全員にるテレワークを実施
 2.評価期間において、週間平均1日以上のテレワークを実施
 3.労働者の月間平均所定外労働時間数を前年と比較して5時間以上削減
 
 

支給額 

申請期限

交付申請の受付は令和2年12月1日(火)
 (なお、支給対象事業主数は国の予算額に制約されるため、12月1日以前に受付を締め切る場合があります。)
 

【参照】 厚生労働省 働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

 

厚労省 【働き方改革推進支援助成金】

対象事業主

新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを新規で導入する、労働者災害補償保険の適用中小企業事業主。(試行的に導入している事業主も対象)

 

助成対象の取組

  • テレワーク用通信機器の導入・運用
  • 就業規則・労使協定等の作成・変更
  • 労使協定等の作成・変更
  • 労務管理担当者に対する研修
  • 労働者に対する研修、周知・啓発
  • 外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング

 

助成の対象実施期間

令和2年2月17日~5月31日

 

支給額

補助率:1/2(1企業当たりの上限額:100万円)

 

【参照】 働き方改革推進支援助成金(テレワークコース))

東京都 【はじめてテレワーク】

テレワーク導入促進整備補助金です。

補助対象事業者

  • 東京都が実施するテレワーク導入に向けたコンサルティングを受けている
  • 東京都内に勤務している常時雇用労働者が2〜999人
  • 就業規則にテレワークに関する規則がない
  • 東京都が実施する「2020TDM推進プロジェクト」に参加


 

申請の受付期間

2020年4月8日〜2021年3月31日(予算の全額が執行された時点で終了)

 

対象となる事業の実施期間

支給決定日から3ヶ月以内

 

支給額

  • 従業員数100人未満:40万円
  • 従業員数300〜999人:70万円
  • 従業員数100〜299人:110万円
  • 補助率:10/10

 

【参照】 東京しごと財団 | はじめてテレワーク(テレワーク導入促進整備補助金)

 

東京都 【事業継続緊急対策(テレワーク)助成金】

都内の中堅・中小企業に対して、テレワーク導入にかかる経費の一部のサポートを受けられます。

 

対象となる事業主

  • 東京都内に本社を構える中堅・中小企業
  • 常時雇用する労働者が2〜999名の企業
  • 東京都が実施する「2020TDM推進プロジェクト」への参加

 

助成対象

  • テレワーク用機器の購入費
  • 機器の設置・設定費
  • クラウドサービスの利用料
  • 業務委託料
  • 機器の導入・運用サポート費
  • 機器のリース料

 

申請の受付

2020年5月12日まで

 

対象となる事業の実施期間

支給決定通知日から2020年6月30日までに完了できる取り組み

 

支給額

  • 助成率:10/10
  • 限度額:250万円

 

【参照】 東京都| 事業継続緊急対策(テレワーク)助成金募集を開始します!

 

東京都 【働き方改革宣言奨励金】

従業員の長時間労働の削減及び年次有給休暇等の取得促進に向け、目標及び取組内容を定め、全社的に働き方・休み方の改善に取り組むことを目的としています。

A働き方改革宣言事業【必須】 

雇用する正社員の働き方・休み方について、次の1〜4のすべての取組事項を実施

1 長時間労働の削減、年次有給休暇等の取得促進に向けた問題点の抽出
2 原因分析及び対策の方向の検討
3 目標及び取組内容の設定(働き方改革宣言書の作成)
4 社内周知

 

B制度整備事業

次の①②いずれも実施
①【働き方の改善】又は【休み方の改善】に定める制度の労使協定を締結
②制度内容を就業規則等に明文化する

 

奨励額(最大70万円)

A 働き方改革宣言事業 30万円
B 制度整備事業
①【働き方の改善】制度を1つ以上で10万円(※)
②【休み方の改善】制度を1つ以上で10万円
③両制度をいずれも1つ以上整備し、合計5つ以上で10万円

 

対象事業者

都内で事業を営む中小企業

 

事前エントリー受付日時

【参照】働き方改革宣言奨励金

 

横浜市 【職場環境向上支援助成金・中小企業職場環境向上支援助成金】

テレワークがもたらす3つのメリット

①新人人材確保

中小企業にとって、人材確保は経営の最重要課題。著しい人口減少社会によって、給与水準の高い大企業には人が集まる一方、中小企業ではますます優秀な若手人材の確保が厳しくなることが予想されます。

新卒市場では「多様な働き方を認めてくれること」が学生の会社選びの条件として挙げられています。テレワークの導入は、企業を魅力的にみせる1つの手段でもあります。

そのため、在宅勤務をはじめとしたテレワークを採用し、子育てや介護などやむを得ない事情で離職をせずに済むような環境を整えることが不可欠です。

 

②中堅社員の離職防止

また、今後の予想されるのが、介護離職の増加です。介護離職するのは中核を担っている40代~50代。

もし彼らが退職したら、同じスキルを持っている人材を確保するのは極めて困難です。中核社員が介護離職しなくてすむ環境を整えることで離職率を下げ、企業の労働力を維持できます。

 

③コスト削減

導入初期にコストがかかったとしても、長期的に見ると、印刷や紙購入コストの削減に繋がります。テレワークの導入は、経費が削減できる良いチャンスと捉えることができるでしょう。

また、オフィスへの出社は通勤ラッシュで体力が消耗したり、周りが帰ってないから自分も帰りづらいといった様々なストレスがつきまといます。

しかし、テレワークであれば通勤ラッシュに揺られることもなく、通勤に費やしていた時間を有効活用できます。従業員のストレスを減らすことができれば、仕事へのモチベーションも向上します。

オフィスに出社する人数が減れば、通勤定期代を支払う必要がなくなります。その上、より賃料の安いオフィスへと引っ越せば、デスクスペースにかかるコスト削減できます。

また、育児や介護による退職を防げるので、人材獲得コストや社員の教育費も必要ありません。

 

テレワークを効率化するクラウドツール

テレワークを実施すると、顔を合わせて働く機会が少なくなります。そこでオススメしたいのが、日報アプリです。

日報を共有すると、各事業部が今どんな取り組みをしているか、誰がどんな事を考えているのか、会社やチームの状況がわかるようになります。

実際に会っていなくても、まるで会っているかのようなコミュニケーションがとれるようになり、連携がよくなります。

ここでは、弊社が提供する日報アプリgamba!がテレワークでどう使えるかをご紹介します。

 

日報テンプレート機能

gamba!は日報を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

また、日報だけでなく、商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

 

無料で日報テンプレートを作ってくれるサービス

無料コンサルティング

今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスがあります。

もちろん、使い方の説明も行っています。

例え導入をしなかったとしても、自社の日報を見直すいい機会になるので、お気軽にご利用ください。

⇨無料日報コンサルティング申込はこちら。

 

KPI(目標)管理

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。

目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認。

KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

gamba!の画像

 

提出状況がわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります

また、毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省け、管理がラクになります。

日報提出一覧

 

確実な報連相で日報以外にも使える

gamba!には、優先的にメッセージを読んで欲しい時に、相手が開封するまで、定期的にプッシュ通知をする機能があります。

たとえば、チラシを作成したい場合、経理グループへ稟議申請や経費申請といったものを投稿すれば、開封が確認されるので、申請できたかどうかがわかります。

さらに、返信が欲しい時は「返信要求ボタン」をつけることで、確実な報連相を行うことができます。

 

検索機能で読みたいものをすぐにピックアップ

期間や人物を指定して検索したり、キーワード検索ができるため、過去の日報が簡単に探せます。

例えば、自分の日報だけを表示させれば、週報や月報がスムーズに作成できます。また、「あの案件どうなってるんだっけ?」と思った時、案件名や顧客名で検索することもできます。

異動や退職の業務引継時にも、キーパソーンは誰で、過去にどのような商談があったのかが把握でき、スムーズに引き継ぎを行えます。

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テレワークは中小企業が生き残るための鍵

ご紹介したように、テレワーク導入の助成金・補助金の制度はたくさんあります。

東京五輪の開催や、新型コロナウイルスの感染拡大などを鑑みても、テレワークの導入は今後企業が生き残るための鍵。

ぜひ、助成金をうまく活用しましょう。

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