運転日報とは？記入例からテンプレート、注意点まで紹介
運転日報とは何か、そのために書かなければならないことは何かご存知でしょうか。
この記事では、運転日報を書く際の基本や必修事項について紹介しています。運転日報とは何か、記載すべき基本的な構成要素、構成方法について解説しています。また、運転日報を効率的に運用する方法についてもお伝えさせていただきます。
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目次
運転日報とは？
運転日報とは、ドライバーが日々の運転業務の詳細を記録する文書です。走行距離、運転時間、休憩時間、燃料消費量などの基本情報に加え、配送先や特記事項も含まれます。2024年4月からは、改正貨物自動車運送事業法により、一定規模以上の事業者に対して運転日報の作成が義務化されました。この法改正は、運転手の労働環境改善と道路交通の安全性向上を目的としています。
道路交通法施行規則
道路交通法施行規則では、事業用自動車の運転者は運転日報の記録と保管が義務付けられています。運転者氏名、運転時間、走行距離、休憩時間などの基本的な運行記録に加え、点検状況や特記事項の記入が必要です。これらは安全運転管理や労務管理の基礎資料として活用され、事故防止や効率的な運行管理に重要な役割を果たしています。
貨物自動車運送事業輸送安全規則
貨物自動車運送事業輸送安全規則は、貨物自動車運送事業法に基づき、安全な輸送の確保を目的とした規則です。運転者の乗務記録（運転日報）については、第8条で運行記録計による記録とともに、運転時間、走行距離、休憩時間等の記録と1年間の保存を義務付けています。デジタル化に対応し、運転日報アプリ等による電磁的記録も認められています。
運転日報を記載しなければいけない企業
自動車を業務用で使用している企業は運転日報の記載を義務付けられており、それぞれ定義があります。
運送業などを営む事業者
貨物自動車運送事業輸送安全規則の第八条（業務の記録）にて運転日報の記載が義務付けられています。これは一般貨物自動車運送事業者、特定貨物自動車運送事業者、貨物軽自動車運送事業者に適用されます。運転者名、乗務した自動車の情報、乗務の開始・終了時刻、主な経過地点などの詳細な記録が求められます。
社用車を保有している事業者
乗車定員数が11人以上の自動車においては１台、その他の自動車においては５台以上保有している企業が「社用車を保有している事業者」とみなされます。（道路交通法施行規則（昭和三十五年総理府令第六十号）の第九条の八より）これらの企業も運転日報の記載が必要です。
運転日報で記載すべき項目
運転日報は安全管理と業務効率化に不可欠な記録です。運転者情報、走行詳細、車両状態などを記載し、法令遵守、事故防止、コスト管理に活用します。適切な記録と分析で企業の安全文化と効率的な車両運用を実現できます。
運送業などを営む事業者
貨物自動車運送事業輸送安全規則 第八条（業務の記録）では、運送業では以下の項目の記載が必要とされています。
・運転者の氏名
・使用した事業用自動車の自動車登録番号、あるいはその他の事業用自動車を識別できる表示
車のナンバーや車種など、運転した車を特定できる情報を記載します
・乗務の開始および終了の場所、日時、おもな経過地点、乗務した走行距離
乗務の出発地点と行き先と、それぞれの到着日時と距離を記載します。
・運転を交代した場合は、その場所と日時
複数人で運転を行なった場合は、どの時間に誰が運転したのかを特定できるようにします。
・休憩や睡眠をとった場合は、その場所と日時
・貨物の積載状況について（車両総重量が8t以上、または最大積載量が5t以上の普通自動車である事業用自動車に乗務した場合）
大型車の場合は、貨物の積載状況を記載します。
・交通事故などの異常が発生した時の概要と原因
事故があった際は、その状況と、その原因を記載します。
社用車を保有している事業者
社用車を保有している事業者は、効果的な車両管理と安全運転の確保のため、運転日報に以下の項目を記載する必要があります。これらの項目は、道路交通法施行規則に基づいています。
- 運転者名
- フルネームを記載し、複数の運転者がいる場合は明確に識別できるようにします。
- 運転者の責任の所在を明確にし、適切な労務管理にも役立ちます。
- 運転の開始及び終了の日時
- 日付と時刻を正確に記録します（例：2024年7月24日 9:00開始、17:30終了）。
- この情報は、運転時間の管理や労働時間の把握に不可欠です。
- 運転した距離
- 走行距離計の数値を出発時と到着時に記録し、その差を計算します。
- この情報は、燃費管理や車両のメンテナンス計画に役立ちます。
- その他（安全な運転を確保するため必要な事項）
- 以下のような項目が含まれる場合があります：
- 目的地と経路
- 休憩時間と場所
- 燃料補給量と場所
- 天候条件
- 車両の不具合や異常
- 交通事故やニアミスの報告
- これらの情報は、安全運転の促進や事故防止、車両管理の効率化に役立ちます。
- 以下のような項目が含まれる場合があります：
これらの項目を正確に記録することで、企業は車両の使用状況を把握し、安全管理を強化できます。また、燃費の改善や効率的な配車計画にもつながり、結果として運用コストの削減にも寄与します。運転日報は単なる記録ではなく、企業の安全文化を醸成し、業務効率を向上させるための重要なツールとして活用できます。
運転日報アプリの無料テンプレート
ここからは、無料でダウンロードできる運転日報のテンプレートを紹介させていただきます。
社用車を保有している事業者
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運送業などを営む事業者
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運転日報の運用方法
運転日報の効果的な運用は、安全管理と業務効率化の要です。適切な記録、定期的な確認、データ分析、そしてフィードバックのサイクルを確立することで、運転業務の質を向上させ、リスク管理を強化できます。以下、具体的な運用ステップを紹介します。
ステップ1: 日報の記入と提出
運転者は毎日の業務終了後、運転日報を丁寧に記入します。走行距離、燃料消費量、訪問先、特記事項などを漏れなく記録します。記入後は速やかに上司や管理部門に提出します。デジタル化されている場合は、システムへの入力を確実に行います。正確な情報を迅速に共有することで、問題の早期発見と対応が可能になります。
ステップ2: 日報の確認と分析
管理者は提出された日報を毎日確認します。走行距離や燃料消費量の異常、安全運転への懸念事項などをチェックします。また、定期的に（週次や月次で）データを集計・分析し、傾向や課題を把握します。例えば、特定ルートでの燃費悪化や、運転時間の長期化などの問題点を洗い出します。この分析結果は次のステップの改善策立案に活用されます。
ステップ3: 改善策の立案と実施
日報の分析結果をもとに、具体的な改善策を立案します。例えば、燃費向上のためのエコドライブ研修、効率的な配送ルートの再設計、長時間運転を避けるためのシフト調整などが考えられます。立案した改善策は、運転者や関係部署と共有し、実施に向けて準備します。改善策の実施にあたっては、明確な目標設定と進捗管理が重要です。
ステップ4: フィードバックと継続的改善
改善策の実施後は、その効果を日報データで検証します。効果が見られた施策は継続・強化し、期待通りの結果が得られなかった場合は原因を分析し、新たな対策を検討します。また、定期的に運転者との面談やミーティングを行い、現場の声を直接聞くことも重要です。このPDCAサイクルを回すことで、継続的な業務改善と安全性向上を実現します。
運転日報の注意点
運転日報は有用なツールですが、導入や運用には注意が必要です。特に、作成や管理にかかる工数と手間が課題となりがちです。しかし、適切に対処することで、これらの問題を最小限に抑え、メリットを最大化できます。
工数がかかる
運転日報の作成には一定の時間と労力が必要です。特に手書きの場合、運転者の負担が大きくなりがちです。この問題に対しては、デジタル化やテンプレートの活用が効果的です。タブレットやスマートフォンを使用したアプリでの入力や、簡単に記入できるフォーマットの採用により、作成時間を短縮できます。また、GPSデータの自動記録など、テクノロジーの活用も検討しましょう。
管理が面倒
紙の日報は保管スペースの確保や検索の手間など、管理面での課題があります。これに対しては、クラウドベースの管理システムの導入が有効です。デジタル化することで、保管スペースの問題が解消され、データの検索や分析も容易になります。さらに、セキュリティ面でも優れており、アクセス権限の設定やバックアップの自動化など、より安全で効率的な管理が可能になります。
運転日報の保管期間とは
運転日報の保管期間は、法律で明確に定められているわけではありませんが、一般的には最低1年間の保管が推奨されています。これは、道路運送車両法で定められている運行記録計（タコグラフ）の記録の保存期間に準じています。
ただし、業界や企業の方針によっては、より長期の保管を行うケースも多くあります。例えば、
- 税務関連：法人税法により、帳簿書類は原則7年間の保存が必要です。運転日報が経費精算の根拠となる場合は、この期間の保管が望ましいでしょう。
- 労務管理：労働時間の管理や残業代の計算根拠として、3年間の保存が推奨されます。
- 事故対応：交通事故の民事訴訟の時効は3年ですが、慰謝料請求の場合は20年となるため、長期保管が安全です。
- データ分析：長期的な傾向分析や業務改善に活用するため、可能な限り長く保管する企業もあります。
デジタル化により長期保管が容易になった現在、必要に応じて柔軟に保管期間を設定することが可能です。ただし、個人情報保護の観点から、必要以上に長期の保管は避けるべきでしょう。
運転日報を記載・保管しない場合の罰則は？
運転日報の記載や保管に関して、直接的な法的罰則は設けられていません。しかし、記載・保管を怠ることで、様々なリスクが生じる可能性があります。
- 労務管理の不備：労働時間の正確な把握ができず、残業代の未払いや過労運転などの問題が発生する可能性があります。
- 事故時の責任追及：事故発生時に運転状況の証拠がないため、適切な対応や原因究明が困難になる可能性があります。
- コンプライアンス違反：業界によっては、運転日報の作成が義務付けられている場合があり、違反とみなされる可能性があります。
- 経営判断の誤り：データ不足により、適切な経営判断や業務改善が困難になる可能性があります。
これらのリスクを考慮すると、運転日報の適切な記載と保管は、企業防衛の観点からも重要だと言えます。
運転日報の活用事例
運転日報は単なる記録以上の価値があります。適切に活用することで、業務効率の向上、コスト削減、安全性の向上など、様々な面で企業に貢献します。以下、具体的な活用事例を紹介します。
事例1: 燃費改善によるコスト削減
A運送会社では、運転日報の燃料消費量データを分析し、燃費の良い運転手の運転方法を全社で共有しました。その結果、1年間で燃料コストを10%削減することに成功。環境負荷の低減にも貢献し、CSR活動としても評価されました。
事例2: 効率的な配送ルート設計
B宅配会社は、運転日報の配送時間と走行距離のデータを活用し、AIによる最適ルート設計システムを導入しました。その結果、配送効率が20%向上し、残業時間の削減と顧客満足度の向上を同時に達成することができました。
事例3: 事故率の低減
C社では、運転日報に記載されたヒヤリハット情報を分析し、危険箇所マップを作成しました。これを全ドライバーに共有し、注意喚起を行った結果、前年比で交通事故発生率を30%低減。保険料の削減にもつながりました。
事例4: 労務管理の適正化
D社は、運転日報のデータをもとに労働時間を正確に把握し、適切なシフト管理を実現しました。その結果、過労運転のリスクが減少し、ドライバーの健康管理が改善。離職率の低下と採用コストの削減にもつながりました。
事例5: 車両メンテナンスの最適化
E社では、運転日報の走行距離や車両状態のデータを活用し、予防的メンテナンスシステムを構築しました。これにより、突発的な車両故障が減少し、稼働率が向上。修理コストの削減と顧客への安定したサービス提供を実現しました。
運転日報を記入するには、日報アプリがオススメ！
上記テンプレートを紹介させていただきましたが、実はアプリでも運転日報を記入することが可能です。ここからは、運転日報をアプリで書くメリットについてお伝えさせていただきます。
紛失する危険性が減る
運転日報において、法律で１年間保存しなければいけないとされております。それを、紙で保存をするとファイリングなどで保存する場所が必須です。また、過去の日報を探す際も色々なファイリングから探さなければいけないと負担が多いです。しかしながら、日報アプリを利用すると保存はクラウドできますし探す手間も殆ど無くなります。
書く人の手間が減る
手書きで書くことによって、１枚の日報を書くのに30分ほど費やすという話もよく聞きます。アプリ化をすることによって、選択項目などで記入することができるほか集計なども簡単にできる様になります。
おすすめの運転日報アプリ
ここまで、運転日報について紹介させていただきましたが弊社の日報アプリgamba!でも運転日報を利用することが可能です。
弊社の日報アプリgamba!で、運転日報を利用するメリットは以下の通りです。
- 選択項目が利用できるため書く人の手間が減る
- アプリでも利用できるためいつでもどこでも、記入と確認をすることができる
- 画像や動画を無制限に添付をすることができる
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