報告書とは？書き方のポイントや記載項目を解説【テンプレートあり】
報告書は、仕事の成果や進捗を上司や他の部署に伝えるための重要な書類です。情報を整理し、誰もが理解しやすい形で提供することで、職場の効率的な情報共有を実現します。本記事では、報告書の基本構成や種類別の目的、書き方のポイントを詳しく解説します。質の高い報告書を作成し、チームや組織全体の業務をスムーズに進めるためのヒントをご紹介します。
報告書とは？
報告書とは、仕事の成果や進み具合をまとめた書類で、上司や他の部署に情報を伝えるために使います。この書類は情報がすぐにわかるように整理されているため、読む人は大切なポイントをすぐに理解でき、スムーズに次の行動を決めることができます。職場での効率的な情報のやり取りには、報告書が欠かせません。
報告書の構造
報告書の作成においては、各部門が実施した業務の詳細と成果を網羅的に記述することが求められます。報告内容は、背景、目的、実施内容、結果、および次のステップなど、明確なセクションに分けて整理されます。特に、成果に関する詳細なデータや評価を、具体的な数字や事例を交えて記載することが重要です。このような構造は、報告書の透明性を高め、読み手にとって理解しやすい内容にするために不可欠です。
報告書の主要セクション：
- 標題 日付や報告書のタイトル、担当者の名前などが記載されます。
- 概要: 報告書の目的や概要、背景情報を説明します。
- 詳細内容: 実施した活動の詳細やプロセスを記述します。活動による成果や成果の評価を詳しく記述します。
説明文の構造
説明文では、具体的なプロジェクトの成果や効果を詳細に分析し、評価します。この文書の主要なセクションには、「導入部」、「小導入部」、「評価文書の詳細」が含まれ、それぞれの目的と機能を明確にしています。全体的な目標は、プロジェクトの目的と実際の成果を照らし合わせ、具体的な改善策を提案することです。
報告書の種類別の目的とポイント
トップ・役員へ提出する報告書
トップや役員に提出する報告書は、組織の戦略的な意思決定に不可欠です。これらの報告書は、組織全体のパフォーマンス、進捗、問題点、及び提案する解決策を網羅します。
目的
- 戦略目標の進捗報告: 目標達成の進行状況を示し、達成度や未達成部分を明確にします。
- リスクと問題点の報告: 現在のリスクや問題点、及びそれに対する対策を提示します。
- 財務情報の提供: 収益、経費、予算の状況を詳細に報告します。
- 将来の計画や提案: 戦略や提案を示し、承認を求めます。
ポイント
- 簡潔かつ明確な表現: 重要な情報は要約し、図表やグラフを活用します。
- データに基づいた分析: 信頼性のあるデータを使用して主張や提案を裏付けます。
- 論理的な構成: 問題の背景、現状分析、提案内容の順序で記載します。
- タイムリーな情報: 最新の情報を提供し、意思決定に即応できるようにします。
トップや役員への報告書は、組織の方向性を左右する重要な文書です。
上司、先輩など部署内で出す報告書
上司や先輩に対して部署内で提出する報告書は、日常業務の進捗や問題点を共有し、効率的な業務遂行を支える重要なツールです。これらの報告書は、チーム内のコミュニケーションを円滑にし、組織全体の目標達成に寄与します。
目的
- 業務進捗の共有: 現在の業務進行状況を報告し、スケジュール管理やリソース配分の参考にします。
- 問題点と対応策の報告: 発生した問題やリスクを共有し、迅速な対応策を検討・実施します。
- 成果の報告: 達成した成果やプロジェクトの完了状況を報告し、チーム全体のモチベーションを向上させます。
- 次のステップの確認: 今後の計画や必要なサポートを明確にし、業務の円滑な進行を図ります。
ポイント
- 簡潔で具体的な表現: 報告内容は具体的かつ簡潔にまとめ、理解しやすくします。箇条書きや短い段落を使い、読みやすさを重視します。
- 事実に基づく記載: 主観的な意見ではなく、事実に基づいた情報を提供します。データや具体的な例を用いて信憑性を高めます。
- 定期的な報告: 定期的に報告書を提出し、上司や先輩が最新の状況を把握できるようにします。タイムリーな情報提供が重要です。
- フィードバックの反映: 受け取ったフィードバックを次回の報告書に反映し、改善を続けます。
上司や先輩に提出する報告書は、部署内の業務をスムーズに進めるための基盤です。質の高い報告書を作成することで、チーム全体の効率と成果を向上させましょう。
お客さまに出す報告書
お客さまに提出する報告書は、プロジェクトの進捗状況や成果を共有し、信頼関係を強化するための重要なツールです。これらの報告書は、顧客満足度の向上と持続的なビジネス関係の構築に寄与します。
目的
- プロジェクト進捗の報告: プロジェクトの現状や進行状況を詳細に伝え、透明性を確保します。
- 成果の共有: 達成した成果や重要なマイルストーンを報告し、プロジェクトの価値を顧客に伝えます。
- 問題点と対策の報告: 発生した問題やリスク、およびそれに対する対策を説明し、信頼性を高めます。
- 次のステップの提案: 今後の計画や次のアクションステップを提案し、顧客の期待に応えます。
ポイント
- 顧客視点の表現: 顧客の立場に立ったわかりやすい言葉で記述し、専門用語は避けるか説明を加えます。顧客にとっての利益や影響を強調します。
- ビジュアルの活用: 図表やグラフを用いて視覚的に情報を伝え、理解を促進します。ビジュアルはシンプルかつ効果的に配置します。
- 正確で詳細な情報: 提供する情報は正確で最新のものとし、詳細なデータや事例を含めます。信頼性を確保するため、事実に基づいた記述を心がけます。
- フォーマットの整備: 報告書は見やすく整然としたフォーマットにまとめます。見出しや段落を適切に使用し、読みやすさを重視します。
お客さまに提出する報告書は、信頼関係を築き、継続的なビジネス関係を促進するための重要なコミュニケーションツールです。質の高い報告書を作成し、顧客満足度を高めましょう。
報告書を上手に書くポイント
読む相手と目的を明確にして作成する
前述の通り報告書はさまざまな読み手と、目的があります。あなたが作成する報告書は明確に読み手や目的がイメージできていますか？報告書を通して何を知ってほしいのか（どんなアクションをとってほしいのか）をイメージするだけで、どこに注力して記載するのかが変わってきます。読み手の知識レベルのよっても言葉遣いや詳細な説明度合いが変わります。例えば、普段一緒に行動を共にしている同僚や直属の上司が読む報告書であれば、詳細に説明しすぎてもくどいと感じるでしょうし、一方で上位の管理職の方が読む場合には、それぞれの事柄に対して具体的に、かつ簡潔に読んでもわかるような配慮が必要になるでしょう。報告書を漫然と書くのではなく、読み手は誰か、目的は何かを明確にしてから作成するようにしましょう。
情報の構造化
前述したように、報告書では上から下に順番に詳細な内容を記載していく、というように構成が決まっています。なるべくこの構成を意識すると読み手が情報を理解しやすいようになります。セクションを明確に分け、情報を順序良く配置することが重要です。
語尾や文体を統一する
報告書に限らず、文章表現としての基本ですが、語尾や文体は、報告書全体で統一しましょう。報告書の内容に一貫性が生まれ、理解しやすい資料になります。語尾の統一は基本としては理解していても、実践するのは難しく、ついやってしまいがちなミスです。報告書を一通り作成したら、最初から最後まで見直すことをお勧めします。
フィードバックの受け入れ
報告書を提出する前に、同僚やすぐ相談できるメンバーなどに事前に見てもらうことが可能ならば、事前にコメントをもらうと、より客観的でわかりやすい報告書を作成できます。自分だけで作成すると、どうしても客観性に欠ける内容になりがちです。第三者からのフィードバックを受けることで、わかりづらい表現や、説明の足りない箇所が浮き彫りになります。積極的に他者からのアドバイスを受けるようにしましょう。
報告書の具体的な項目
掲題
標題は報告書の冒頭に位置し、報告書の全体像を示す重要な要素です。標題には、報告書のタイトル、サブタイトル（必要に応じて）、作成者の名前、所属部署、提出先、提出日を明記します。これにより、報告書の目的や内容が一目で分かるようになり、読み手に対して報告書の重要性を明確に伝えることができます。さらに、標題には会社のロゴやプロジェクト名を含めることも一般的であり、視覚的な整合性とプロフェッショナルな印象を強化します。
例:
- タイトル: 「2024年度業績報告書」
- サブタイトル: 「第一四半期の業績分析」
- 作成者: 「営業部 山田太郎」
- 提出先: 「代表取締役 佐藤一郎」
- 提出日: 「2024年5月20日」
標題は報告書全体の導入部として、読み手に明確な情報を提供し、報告書の信頼性を高める役割を果たします。
概要（サマリー）
概要（サマリー）
概要は報告書全体の要約を提供し、読み手に重要なポイントを迅速に理解させるためのセクションです。概要には報告書の目的、主要な結論、重要な発見、提案事項などを簡潔にまとめます。これにより、報告書の詳細を読む前に、全体像を把握することができます。特に忙しい上司や役員にとって、概要は報告書の内容を短時間で理解するための重要な手段となります。
目的と背景
この部分では、報告書作成の目的とその背景を明示します。報告書が作成された理由や背景情報を簡潔に記述することで、読み手は報告書の重要性と必要性を理解できます。例えば、市場調査報告書であれば、調査の目的（市場動向の把握や新製品の需要予測など）や調査の背景（競合状況の変化や顧客ニーズの変化など）を説明します。
例:
- 目的: 「本報告書は、第一四半期の売上実績を分析し、今後の戦略策定の基礎資料とするために作成されました。」
- 背景: 「昨年同期比で売上が減少している状況を踏まえ、具体的な要因を明らかにするための市場調査を実施しました。」
概要は報告書の導入部として、読み手に対して報告書の全体像とその重要性を短時間で理解させる役割を果たします。
詳細な内容
詳細な内容
詳細な内容のセクションでは、報告書の主要な情報や分析結果を具体的に記述します。このセクションは報告書の中心部分であり、以下のような項目が含まれます。
分析と結果
この部分では、収集したデータや調査結果を詳しく説明し、それに基づいた分析を行います。具体的なデータを提示し、分析手法を明確にすることで、結論や提案の信頼性を高めます。例えば、売上データの分析では、月別の売上推移や製品別の売上構成などを詳細に示します。
グラフや表
分析結果を視覚的に伝えるために、グラフや表を効果的に使用します。これにより、複雑な情報も分かりやすくなり、読み手の理解を助けます。例えば、売上の増減を折れ線グラフで示したり、製品別の売上構成を円グラフで表現することが考えられます。
例:
- 売上分析: 「第一四半期の売上は前年同期比で5%減少しました。特に、主力製品Aの売上が10%減少したことが全体に影響しています。」
- グラフ: 「図1は、各月の売上推移を示した折れ線グラフです。このグラフから、2月に急激な売上減少が見られることが分かります。」
**詳細な分析と結果の記述は、報告書の信頼性と説得力を高めるために非常に重要です。データを明確に示し、読み手に具体的な理解を提供することで、報告書の価値を最大限に引き出します。
結論と提案
結論
結論のセクションでは、報告書全体を通じて得られた主要な洞察や成果を簡潔にまとめます。ここでは、分析結果から導き出された要点を明確にし、読み手が理解しやすい形で提示します。結論は、報告書の核心部分であり、読み手に対して報告書全体の意義を示します。例えば、売上減少の原因を特定し、その影響範囲を簡潔に説明します。
提案
提案のセクションでは、結論に基づいて今後の行動計画や改善策を具体的に示します。この部分は、報告書の実用的な側面を強調し、読み手に対して具体的なアクションを提案する場です。提案は、現実的かつ実行可能なものであり、報告書の信頼性を高める役割を果たします。例えば、売上回復のための新しいマーケティング戦略や製品改良の提案を記載します。
例:
- 結論: 「第一四半期の売上減少は主に製品Aの市場競争力低下によるものであると結論付けられました。また、顧客満足度調査において、製品Aの品質に関する不満が増加していることが確認されました。」
- 提案: 「製品Aの品質改善を最優先課題とし、新製品開発チームの強化を提案します。さらに、マーケティングキャンペーンの見直しと、顧客フィードバックを反映した製品改良を進めます。」
結論と提案のセクションは、報告書を通じて得られた知見を基に、実際の業務改善や戦略立案に直結する内容を提供します。これにより、報告書の実効性と価値を高め、読み手に対して具体的なアクションを示すことができます。
報告書の内容ごとの書き方のポイント
概要を簡潔に
エグゼクティブサマリーでは、報告書の主要な成果、結論、推奨事項を簡潔にまとめます。この部分は報告書の全体像を短時間で把握するためのキーポイントを提供し、読者が報告書の重要な要素にすぐにアクセスできるようにすることが目的です。概要は報告書の中でも特に注意深く、明確に書く必要があります。
背景情報は詳しく
報告書の背景部分では、プロジェクトの発端、目的、重要な歴史的背景を詳しく紹介します。このセクションは、報告書が対応する問題の全体的な文脈を設定し、内容の重要性を伝えるために不可欠です。詳細な背景情報は、報告書の信頼性を向上させると共に、読者が提供された情報の重要性を理解するのに役立ちます。
方法論を明確に
調査や分析の手法を明確に記述することで、報告書の信頼性と透明性を保証します。具体的なデータ収集手順、使用した分析ツール、評価の枠組みなど、詳細を提供することが重要です。この透明性は、報告の結果に対する信頼を築き、必要に応じて他の研究者が研究を再現できるようにします。
結果を客観的に提示
収集したデータや実施した分析から得られた結果を客観的に提示し、報告書の中核的な内容を形成します。重要なデータポイント、統計的分析、観察結果を明確にし、図表やグラフを用いて視覚的にサポートします。この客観的な提示は、報告書の説得力を高め、情報の正確な解釈を助けます。
結論には論理性を
研究結果から得られる論理的な結論を展開し、報告書の目的に対する答えを提供します。このセクションでは、データに基づいた明確な判断や解釈を行い、報告書の主張を強化します。結論は、提供された情報から論理的に導かれるべきで、推測に依存しないように注意が必要です。
推奨事項は実行可能に
実行可能で具体的な推奨事項を提供し、報告書がただの情報提供にとどまらず、実際の行動変化を促すツールとなるよう努めます。推奨事項は、具体的なステップとして整理され、読者がどのように行動を開始し、どのような結果を期待できるかを明示することが重要です。
報告書のテンプレート
どんな報告にも使用できる、汎用的な報告書のテンプレートを作成しました。
必要に応じてアレンジしてご利用ください。
まとめ
報告書は、職場での重要な情報を共有し、効率的なコミュニケーションを促進するための不可欠なツールです。基本構成として、背景、目的、実施内容、結果、次のステップなどを明確に分けて記載します。読み手と目的を明確にし、情報を構造化することで、読みやすく効果的な報告書を作成できます。報告書は、上司や顧客など対象によって表現や内容を適切に調整し、フィードバックを反映させることで、質を向上させましょう。
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