エクセルの日報は時代遅れ？管理者を悩ませる理由と解決方法【テンプレートあり】
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日報を運用する際にはエクセル（Microsoft Excel）を利用する手法が人気です。導入のハードルが低く、始めやすいことがメリットですが、日々の日報作成、日報閲覧は手間がかかることが多いです。
結果として、管理者が部下をマネジメントしづらいだけでなく、部下の日報嫌いを招いてしまうことも。
ここでは、エクセルの日報がもたらすデメリットと解決策について、部下と上司の両方の目線から考えてみます。
EXCEL日報のメリット
目次
・追加のコストがかからない
いまやほとんどすべての企業が日常的にエクセル（スプレッドシート）を使っていますよね。
導入にあたって、追加のコストがかからないことは最大のメリットです。
・テンプレートを作りやすい
使い慣れたエクセルなら、かんたんな表を作ってテキストや数値を入れるだけで、すぐに作ることができます。また、巷には無料の日報用のテンプレートが数多くアップされているので、こうしたテンプレートを利用すれば手間をかけずにすぐ使うことができます。
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エクセル日報のデメリット
①データを抽出しづらい・分析が難しい
日報に記載されている情報は、経営判断に欠かせない重要な資産です。
しかし、エクセルで日報の情報を分析することは簡単にできるものではありません。
分析を念頭に置いたテンプレートを設計したり、マクロを組むことなどが必要になります。
特に営業活動の場合、「商談・見積もり・交渉・契約」というように長いスパンで追いかけることが多く、それを複数の顧客に対して行うのは厳しいものがあります。
②検索性に乏しい
- 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ？」
- 「このまえ書いてあったB社の情報はどこだっけ？」
こうした情報を確認したい状況は数多くあるかと思います。
しかしながら、エクセルは検索性に優れているとは言えません。
特にファイルが複数に分かれている場合、即座に欲しい情報を探すことは困難を極めるでしょう。
複数の日報のファイルから欲しい情報を探すのは非常に困難です…。
③業務の負担になりやすい
エクセルで日報を行うのは、本来のエクセルの用途とは離れたことを行うことになります。
使い心地はあまり良いとは言えないでしょう。
「エクセルを開き、セルを選択して、改行にも気を使って…」といった作業が毎日続くと、業務負担を増やすことになります。
また、エクセルでの日報でありがちなのが、記載する項目をたくさん設定してしまうことです。
項目が多すぎると部下の負担になり、日報嫌いへと繋がります。
「ちゃんと仕事しているか確認したい」という理由で、日報の項目を多く設定していませんか？
日報に費やす時間は15分以内がベスト。
部下が日報作成にそれ以上費やしているようであれば、日報の項目を見直してみましょう。
③フィードバックがしづらい
少なからず「やらされ感」のある日報をうまく運用するためには、日報にフィードバックを行うことが大事です。
日報で有益な情報が書かれていたとき、ちゃんと反応していますか？
すぐに他のメンバーにも共有できていますか？
弊社が実施したアンケートでは、日報に否定的なメンバーの主要な理由として、「フィードバックがないから」というものが挙がっています。
せっかく有益な情報を書いても「誰かの役に立っている」という実感を持つことができなければ、日報へのモチベーションは下がるばかりです。それを防ぐためにもフィードバックは必ず行うようにしましょう。
日報にコメントを追記するなど、きちんとしたレスポンスを返すことが理想です。
⑤外出先で確認できない
エクセルが社内の共有ネットワークからしか開けない状態を想定してみましょう。
会社に戻ってパソコンを開き、入力する必要が出てきます。外回りを行う営業職では会社に戻る負担が生じます。
また、これだけスマートフォンが普及しているにも関わらず、仕事で活用できないというのは大きな損失です。
効率的な働き方が求められている昨今、日報の提出のためだけに帰社することはとても非効率です。
これは提出する側だけでなく、日報を確認する側にとっても負担になるでしょう。
上司は部下の日報を確認するためだけに、会社のパソコンの前に縛り付けられることになってしまいます。
特徴を正しく認識し、用途にあったツールを選択しましょう
いかがだったでしょうか。
エクセルによる日報にはメリット、デメリット様々にあります。
現代では様々なツールが存在しています。
追加コストが掛からないことがエクセル日報の最大のメリットですが、たとえ追加で費用がかかっても社内の活動が促進されるのならば十分なリターンが期待できます。
ぜひ、あなたの会社の用途に合わせたツールを選択しましょう。
「エクセル以外の他のツールも検討してみたい…」
そんな場合はツールをまとめた記事をご用意しています。多くのツールは無料お試しが可能なので、気軽にお試し利用してみましょう。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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