働き方改革！イクボスの存在が業務効率改善に繋がる理由

最終更新日：2022年7月15日

欧米では、女性の就業拡大と、男性が育児・家事に参加できる働き方の改革が同じ問題の裏表として捉えられています。しかし日本では、男性の働き方を変えることと、女性の活躍がセットになっていないという実態があります。

さらに追い打ちをかけるように少子高齢化により、これからの時代はますます生産性の向上が不可欠となっていきます。部下のワークライフバランスに配慮しつつ、効率的に働き組織の成果も出す"イクボス"がすべきこととは、いったいどのようなことでしょうか。業務効率の改善について、3つポイントを紹介します。

イクボスが業務効率を改善①リーダーが手本を見せる
イクボスが業務効率を改善②業務改善・時間管理法を共有する
イクボスが業務効率を改善③勤務中に育児に時間を割くのは禁止
イクボスの動き方次第で業務効率は一気に上がる

イクボスが業務効率を改善①リーダーが手本を見せる

妻の出産後、最初の1カ月だけでも一緒に過ごす時間を持てば、夫の側も育児の大変さが身に染みてわかることになります。初めての育児や上の子を育てながらの育児にはそれぞれの大変さがあり、共働きの場合は特に工夫と体力が必要となってきます。

女性活躍の場の裏には、そういった育児の大変さを抱えながら会社でも活躍しなければならないという大きな課題が潜んでいます。男性が、生まれて最初の1カ月だけでも一緒に過ごして大変な育児を経験する、たった1カ月だとしてもその経験があれば、将来自分の部下が育休を取ったときに、男性の育休取得に対して理解が出来るようになるはずです。

男性チームリーダーが1ヶ月間の育休後も育児に関わるため残業は極力しないようにすると、業務の効率化を考えながら働き、部内のいい手本になることができます。

イクボスが業務効率を改善②業務改善・時間管理法を共有する

部内ミーティングで、効率化、時間管理の工夫を提案する機会を設定しましょう。イクボスだけが提案し指導するのではなく、部内のミーティングで意見を交換したり、提案しあったりということが部内の理解を深めるためにも大切です。

書類作成のチェックリストを作るなどして各項目を確認してから上司に書類を提出するようにすると、書類の書き直しの回数が減ります。こういったひとつひとつの改善は小さくても、当たり前のことを着実にそして継続して行うと、改善点が集積され大きな効果が出るようになります。

時間管理が苦手な社員に対し、得意な社員がメンターとなり指導すると、残業時間が短縮され、より多くの仕事がこなせるようになります。優れた業務改善、時間管理法を全員で共有するのが上司の役目なのです。

イクボスが業務効率を改善③勤務中に育児に時間を割くのは禁止

在宅勤務制度は特に働く母親にとって、とてもよい制度です。ですが、勤務中に育児に時間を割くのは考えものです。子どもを保育園に預けた後は、しっかりと集中して多めの仕事をこなせるように目標を置いて働くことを意識するようにするようにしましょう。

育児と仕事は同時にこなすことはなかなか難しいため、どちらかを取ると、どちらかがおざなりになってしまう可能性が高くあります。いくら育児のために在宅勤務制度を使っている社員であっても、仕事のミスをしていいというわけではありません。

そういったことを防ぐためにも、しっかりと育児と仕事のメリハリをつけ、保育園に預けた後はしっかり仕事をする。逆に、育児をするときは仕事のことはいったん忘れて子供としっかり向き合うという姿勢を大切にするように、自分自身はもちろん、育児中の社員にもアドバイスしましょう。

イクボスの動き方次第で業務効率は一気に上がる

しっかりとメリハリのついた働き方、そして一つひとつの小さな工夫が業務効率の向上につながります。それには、イクボスの働き方や働きかけの仕方一つで大きな差が出るということを覚えておきましょう。イクボスに命じられた方はまず、こういったポイントがあることを念頭に入れ、部内で共有してみるといいでしょう。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を日々回し「習慣化」することです。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。毎日のことなので、できる限り手早く報告するのがベストです。かといって、事務的に書くだけのためのものではなく、簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携（コピペ）機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能があります。「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。また、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されている他、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。