指示が伝わっていますか？意図が伝わる「部下への指示出し」とは【PREP法について】

部下が仕事のやり方がわからず、戸惑っていることはありませんか？それはあなたの指示や意図の伝え方がわかりにくいことに原因があるのかもしれません。相手にわかりやすく指示を伝える方法に、PREP法というものがあります。

この方法を使うと、論理的に説明することができ、意図が伝わりやすくなります。PREP法の詳しい手順を紹介しますので、部下に指示を伝えることが苦手な方は、ぜひお試しください。

意図が伝わる部下への指示出し① まず結論を伝える

相手に意図を明確に伝えるためには、まずは相手が話を理解しやすい状態を作ることが大切です。例えば子どもに部屋を片づけさせたいとき、いきなり「このおもちゃはここにしまって」「このおもちゃはそっちね」などと指示を始めたらどうでしょう。子どもは戸惑ってしまいます。

しかし「部屋のおもちゃを片づけて、部屋をきれいにしようね」と最初に知らせておくと、これから行うことを頭の中でイメージでき、説明を理解しやすくなります。

仕事の説明も同様です。結論がわからないままやり方だけを説明されても、全体像が見えないため説明をうまく飲み込めなくなってしまいます。

しかし最初に結論を示されることで、頭の中に話の全体像を組み立てることができ、話を理解しやすくなるのです。部下に指示を出すときは、まずは結論を明確に示し、部下が話を理解しやすいよう配慮しましょう。

意図が伝わる部下への指示出し② 理由を伝える

結論を伝えた後は、なぜその指示をするのかという理由を明確にします。先ほどの部屋の片づけを例に考えてみましょう。

「部屋をきれいにしよう」と言われても、片づけが嫌いな子どもは反発します。しかしなぜ部屋の片づけをするのかという理由を伝えることで、その必要性を理解させることができます。必要性が理解できれば、子どもは主体的にお片づけに取り組むことができます。

仕事でも同じことがいえます。なぜその仕事が必要なのか、なぜやってもらいたいのかを説明し、納得させることで「やらされる」のではなく、「自分からやる」という姿勢に変わります。主体性が高まることで、より説明をしっかり理解しようという気持ちになります。

意図が伝わる指示の出し方③ 具体例で説明する

理由を説明したらいよいよやり方を詳しく説明します。このとき具体例を挙げながら説明するとよりわかりやすくなります。若く経験が浅い部下の場合、あなたが「これくらいわかるだろう」と思って説明しても、伝わっていないということがあります。

部下にもわかりやすい具体例を出すことで、それがはじめての仕事だったとしても想像がしやすくなり、伝わりやすくなります。ただし具体例を盛り込みすぎると話がくどくなり、逆にわかりにくくなることも。簡潔にポイントを絞り、具体例を示しましょう。

意図が伝わる部下への指示出し④ 結論を再度繰り返す

説明がすべて終わったら、再度結論を繰り返します。こうすることで指示がさらに明確になります。せっかく説明をわかりやすく工夫しても、結論がぼやけてしまっては意味がありません。最後に結論を確認することで、結論があいまいになることを防ぎます。

相手が正しく結論を理解しているかどうか確認するため、復唱させるのも良い方法です。結論をしっかりと理解していないと取り返しのつかないミスにつながることも。再度の確認を忘れずにおこないましょう。

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明確に意図を伝えると部下の仕事がスムーズに

相手に意図が伝わるよう指示を出すためには、論理的に話すことが大切です。論理的に話すことが苦手な方は、PREP法を使い、P(結論)→R(理由)→E(具体例)→P(結論)の順に話を組み立ててみてください。話したいことを整理することができ、部下に意図を伝えやすくなりますよ。

わかりやすい話し方を心がけ、部下が仕事に取り組みやすいよう配慮しましょう。部下の育成に最適な部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。

PREP法を実践してみよう！

ここまで説明したPREP法はご理解いただけましたでしょうか？

PREP法は実践が大事です。
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ぜひご活用ください。

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日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。

gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。

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うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

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メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

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株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。