指示が伝わっていますか？意図が伝わる「部下への指示出し」とは【PREP法について】
部下が仕事のやり方がわからず、戸惑っていることはありませんか？それはあなたの指示や意図の伝え方がわかりにくいことに原因があるのかもしれません。相手にわかりやすく指示を伝える方法に、PREP法というものがあります。
この方法を使うと、論理的に説明することができ、意図が伝わりやすくなります。PREP法の詳しい手順を紹介しますので、部下に指示を伝えることが苦手な方は、ぜひお試しください。
目次
意図が伝わる部下への指示出し① まず結論を伝える
相手に意図を明確に伝えるためには、まずは相手が話を理解しやすい状態を作ることが大切です。例えば子どもに部屋を片づけさせたいとき、いきなり「このおもちゃはここにしまって」「このおもちゃはそっちね」などと指示を始めたらどうでしょう。子どもは戸惑ってしまいます。
しかし「部屋のおもちゃを片づけて、部屋をきれいにしようね」と最初に知らせておくと、これから行うことを頭の中でイメージでき、説明を理解しやすくなります。
仕事の説明も同様です。結論がわからないままやり方だけを説明されても、全体像が見えないため説明をうまく飲み込めなくなってしまいます。
しかし最初に結論を示されることで、頭の中に話の全体像を組み立てることができ、話を理解しやすくなるのです。部下に指示を出すときは、まずは結論を明確に示し、部下が話を理解しやすいよう配慮しましょう。
意図が伝わる部下への指示出し② 理由を伝える
結論を伝えた後は、なぜその指示をするのかという理由を明確にします。先ほどの部屋の片づけを例に考えてみましょう。
「部屋をきれいにしよう」と言われても、片づけが嫌いな子どもは反発します。しかしなぜ部屋の片づけをするのかという理由を伝えることで、その必要性を理解させることができます。必要性が理解できれば、子どもは主体的にお片づけに取り組むことができます。
仕事でも同じことがいえます。なぜその仕事が必要なのか、なぜやってもらいたいのかを説明し、納得させることで「やらされる」のではなく、「自分からやる」という姿勢に変わります。主体性が高まることで、より説明をしっかり理解しようという気持ちになります。
意図が伝わる指示の出し方③ 具体例で説明する
理由を説明したらいよいよやり方を詳しく説明します。このとき具体例を挙げながら説明するとよりわかりやすくなります。若く経験が浅い部下の場合、あなたが「これくらいわかるだろう」と思って説明しても、伝わっていないということがあります。
部下にもわかりやすい具体例を出すことで、それがはじめての仕事だったとしても想像がしやすくなり、伝わりやすくなります。ただし具体例を盛り込みすぎると話がくどくなり、逆にわかりにくくなることも。簡潔にポイントを絞り、具体例を示しましょう。
意図が伝わる部下への指示出し④ 結論を再度繰り返す
説明がすべて終わったら、再度結論を繰り返します。こうすることで指示がさらに明確になります。せっかく説明をわかりやすく工夫しても、結論がぼやけてしまっては意味がありません。最後に結論を確認することで、結論があいまいになることを防ぎます。
相手が正しく結論を理解しているかどうか確認するため、復唱させるのも良い方法です。結論をしっかりと理解していないと取り返しのつかないミスにつながることも。再度の確認を忘れずにおこないましょう。
明確に意図を伝えると部下の仕事がスムーズに
相手に意図が伝わるよう指示を出すためには、論理的に話すことが大切です。論理的に話すことが苦手な方は、PREP法を使い、P(結論)→R(理由)→E(具体例)→P(結論)の順に話を組み立ててみてください。話したいことを整理することができ、部下に意図を伝えやすくなりますよ。
わかりやすい話し方を心がけ、部下が仕事に取り組みやすいよう配慮しましょう。部下の育成に最適な部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。
PREP法を実践してみよう！
ここまで説明したPREP法はご理解いただけましたでしょうか？
PREP法は実践が大事です。
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ぜひご活用ください。
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日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう
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日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。
gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。
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gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
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みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
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そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
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メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
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仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
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