会議でわかるダメ人間の特徴とは

会議を開いたという事実だけで仕事をした気分になっている人が、あなたの身の回りにもいませんか。そういった人間は、何も決まらず、何も行動につながらない会議だったのに、「参加して疲れた」という事実だけで働いた気分になるのだから始末に負えません。

一流の人は事前準備をこなし、発言内容も的確です。相手に反論されてもその「反対意見」を上手に取り入れ、次回までに問題点の答えと行動計画を明確にすることができます。この違いというのは、決してその人のIQや学歴は関係ありません。ここでは会議でわかる「ダメな人」を紹介していきます。

会議でわかるダメ人間① 会議の時間を守れない

会議に遅れる人は、大抵その場しのぎの言い訳を連発する傾向にあります。そういった時間にルーズな人は、あらゆる場面でそのルーズさを発揮し、社内会議どころか、訪問先にも遅刻し、「10分ほど遅れます」とメールを入れておきながら、10分後には「あと5分」などと、「あとちょっとでできます」を繰り返すのです。

しかも事前資料には目を通さず、おまけに他の人の発言を聞いていないばかりか、しまいにウトウト眠り出すことも散見されます。会議では、開始前の礼儀に関する印象で、相手への「好感度」「信頼度」が決まってしまうということも十分にあります。

会議に遅刻する人は出勤時間だけでなく、仕事の提出期限も遅刻したりと、全般にわたり、人間としての信頼を損ねていることに気づいていない人が多く、様々なところで信用を失っている傾向にあります。

会議でわかるダメ人間② 準備をせず貢献意欲がゼロ

事前に資料を読んでこないというのも仕事ができない部下の特徴の一つです。さらに、同じような感覚で自分自身が主催する会議については、資料をそもそも会議直前に配り、参加者へ事前に資料に目を通す時間を与えないということも散見されます。

それどころか、配られた資料もツッコミどころ満載で何から突っ込めばいいのか…という雰囲気にも気づいていない傾向にあります。さらに、前回上司や周りから指摘された項目がそのまま修正されずに残っているといったことも少なくありません。

そういった部下は会議の事前準備を全く準備もしてないので、会議中ずっとだまったままで、何も進まないという傾向にあります。そんな人間に限って、会議に身体を拘束されたというだけで会議に参加したつもりになり、ただ座っていただけなのに「会議続きで忙しい」などと口にする傾向にあります。

会議でわかるダメ人間③ 的はずれな意見を感情的に叫ぶ

会議中、沈黙の貝になるよりもたちが悪い、的外れな発言ばかりする部下も良く見かけませんか。そういう部下にかぎって、自分の存在感を示すためだけに、言葉を発していて、よく聞けば内容は的外れでどうでもいい発言・質問を連発していることが多くあります。

ただ単に、自分は真剣に考えていて、いろんな課題や問題点を考えているふりをしているだけなのです。それ以上のレベルの高い発言は彼らにはできないため、精いっぱいのその主張を通し、自分の存在感を与えるため、的外れな意見を大きな声で言い張るのです。

その結果、他人の意見や建設的批判に対してすぐに感情的になり、成熟した態度で受け止めることができない傾向にあります。

的外れで浅い発言を繰り返し、聞きたいこともないのに否定的な質問を繰り返し、バカのひとつ覚えのように文脈を無視して、自分のさまつな意見にこだわるのです。

日報共有アプリgamba!で議事録を作成する3つのメリット

日報共有アプリgamba!は、日々の業務を報告するだけのものではありません。議事録を作成し、社内で共有することもできるのです。

議事録のテンプレートを設定できる

議事録には「型」となるフレームワークが重要。定例会議の議事録がバラバラの書式で書かれていると、読む側は混乱します。そんなときは、テンプレートを使いましょう。

あらかじめ記入すべき項目を設定しておけば、毎回バラバラの議事録になったり、前回のものをコピペするといった面倒な作業を避けることができます。

gamba!には「議事録のテンプレート」が用意されています。クリック一発で、入力エリアに貼り付けることができ、とても便利です。

会議ごとに別のテンプレートをカスタマイズすることもできます。内容に合わせた最適なテンプレートを個別に用意するといいでしょう。

会議の名前を「テンプレート名」にすると、あとから一発で検索することができ、便利です。

前回の議事録や他の日報を「1画面で見比べられる」

議事録を作成する際、前回の会議の時の議事録を見比べたいと思いませんか。パソコンで複数のウィンドウを開き、あっちこっちと行ったり来たりしながら見比べるのは面倒。

gamba!なら、デュアル画面で前回の議事録を表示させながら、その場で議事録を作成できます。前回の会議で出された宿題がどのように進捗したのかを確認し、今回の議事録にまとめることもカンタンです。

他にも社員の日報を見比べて、「前回の会議で決まったことがどう実行されたのか、振り返りながら会議を進める」ということもできます。

読むべき人に読んでもらい、開封記録を残せる

会議の結論は、参加した人だけのものではありません。会議に参加する必要はないけど、会議の結論を知っておくべきという人はたくさんいます。

gamba!には既読機能があるので、「会議の結論を知っておくべき人」がちゃんと議事録に目を通したか、簡単に確認できます。

また、「読んでみて！」機能を使って、議事録を読むよう直接要求を送ることもできます。

この「読んでみて！」機能が秀逸なのは、「読んでみて！」を送られた人が議事録を開封すると、送った人の元に、「開封しました」という通知が戻ってくることです。

なかなか読んでくれない人に催促したり、上席が議事録を読んだタイミングを見計らって、直接会って説明に伺うといった使い方もできます。

議事録作成で最も重要なことは、「会議の中身を、誰がみてもわかるものにすること」。

会議の内容を理解し、簡潔な文章でポイントを押さえた議事録が作成できることを示すことで「デキる社員」と認められ、キャリアアップになるということを伝えていきましょう。

gamba!は日報だけでなく、議事録を社内で共有する場合にも大きなメリットがあります。ぜひ、gamba!を活用して、成果の出る議事録を作成できるよう、指導していきましょう。

ただいま15日間無料トライアル実施中！また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、日報コンサルタントが「オンライン無料相談」を行っております。ぜひ、この機会にご利用ください。

株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。