制度を形骸化させるな！今こそ「働き方改革」のススメ

少子高齢化で労働人口が減少に転じた今、退職者の後任を採用し補充することが非常に困難になりつつあります。残った社員に負担が集中し、さらに離職に拍車がかかる悪循環を今こそ断ち切るべきです。

残業を減らすというのは単に時代の流れというだけでなく、もはや中小企業にとって死活問題と考える必要があります。法令遵守のためという後ろ向きの理由でしぶしぶ働き方改革を行っても、長続きはしません。

これをチャンスとしてとらえれば、働き方を変え効率的に生産性を上げる絶好の機会ともなります。働き方改革を行うためには、具体的にどのようなポイントをおさえればよいのか、3つのポイントをご紹介します。

働き方改革①「たくさん働く」から「いかに効率的に働くか」に評価軸を変える

評価をコストパフォーマンスで考えること。パフォーマンスの評価軸を、従来の「成果の量（＝アウトプット）」から、「時間当たりの成果（＝効率性）」に変えたところ、長時間労働が大幅に減って、成果も上がった例があります。

なぜなら、基準が変わることによって、無駄な長時間労働を削ろうとする強いインセンティブが各社員や部署に生じるからです。

さらに、以前はお互いに把握していなかった労働状況、つまり誰がどのくらいの時間、どんな仕事をしているのか、という情報の集約や「見える化」も、自然と進んでいきます。

例えば、各部署に月50時間というような「残業限度枠」を与えて、それを現場の仕事の優先順位に応じて各人に割り振るようにしても、効率化を図ることができます。

働き方改革で重要なのは、適切なインセンティブ設計に基づいて仕組みを変えれば、組織が生まれ変わる可能性があるということです。

働き方改革② 経営者の強いコミットがカギ

経営者側の意識改革をはっきりさせること。ただ制度を変更しました、働き方改革をします、というだけでは、現場の状況を変えるのは難しいものです。たとえば長時間労働といじめには同じ構図があります。

なくなればいいとみんな思っているけれど、自分だけが「止めよう」と手を挙げたら、周りからの評価を下げられてしまったり、今度は自分がいじめられたり、といった被害を受けることになります。

ですから、自分一人だけでなく、全員がガラっと行動を変えるはずだ、という期待を生み出さなければならなりません。そのために、「具体的にこう変えます」「ここを目標とします」という、働き方改革への強い意思を経営者がはっきり示すことが重要になってきます。

長時間労働を肯定してしまっている会社全体の雰囲気を、経営者のコミットメントで打破し、個人が持っている「なんとなく残業」の空気から逸脱するためのインセンティブを与えることが欠かせません。

働き方改革③ 社内SNSで「ゆるい繋がり」を作る

社内SNSなどを活用することです。働き方改革で採用する企業も増えている、いわゆる「ゆるいネットワーク」は、仕事上で意外に役に立ちます。

昔から長くつながっている「強いつながり」の人は、似た者どうしの場合が少なくないため、自分と同じように解決策を見いだせず、問題だけを共有してしまいがちです。

一方、「ゆるいつながり」は、新しい考え方や自分にはないネットワークを持っていることがあります。また、社内SNSは普段発言がしにくかったり、注目を浴びることが少なかったりと軽視されがちな若手社員の意見を聞く機会にもなります。

こうした社内のゆるいネットワークを活かせば、働き方改革など大きな変化や発想の転換をすることができます。

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形だけでない「働き方改革」を

単に「残業を廃止せよ」「仕事の効率化を図れ」と指示を出すだけでは、働きかたは改革できません。現場にその空気が浸透しなければ、いつまでも定着せず形骸化した制度のままになってしまいます。

思い切った働き方改革をするチャンスのいま、経営者は現場の状況を把握し、実情に沿った改革をすることが求められます。ぜひこのポイントを参考に、働き方改革への1歩を踏み出しましょう。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を習慣化すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。

日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、日報テンプレート機能やGoogleカレンダー連携機能など、毎日のたった5分で仕事のレベルが確実に高まります。

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

ただいま15日間無料トライアル実施中！ぜひ、この機会にご利用ください。