ITツールが働き方を進化させる４つの理由
昨今では、テレワーク環境を整備して働き方改革に着手する企業が増えています。これは、各企業が従業員の労働生産性を高めるのが狙いです。少子高齢化が進む日本では今後国内消費人口が減るため、企業は海外へ市場を求める動きが加速しています。
しかし安価な人件費を武器とした新興国や高い生産性を誇る先進国のライバル企業が立ちふさがる環境下で、立ち位置を確保するには、労働生産性を飛躍的に高める必要があります。新しい働き方の可能性とその実現に向けた要件とはいったいどのようなものがあるのでしょうか。
①テレワークで無駄な時間を排除
労働時間を削減するためには、移動時間を排除したり、移動中でも仕事ができるようにすれば、労働時間から無駄な時間を排除することが出来ます。これを実現するのがテレワークなのです。
スマートフォンやタブレットでも操作できるアプリが安価に提供されており、ネット通信料も安価になったため、一昔前に比べてテレワーク環境を構築するハードルは大きく下がってきています。
テレワークは、出張しなくてもパソコン上でミーティングを行ったり、移動中にスマホで電子メールを閲覧・返信したり、プレゼン文書を修正したりすることができ、無駄な時間を削減することが出来ます。さらに自宅で仕事ができれば、育児や家事、介護と両立できるようになり、これまで生かせなかった労働力を活用できるでしょう。
②変化にいち早く対応できる
現在は市場の変化が速く、勝ち組と評された企業や製品でも、あっという間に競合他社に追い越されるケースも少なくありません。企業は一度の成功に安心してそのまま進化を怠ると、どんどん社会からおいていかれてしまうことになるのです。
そうならないためにも、経営環境の変化をいち早く把握し、それに対応した企業活動を展開することが、競争優位性の源泉となるのです。そのための具体的な行動とは、まず現場の気づきやアイデアを社内で共有することから始めましょう。
組織的・個人的な活動を変えられるような環境があれば、変化対応力が高まり、会社がどんどんと進化を続ける体制を持つことが出来るようになります。
③縦横斜めのコミュニケーション
新たな気づきやアイデアを得た社員が、社内で即座にコミュニケーションをとれるようにしたり、それに関する知見を持っている社員とともにコラボレーションを行い、自分の行動や自部署の活動を変えていく動きが組織内に広がれば、企業の変化対応力が高まっていくようになります。
しかし、一つの部署だけで問題を解決できず、多様な分野の知識やノウハウが必要になることも中にはあります。そのためには従来の組織の縦断だけでなく、横断、斜めの繋がりが必要になります。
今まではそういった、企業や部署間の横断や斜めのつながりの壁によって憚られた進化も、ITツールの存在はそれを実現可能にしてくれるのです。
④ITツールが対応力を高める
現場の社員が得たちょっとした気づきやアイデアは、市場の変化を掴むために有益な情報だが、メールや正式な会議でわざわざ共有するのがはばかられることもあります。しかし日報アプリであれば気軽に部門横断、組織のヒエラルキーを超えた情報共有ができるため、現場の気付きを素早く展開が可能です。
また、万全なセキュリティ対策を施しているため、ビジネスにおける重要なデータを気軽にやり取りできる点も重要なメリットとなるのです。現場の社員の気づきやアイデアというのは、役員には気づきえないことも多く持っているため、決して捨てていい情報ではありません。
そういった現場の意見をいかに取り入れられるかで、進化することが出来るかどうかが決まるといっても過言ではないのです。現代社会における高機能なITツールを効率的に活用してみましょう。
現代社会に合った進化をし続けること
いま大きな成果を遂げている会社であっても、進化を続けなければいずれは廃れていってしまいます。大切なのは、どんなに成功を遂げていても、大きな会社になっていても、それに甘んじず進化を続ける姿勢です。
日報アプリなど、非常に便利なITツールの展開がされ、今まで課題となってきた「気づきの共有」も向上してきています。ぜひ取り入れてみてください。
社内SNS型日報の導入で働き方改革を
コミュニケーションや機動力を高め、そして競争力を強化するといった大きな働き方改革を行うには、これまでのやり方をドラスティックに変える必要があります。
今回は、人気の社内SNS型日報アプリgamba!を詳しく紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。残業を減らして、生産性を高められれば、アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます。
日報アプリgamba!なら、便利な機能でこれまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。いまなら１５日間無料のトライアルを実施中！
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
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2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
