部下から報告がスムーズに上がる！部下育成3つのポイント

部下が報告をしないと不満に思っていませんか？もしかしたら、部下はあなたが思っているほど、あなたへの報告の必要性を感じておらず、むしろ十分報告してると思っているのではないでしょうか。

上司が毎回報告を急かして、仕方なく報告するという状況は、上司にとっても部下にとっても大きなストレス。では、その状況をどのように関係を改善したらいいでしょうか。3つのポイントを紹介します。

部下育成のポイント①じっくりと耳を傾け聞く

まず、部下から上司であるあなたに報告が来た際には、どんなに些細な事でもよく聞くという姿勢を持ちましょう。例え、うまくまとまっていなくても、決して結論を急かしてはいけません。そして、たとえ悪い報告であったとしても途中で不機嫌にならずに聞くことが大切。

上司の中には報告を求めているばかりで、いざ報告が上がってきたら耳を十分に貸さないというケースも。「些細な事でもちゃんと報告をしろ」と言ってくるので報告したのに、「忙しいから5分で話してくれ」とか、話の途中で「で、結局結論はなんなんだ！」といわれてしまったら、報告したい気持ちはなくなります。

そうなってしまうと、「上司への報告は必要最小限に抑えたい」という心理は当然のこと。まずは部下からの報告にはどんなに忙しくてもしっかり耳を傾けて聞きましょう。

部下育成のポイント②具体的なフォローやアドバイスをする

仕事を部下に投げっぱなしで具体的なアドバイスもないと、部下は報告しても意味が無いと思ってしまいます。「これやっておいて」とだけ言われ、進捗状況を報告してもアドバイスも何もなく「はい、引き続きよろしく」だけでは、部下からしたら報告することに意味を見出せません。

また、部下が報告をしてくれたら、その結果がどうなったのかをきちんとフィードバックすることも忘れずにしましょう。「さっき報告に来てくれたあの件だけど、部長に話したらとてもよくできていると言われたよ、ありがとう」などと一言あるだけで部下の仕事への意欲は増し、あなたへの信頼関係も強くなります。

業務における報告というのは、部下から上司だけでなく、上司から部下への報告も大切です。

部下育成のポイント③最後にねぎらいの言葉をかける

部下からの報告の際、「お疲れ様」というねぎらいの言葉、「報告してくれてありがとう」という感謝の言葉を伝えることも日ごろから意識するようにしましょう。上司から「報告をきっちりしてほしい」と言っている以上、その指示通り報告をしに来てくれた部下には、しっかりと感謝の言葉を伝えることが大切。

報連相はして当たり前だと思っていても、忙しい業務の合間を縫って報告しに来た部下に対して、ねぎらいの言葉は信頼関係を築くうえでもとても重要。大切なのは、報告を「面倒な義務」と受け止めさせるのではなく、ポジティブに捉えてもらうように、上司の接し方の工夫をすること。

部下の報告は、「自分が手がけた仕事に関する上司へのプレゼンだ」と部下に捉えてもらうことができれば、どんどん積極的に報告が上がってくる上に、報告の際の質も上がってきます。

部下が自発的に報告したくなるような関係を築くことが大切

部下に報告をしてもらう以上は、上司であるあなたはしっかりと身体も耳も傾けて話を聞くことが大切です。そのうえで、必要なアドバイスがあれば、前向きに伝えるようにしましょう。

報告を受けた際「よくやった、ありがとう」「忙しい時期にこれだけ出来たんだね」とねぎらいの言葉をかけることで、部下にとって上司への報告が「プレゼンの場」へと変化し、自発的に報告しに来てくれるようになるのです。

部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

日報アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。

• 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

• Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

• 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

ただいま15日間無料トライアル実施中！また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、日報コンサルタントが「オンライン無料相談」を行っております。ぜひ、この機会にご利用ください。

監修：株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー