お知らせ

リモートワークでも仕事を円滑に進めるマネジメント手法とは?

2021年2月18日

リモートワークでこんな悩みを抱えていませんか?

  • チームをまとめるのが難しい
  • どうやって成果を上げればよいかわからない
  • 最近、従業員のモチベーションが下がってきたと感じる

 

従業員がやる気を損なわずに能力を最大限に発揮できるよう、マネージャーは今までと違った方法でコミュニケーションをとったり、マネジメントをしていく必要があります。

ここでは、マネージャーやリーダーに向けた「リモート環境下でも仕事を円滑に進めるマネジメント手法」をご紹介します。

リモート会議の画像

リモートマネジメントが難しい3つの背景

リモートワークを導入することで従業員が柔軟な働き方を選択できたり、場所にとらわれない採用で優秀な人材を採用することができるなど、多くのメリットがあります。

その一方で、従業員のマネジメントには多くの課題が浮き彫りになってきました。

 

①さぼっているんじゃないか?という疑念が拭えない

上司や同僚の目がないテレワーク環境下では、「従業員がサボっているのではないか」という不安がつきまとうもの。「チャットに返事がないけど、まさか寝ているのではないか?」と、ついつい疑ってしまう方も多いのではないでしょうか。

たしかに自宅での仕事はオン・オフの切り分けが難しく、集中力が途切れたり、目標とやりがいを持って働いたりできなくなるケースもあります。

だからといって、勤務中にずっとzoomを繋いでいるような過剰監視をしていまうと、従業員の意欲や生産性にマイナスに作用することになります。特に、ベテラン層のリモートワークは過剰労働による配慮や健康管理も重要です。

リモートワークは、性善説のもとにお互いを信頼することが必要です。ただし、まだ信頼するには早い新入社員などは、なるべくリモートワークの対象とはしないほうがいいでしょう。

リモートワークをさぼる画像

 

②「リモートワークは生産性は下がる」と感じやすい国民性

1度目の緊急事態宣言ではリモートワークを実施したけれど、2度目の緊急事態宣言ではリモートワークを実施しなかった企業も増えました。

2020年11月の東京商工会議所の調査によると、都内企業のリモートワーク実施率は1回目の緊急事態宣言解除前後は67.3%でしたが、10月には53.1%と減少。30人未満では38.1%にとどまり、「一時期リモートワークを実施していたが、現在は取りやめた。」と回答した企業が22.1%にのぼっていました。

さらに同調査によると、4割の企業が「リモートワークを実施している社員の割合は2割以下」と答えています。

 

参考:東京のテレワーク実施率は53.1%と減少。一時期実施していたが現在は取りやめた企業は22.1%に上る〜東京商工会議所調べ

 

リモートワークを増やせない背景に、日本人ならではの労働価値観があると推測されます。というのも、個人主義の欧米人とは異なり、私たち日本人は、みんなで集まって労働することで「自分は働いている」との意識が生まれたり、誰かに必要とされることで働きがいを感じる傾向があります

そのため、リモートワークだと「生産性が下がっている」「労働意欲が下がっている」と感じた人が多かったのかもしれません。

 

リモートワークで生産性が下がる画像

 

③システム面よりメンタル面が追い付かない

テレワークが広まった当初、多くの企業で対応に追われたのが、チャットツールやオンライン会議といったシステムの導入です。いざzoomで会議を始めようと思っても、入れないメンバーがいて開始できなかったり、マイクオフで声が聞こえないなどトラブルが多かったのではないでしょうか。

しかし、数カ月も経過すると多くの人がシステムの操作に慣れていきました。その一方で明るみになってきたのが、メンタル面での課題です。オフィスで顔を合わせていれば相手の様子を見てタイミングを図って話しかけることもできますが、テレワークではそうもいきません。

そのため、上司にしてみれば、「部下の作業の進捗状況や悩んでいることがないかが見えにくい」、部下にとっては、「不明点や困っているときにすぐ声をかけづらいという状況が生まれます。

そもそも、チャットなどの文字でのコミュニケーションは相手の本位が見えにくいため、指示が明確に伝わらなかったり、どうしても誤解や孤独感が生まれやすくなります他にも運動量が足りない等、メンタル面だけでなくフィジカル面での悩みも増えています。

これらは従来のオフィスワークではなかった課題です。そのため、マネジメント層はこれまで以上にきめ細かい人材マネジメントが求められます。

リモートワークで悩む画像

リモートワークマネジメントを成功させるためにマネージャーがすべき6つのこと

①会社目標と個人目標を紐付ける

まず全社の目標を設定し、それに紐付けて部門や個人の目標を設定しましょう。そのためには、マネジャーが従業員に経営方針(ミッション、ビジョン、バリュー)を伝え、それがチームや個人の目標とどう紐付いているのかを具体的に説明することが欠かせません。

会社目標と個人目標がどう紐付いているのかを可視化できると、自身の実績がどうチームに影響があって、チームの実績がどう会社に影響したのか確認できます。そうすれば、モチベーションが低下しがちなリモートワークでも、会社が何を目指し、自分の業務がどんな結果につながるかを意識しやすくなります

目標は、「達成基準」と「具体的な行動計画」を明確にしましょう。具体的な行動計画とは、「いつまでに何をするか」です。上司と部下で認識の違いがないよう、あらかじめ擦り合わせておくことが大切です。

 

②期日を明確にする

リモートワークは、オフィスで仕事をするのと全く同じようにメンバーの動きを把握するのは難しいため、期日を設けることは非常に重要です。”早めに”という曖昧な表現は避け、「いつまでに何をするのか」をはっきり明示しましょう。

ポイントとなるのが、期日をいつもより短めに設定すること。1カ月以上先にしてしまうと進捗管理が難しくなるので、仕事の単位を細かくして、1週間程度でタスクが終わるような設定が良いでしょう。

リモートワークが楽しい画像

 

③権限を委譲して自律的に動いてもらう

物理的に距離が離れているリモートワークでは、管理型のマイクロマネジメントは難しくなりました。そのため、従業員にはこれまで以上に自分で判断して仕事を進めてもらう必要があります。そこで必要なのが「権限の委譲」です。

とはいえ、いきなり権限を与えるのは勇気がいることでしょう。最初は、「私も権限を持つし、君も同じように権限を与える」という、権限を共有するようなスタンスが良いでしょう。

具体的には、あらかじめ行動目標、いわゆる山の頂上だけを決めておいて、登り方は任せるという方法です。自分のやり方で進めてもらうのです。勇気を持って任せないと部下は育ちません。任せてみたけれど頂上に到達できなかった場合は、違う方法を考えればよいのです。

ただし、注意したいのは部下に任せて良いのは「手段」であって、「目標管理」ではありません。いくら管理が難しくなったとはいえ、目標管理まで任せてしまっては、頂上に向かえなくなります。

 

④オンラインミーティングをマンネリ化させない

毎朝のオンライン朝礼で、メンバーがその日の業務予定を報告し、連絡事項を確認する……。このようにシステマチックな朝礼であれば、マネージャーが存在する意味はありません。大切なのは、部下へのフィードバックです。

マネージャーはただ部下の報告を親身になって聞くのではなく、的確なアドバイスをしたり、時にはねぎらいの言葉をかけてあげましょう

ただし、リモートワークで頻繁すぎる報連相をしたり、やたらめったらにオンラインMTGを行ってしまうと業務の停滞を引き起こすので注意が必要です。会議の回数を不必要に増やしすぎず、参加者を厳選する必要があります。

オンライン会議の画像

 

⑤横や斜めの関係でフォローし合える体制づくり

マネージャーが全ての部下の管理をするような上意下達の体制ではなく、メンバー同士で相談したりアドバイスを与い合えるような環境づくりが必要です。お互いの進捗状況が見えるようになっていることは、いい意味で相互監視の働きもあるため、サボりづらい空気を生みます

例えば、うまくいったことはその方法をチームのメンバー全員にシェアしましょう。他のメンバーがその動きを真似すれば、チーム全体の成果に繋がります。

そこへマネージャーがフィードバックすることも重要です。期待しているよ」「頑張ってくれてありがとう」などと期待や感謝も伝えるようにしましょう。メンバーのモチベーションを向上させるだけでなく、「こんなことをすれば上司は認めてきれるんだな」と、周知することもできます

一方で、マネージャーがマネジメントの悩みを直属の上司に相談するのは難しいことも多いでしょう。そのため、隣の部署や他部署のメンバーとも相談し合うことができるよう、あらかじめオンラインで繋がっておきましょう。

 

⑥孤立化を防ぐ

リモートワークで生産性が落ちる最大の理由が「孤立化」です。一人で悩んでいてもなかなか気づいてもらえなかったり、特に一人暮らしの従業員は、「今日は一日誰とも話さなかった…」なんてこともあるでしょう。

そこでオススメなのがオンラインイベントです。メンバーとの繋がりを意識できるだけでなく、会社への帰属意識も高まります。比較的始めやすいのが「ランチ会」や「誕生日会」です。

あらかじめアンケートでお互いの特性を知るためのヒアリングを行い、それをクイズ形式で出題するなどゲーム要素を加えることで、メンバー同士の距離感がぐっと縮まります。互いをより理解できれば仕事がしやすくなり、離職率を抑える効果もあります。

「なんとなくチャットで話しかけづらい」「雑談ができなくて孤独だ」と感じるメンバーがいると、生産性が上がらないだけでなく、業績にも悪影響が出てきます。みんなが同じ目標に向かっていくために、社内コミュニケーションは欠かせません

また、イベントの内容や時間帯によっては、参加しづらいものもあるかもしれません。色々な立場のメンバーが参加できるように、開催する曜日や時間帯などを変えていくと良いでしょう。

株式会社gambaのリモートサプライス誕生日会

日報ツールを活用したリモートマネジメントとは?

リモートワークでは、上司とメンバー、あるいはメンバー同士が互いの仕事の進捗を確認したり、コミュケーションをとっていく場を用意しましょう。リモートワークで最低限必要なのが、以下の3つの機能です。

 

リモートマネジメントに必要な3つの機能

①コミュニケーションプラットフォーム
(例:社内SNSやビジネスチャット)

②「いま何をしているか」を相互に確認できるスケジュール管理
(例:GoogleカレンダーやOutlook)

③ファイルやドキュメントをクラウド上で共有できるもの
(例:G SuiteやDropbox)

ここでは一例として、上記機能をすべてカバーしたリモートマネジメントツール「gamba!ガンバ 」をご紹介します。

リモートワークマネジメントツールの画像

 

テンプレートを使ってPDCAサイクルを回す

生産性を高めるには、PDCA(Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善))が欠かせません。日報は、PDCAを回すには一番最適です。なぜなら、1日1回振り返ることができれば、月に20回PDCAが回ることになるからです。

gamba!は会社の課題をヒアリングしたうえで、PDCAを回せる日報テンプレートをカスタマイズ設計してくれるので、一人ひとりが日報を書くだけでチームや組織の業績アップに繋がります。

日報テンプレートの画像

 

Google連携でスケジュールや進捗状況を見える化

リモートワーク環境下で重要なのが進捗管理です。マネジャーはそれぞれの作業にリーダーとサブリーダーという担当を決め、「いつまでに問題のないクオリティで仕事を仕上げる」というルールをメンバーに周知しましょう。もし期日より遅れそうなことがあれば早めに報告できるような、ヒエラルキーのないカルチャーを作っておくと、大きなトラブルに発展する心配がなくなります。

gamba!はGoogleと連携しています。gamba!上でドキュメントを共有すれば進捗状況が一目瞭然ですし、Googleカレンダーに入力した予定も1クリックでシェアできます。写真やファイルの添付も容量無制限なので、ストレージとして情報の蓄積も可能です。どんどん情報をストックしていきましょう。

 

gamba!のGoogle連携機能

gamba!のGoogle連携機能

 

コメントやいいね!できるSNSの仕組みを採用

マネージャーであれば、部下へのフィードバックが大事なことが頭では分かっている方も多いことでしょう。しかし多くの部下を抱えている場合、毎日全員にフィードバックするのは難しいもの。

その点、SNSの仕組みを取り入れたgamba!なら、忙しいときは「いいね!」や「スタンプ」でレスポンスができます。他の部門のメンバーや、さらに上の上層部の方が読んでレスポンスをすることもできます。

gamba!へのコメント

 

驚くほど現場が見える! 日報アプリでリモートワークマネジメント

gamba!のリモートワークマネジメント研修では、目標管理、従業員の育成、人事評価、1-on-1手法など、組織のマネジメントにまつわる様々な研修をご提案させていただきます。まずは無料トライアルをお試しください。

 

お気軽にご相談ください