メンバーの情報格差がなくなり、業務効率化を達成。数字への意識もアップ

「歯医者さんや歯科衛生士を含む医療関係者が治療しにくる歯科医院」として福岡県春日市で歯科医院をしているとくだ歯科医院様。2022年よりgamba!を導入いただいてからの感想を伺いました。

本事例のポイント
– 現場の状況把握ができるようになり、患者様の反応もわかるように。
– スタッフの目標への意識が変化し、日々目標達成を意識した働き方を行うように。
– 投稿へのリアクションを通してスタッフ同士のコミュニケーションが深まった。

gamba!を導入した印象はいかがですか。

長田さん：
上手く使えています。元々、スタッフが日報を嫌がって無くなりましたがgamba!を使用することによって上手く日報を活用できていると思います。

gamba!を導入した経緯を教えてください。

長田さん：
これまでは手書きの日報を運用していて、手間がかかるのと日報が形骸化している点が課題として上がっていました。さらに院内のメンバーは日々忙しく業務時間内に書く時間が無く、日報が業務終了後の宿題のようになっていました。こうした状況で、日報が負担となっているとスタッフから言われ、一時は日報を辞めました。

ところが日報を廃止するとメンバーが何を考えて仕事に望んでいるのか・何をしているのか把握ができなくなりました。そこで、改めて日報は必要だと思い至りました。負担をかからない日報のやり方を探っていたところ、日報をデジタル化しようと思ったのが今回gamba!のような日報ツールを検討したきっかけです。

その中からgamba!を選んだのはトライアルを通して今回実現したかった状況把握を叶えられるツールだと感じたからです。

導入時に大変だったことがあれば教えてください。

長田さん：
テンプレートの作成と、個人の目標の定量化が大変でした。
今まで紙で行っていた日報は、スタッフが私と院長に提出する形で行っていました。gamba!はスタッフ同士も日報を共有しあうツールなので、テンプレートを検討する際に「みんなが日報を通してどんなことを知りたいかな？」といった観点で考えたので、大変でした。
「個人の目標の定量化」に関しては、今までは行動を数値化していなかったので、運用方法にを検討するのが大変でした。この点はgamba!のスタッフに、他社さんではどのように使っているのかなど、教えていただきながら解決しました。

導入の効果とメンバーの反応はいかがでしょうか。

長田さん：
まずは当初期待していた通りに現場の状況把握には紙の日報よりも効果を感じています。
日報テンプレートに「患者様からのお声」という項目を入れたことで、お客様の声をよりよく知ることができるようになりました。例えば、今までは商品をおすすめしたことはわかっても、結果的に購入していただいたのかカルテを見ないと分からなかったのですが、ここに記入してくるようになりました。結果を共有することで、スタッフのモチベーションアップにも繋がっていると思います。

スタッフの目標への意識の変化も感じています。今までは設定した目標を月1回のMTGで発表するだけになっていて、結果を照らし合わせるだけの形骸化したものになっていました。こうした状況を踏まえてgamba!では、日報の中に目標数値の進捗状況を入れてもらうことにしました。このおかげで目標が自然と目に付いて、行動に変化があったように感じています。

あとは、日報へのリアクションが気軽にできる点がいいですね。スタッフ同士のコミュニケーションも深まっている印象です。

他の医院の方の話を聞くとITが苦手というのを良く耳にしましたがとくだ歯科様ではどうでしたか？

長田さん：
抵抗感という面では特になかったかなと思います。スタッフには若い方が多いので逆に「こういう機能もあるよ」と教えてくれたこともありました。

gamba!の機能がシンプルなのも良いと思いますし、また最初にテンプレートなどをしっかりと構築した状態で始めたというのが大きいかなと思います。

ただ、歯科業界全体としては、現場で働いているプレイヤーがITツール導入も兼任していることが多く、手が回らなくてしっかり導入できないという声も聞きます。自分たちでどこまでできるか、ツールのサポートにどれだけ相談したりお任せしたりできるかを考慮して検討すれば、どこの医院さんもうまくデジタル化が進むのではと思います。