日報の書き方 目標達成するチームTOP

業績につなげるには数字を使った業務日報の書き方で決まる!!

2016年8月20日

業務日報は、明日行うための業務を決めたり、月間通してどの程度すすめられたかなど知るためにとっても重要な報告書です。

しかし、何をどう行って、どの程度進んだのか、行ったのかを数値で進捗を記入しないとただの日記になりかねません。

日報は数値できちんと進捗状況を把握することが、業績改善や目標達成につながります。
業務日報を質の高い、だれでも見やすいものにするコツがあります。

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業務日報を書くときに大事なこととは?

職種によっては業務日報に関する内容が違います。
しかしどの職種でも共通して書く大事なことは、以下になります。

  • 今日の目標や対する目標を決める
  • その目標に対して今日はどのような仕事をして
  • どこまで仕事は進んだのか
  • 明日以降の予定をきめる
  • 困ったことや課題はどんなことか

これらについて簡潔に記入することが大切です。
文章力も重要ですが、だれが見てもわかりやすくするには箇条書きを使い、簡潔に記入することです。

進行状況や、目標達成率を数字で表すこと

仕事を進めていくうえで、ただ、こういう仕事をしていたという日報を書いていたのでは、どこまでどのように進んでいるのかがわかりません。
業績や、進行度、日報を出す人の努力成果を表すには、必ず数字を使いましょう。
例えば、

○10:00~12:00 ネットショップの商品ページ編集を行った。

というものと、

 

 

●10:00~12:00 ネットショップの商品ページ編集を30点まで行った。

というもの。
前者○は時間からどの程度進行したかわかりませんが、編集を行ったという結果が記入してあります。
後者●は商品ページの編集を30点まで行ったという明確な結果が見えます。明確な結果が現れると、次回の目標や、課題を定めるのにも役立ち、業務の効率を上げることになります。

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業務日報をメンバーに書いてもらうコツは?

業務日報を書くように求めても、何もない状態からでは書きようがありません。
業務日報を書きやすくするために、テンプレートやフォーマットを用意してください。
業務日時・業務内容・進捗状況を記入できるフォーマットを作ると、書きやすくなります。
日報を面倒なものにしないことが大切です。

多くは書いても意味がない、見ていないと思われがちですので、リーダーは業務日報を提出された時点で確認し、進捗状況をチェックし、コメントを入れて返すことをすることが必要です。
ちゃんとリーダーが日報を見てフィードバックを返すことにより、メンバーが日報を書かなければいけないと意識し始めます。

リーダーは必ず日報は出された時点で確認し、チェックを入れましょう。
また、リーダーが定期的なフィードバックを部署ごとに行うことは、チームの業績を伸ばすことにつながり、一丸として目標に近づけることとなります。

まとめ

日報を書くことは、使い方一つで面倒なものにはなりません。
一からメンバーに丸投げしてしまうことで面倒なものや、どうせ見てもらえないと悲観してしまいがちです。業績を伸ばすには数字を使った具体的な業務内容と進行度が一目でわかるものが必要です。

必ずフィードバックして意味のある日報にしてください。目標を共有するとともに、業績を伸ばすためチーム一丸となって取り組めることでしょう。

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