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業績は数字を使った「日報の書き方」で決まる!!

2016年8月20日

日報は、明日行う業務を決めたり、進捗状況を知るための重要な報告書。しかし、何をどう行って、どの程度進んだのかを数値で進捗を記入しないとただの日記になりかねません。

日報は、数値できちんと進捗状況を把握することが、業績改善や目標達成につながります。日報を質の高い、だれでも見やすいものにするコツがあります。

業績の画像

日報を書くときに大事なこと

どの職種でも共通して書く大事なことは、以下になります。

  • 今日の目標や対する目標を決める
  • その目標に対して今日はどのような仕事をして
  • どこまで仕事は進んだのか
  • 明日以降の予定をきめる
  • 困ったことや課題はどんなことか

だれが見てもわかりやすくするには箇条書きを使い、簡潔に記入しましょう。

日報を書く画像

進行状況や、目標達成率を数字で表す

仕事を進めていくうえで、ただ、こういう仕事をしていたという日報を書いていたのでは、どこまでどのように進んでいるのかがわかりません。業績や、進行度、日報を出す人の努力成果を表すには、必ず数字を使いましょう。
例えば、

○10:00~12:00 ネットショップの商品ページ編集を行った。

というものと、

●10:00~12:00 ネットショップの商品ページ編集を30点まで行った。

というもの。
後者●は商品ページの編集を30点まで行ったという、明確な結果が見えます。明確な結果が現れると、次回の目標や、課題を定めるのにも役立ち、業務の効率を上げることになります。

進行状況や、目標達成率を数字で表す画像

日報を部下に書いてもらうコツ

日報を書きやすくするために、テンプレートを用意してください。日報を面倒なものにしないことが大切です。

リーダーは日報が提出された時点で確認し、進捗状況をチェックし、コメントを入れて返すことをすることが必要です。リーダーが日報を見てフィードバックを返すことにより、部下が日報を書かなければいけないと意識し始めます。

リーダーは必ず日報は出された時点で確認し、チェックを入れましょう。また、リーダーが定期的なフィードバックを部署ごとに行うことは、チームの業績を伸ばすことにつながり、一丸として目標に近づけることとなります。

日報アプリを使ってみよう

働き方改革が叫ばれる昨今、コミュニケーションを活性化し、情報共有をよりスムーズにしたいと考える企業が増え、日報アプリを活用する企業が急速に増えています。

日報をアプリで管理することでどんな効用があるのでしょうか。今回は、人気の日報アプリ「gamba!」でできる5つのことをご紹介します。

①外出先や移動中に書ける!読める!

日報アプリなら、外出先からスマートフォンで日報を書いて提出することができます。日報のためだけに、わざわざ帰社する必要がなくなり、残業の削減にも繋がります。
どこでも日報

 

②提出状況が随時チェックできる

メールで日報を送ると他のメール紛れてしまい、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。でも日報アプリなら「提出状況一覧で、未提出の部下が一目で分かります。

提出状況一覧

また、指定した曜日・時刻に「今日の日報を投稿しましょう!」という通知を送ることで、日報の提出を促します。未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省けるので、管理がラクになります。

 

③行動を振り返り、修正できる

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れていたりします。gamba!の日報アプリにはテンプレートが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れも防ぐことができます。

テンプレート

 

④情報の横展開ができる

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

また、いいところを褒めてあげると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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⑤競争心に火がつく

日報アプリなら、日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。実績を見える化することで競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

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残業を減らして人件費も抑える!いますぐ日報アプリを導入しよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。残業を減らして、生産性を高められれば、アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます。

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