作業日報はどう書く？書き方・内容・例文やエクセルでのテンプレートを紹介
作業日報を提出させている建設業の会社が増えています。
作業日報を記入してもらうことで、日々を振り返り、目標に向けた取り組みが意識づきます。
また、管理職としては労務管理の資料にもなるでしょう。
この記事では、主に建設業界、工事現場での作業日報のコツをご紹介します。
Excelで利用できる書式テンプレートもご用意していますので、ご活用ください。
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目次
作業日報とは？
作業日報とは、主に工事現場、建設現場を中心に、その日の活動内容を記載した日報です。建設現場において、作業員に日報を書いてもらう目的は2つあります。
- 労働実態を見える化して、適正な労働環境をつくる
- 人件費コストを見える化して、生産性を高める
同様のものとして工事日報がありますが、作業日報との違いは主に以下です。
作業日報＝作業員が１日に行ったことを記載するもの
工事日報＝工事の進捗や労務管理など現場全体の報告をするもの
「そもそも、日報の目的ってなんだろう」と思った方は下記記事を参照下さい。
作業日報のメリット
作業日報のメリットをご紹介します。基本的には管理者、組織が現場の状況を把握するために用いられますが、進捗に問題はないか、作業員の精神的、身体的な問題はないかなど、さまざまな面で円滑な業務進行にメリットがあります。
①労務管理ができる・労働環境が改善できる
働きすぎは現場の作業員の心身の健康に悪影響を及ぼします。従業員のパフォーマンスが落ちると共に、離職などにも繋がってきます。
一方で作業員の仕事量が少なすぎる、会社の損失となります。
作業日報を通して作業量、作業内容を把握することで、労務の管理（出退勤など）がしやすくなり結果的に労働環境の改善に繋がります。
②コスト管理ができ、人件費をコストダウンできる
建設工事のコストのうち、人件費は約3割と言われています。
作業員の工事日報を集計することで、作業量の全体計画と結果を比較できます。
例えば、人員不足だった場合、納期遅れや予定外の残業につながっていることがわかります。
逆に人員が余っていた場合、人件費をかけすぎていたことになります。
工事日報を分析すると、最小限の人件費で、仕様書とおりの品質の工事をすることができるようになります。
結果的にコストダウンにもつなげられるのです。
③作業者のメンタルを測る材料になる
毎日日報を読むことで、1日ごとの作業員の心理状態が見えてきます。
文面から、「いつもの様子が違う」と気づくことができればより良いマネジメント、会社運営の役に立ちます。退職を防ぐきっかけにもなるでしょう。
日報へのフィードバックの仕方にお困りな方は、下記記事の参照をお勧めいたします。
作業日報に記載する項目
作業日報に記載する上で大事なことは、「現場名」「作業時間」「作業内容」「引き継ぎ」です。
正確な現場の情報を取れるように、作業日報のテンプレートを作成していきましょう。
以下に、作業日報のテンプレート例の一例用意いたしました。
作業日報テンプレート例
- 工事名
- 現場名
- 記入者名
- 日付
- 天気
- 気温
- 作業者氏名
- 工種
- 始業・終業時刻
- 休憩時間
- 作業時間
- 時間外作業時間
- 作業内容
- 引き継ぎ内容
- メモ
継続するコツとしては記載に慣れるまでは、本当に必要な情報だけに絞って日報を記載してもらいましょう。また、Excelで普段から日報をしている方は次の章でExcel版の作業日報をダウンロードできますのでご活用下さい。
作業日報の作成例
建設業・工事業における効果的な作業日報として基本形、時系列形式、簡易形式の3つのパターンを紹介します。
基本的な作業日報の作成例
業務日報 2024年9月30日（月曜日） 第二建設事業部 山田 一郎 天候：晴れ 工事名：新宿オフィスビル建設工事 現場名：新宿中央現場 1. 本日の業務 ・作業時間：8:00～17:00 ・作業者氏名：山田一郎、佐藤次郎、鈴木三郎 ・工種：鉄骨組立、コンクリート打設 ・休憩時間：12:00～13:00 ・時間外作業時間：17:00～18:30 2. 所感 ・鉄骨組立の作業時間が先月に比べて30分短縮している ・新人作業員の技術向上により、全体の作業効率が10%向上 3. 作業の目標や目的 ・コンクリート打設の作業時間を現在より15分短縮する ・納期2日前の10月28日に工事を完了させる 4. 備考 ・明日は大型クレーンが入るため、安全管理に特に注意が必要
時系列をまとめた作業日報の作成例
業務日報 2024年9月30日（月曜日） 設計部 高橋 美咲 1. 本日の業務 08:30～09:00：朝礼、メールチェック 09:00～10:30：新規プロジェクト（渋谷マンション）の基本設計修正 10:30～12:00：協力会社とのWeb会議（資材調達について） 13:00～15:30：CADを使用した詳細図面作成 15:30～16:30：建築確認申請書類の最終チェック 16:30～17:30：明日の現場視察の準備、スケジュール確認 2. 本日の結果・所感 ・渋谷マンションプロジェクトの基本設計修正は80%完了。明日中に仕上げる予定 ・協力会社との会議で、資材コストを5%削減できる見込みが立った ・CADでの作業効率が向上し、予定より30分早く終了できた ・建築確認申請書類は明日提出予定。再確認の必要性を感じた 3. 明日の予定 ・現場視察（9:00～11:00） ・建築確認申請書類提出 ・渋谷マンションプロジェクト基本設計の完成と提出
簡易的な作業日報の作成例
業務日報
2024年9月30日（月曜日）
工事管理部 田中 健太
作業の所感
1. 現場安全パトロール
・3現場を巡回し、安全確認と作業進捗チェックを実施
・所感：2現場で軽微な安全義務違反を発見。即時是正指示を出し、改善を確認
2. 工程会議
・来月の工程表を作成し、各部署と調整
・所感：人員配置の最適化により、工期を3日短縮できる可能性あり
3. 新規現場の準備
・来週着工予定の新規現場の資材発注と人員配置を完了
・所感：事前の綿密な計画により、初日からスムーズな作業開始が期待できる
4. 技術研修の企画
・若手社員向けの技術研修プログラムの草案を作成
・所感：実践的なカリキュラムの導入により、早期戦力化を図る必要性を感じた
作業日報の書き方のポイント
作業日報の書き方のポイントをご紹介します。特に大事なポイントを３つ紹介していますが、共通していることは「読む側（管理者）が理解しやすいように意識をする」という点です。
端的に記載をする
作業日報は簡潔で明確に記載することが重要です。なぜなら、上司や関係者が迅速に理解できるようにするためです。冗長な表現を避け、具体的な作業内容や進捗状況を端的に伝えることで、効率的なコミュニケーションが可能になります。
例えば、「本日は基礎工事（〜〜部分）を行いました」というように、要点を的確に伝えましょう。
日報のテンプレートに記載がある通りに書く
テンプレートは作業日報の基本的な項目を整理したものです。これに従って記載することで、漏れや不足を防ぎ、一貫性のある日報を作成できます。
例えば、日付、作業内容、材料使用量、労働時間、トラブルの有無など、テンプレートに含まれている項目を適切に埋めていきましょう。
テンプレートを活用することで、必要な情報を網羅的に記載できます。
当日に記載をする
作業日報はできるだけ即時に記載することが望ましいです。なぜなら、記憶が新しいうちに作業内容やトラブル、進捗を記録することで、正確な情報を残すことができるからです。
遅れて記載すると漏れや誤りが生じる可能性が高まりますので、当日中に記入しましょう。例えば、午前中に行った作業を忘れないうちに記録することで、後から振り返った際に役立ちます。
定量的な表現を用いて書く
作業日報では、具体的な数値や定量的な表現を用いることが重要です。例えば、「作業時間が短縮した」ではなく、「作業時間が30分短縮した」と記載します。進捗率や達成度も具体的な数値で示すことで、正確な情報共有が可能になります。これにより、業務の効率性や改善点を客観的に評価し、今後の計画立案に活かすことができます。
その他にも、日報記載するポイントが知りたい方は下記記事をご参照下さい。
日報の書き方（例文あり）｜上司に評価される＆成長につながる書き方
作業日報を運用する際の注意点
作業日報の運用時には、定期的な確認とフィードバック、統一されたフォーマットの使用、データの活用と改善策の実行が重要です。
日報の定期的な確認とフィードバック
管理者は作業日報を定期的に確認し、作業の進捗状況や問題点を把握することが重要です。確認した内容に基づき、現場の作業員に具体的なフィードバックを提供しましょう。これにより、作業効率の向上や問題解決がスムーズになります。フィードバックは、作業員のモチベーションを高めるために前向きな内容にしましょう。
統一されたフォーマットの使用
作業日報のフォーマットがバラバラだと、情報の整理や分析が難しくなります。管理者は全員が同じフォーマットを使用するように指導しましょう。デジタルツールやアプリを使えば、フォーマットの統一が簡単になります。統一された記録方法は、日報の内容を効率的に管理しやすくします。
日報データの活用と改善策の実行
作業日報はただの記録ではなく、現場の改善に役立つデータです。管理者は日報のデータを分析し、作業の効率や品質に関する傾向を把握しましょう。そして、そのデータを基に具体的な改善策を立て、実行します。継続的な改善を行うことで、作業効率やコスト削減が実現できます。
建設業・工事業向け作業日報テンプレート（Excel）
「日報がまだ無いので参考にできるExcelテンプレートが欲しい」
「他社がどのような作業日報を利用しているのか知りたい」
上記のような方向けに、実例に基づいた形で無料で使用できるExcelテンプレートを用意しました。
下記のページからダウンロードしてご利用ください。
テンプレートダウンロードはこちら作業日報のテンプレート（時間管理あり）
時間管理が出来る項目を含む作業日報のテンプレートです。現場の方が、何時に何をしたか見える化され現場の効率化などにも使えます。作業の見える化により、適切な人員を配置することができるようになります。
作業日報のテンプレート（現場単位）
現場全体で管理が出来る作業日報のテンプレートです。基本的に現場長が記載することを想定しており現場全体の進捗管理として役立てることができます。
作業日報の保管しておく期間
作業日報を保管しておく期間について、明確には決まりはありません。ですが、作業日報の目的は一つの現場の状況管理だけでなく、今後の作業現場での生産性向上、計画の正確性向上などにも役立てることができるため、それなりの期間で保存しておいて、後で見返すことができる形で保管しておくことをお勧めします。
参考として、一部の業界、業種での日報の保管期間は３年と法律で定められているものもあります。
日報の保管期間や管理方法とは?法律を守るための基本ルール
作業日報の管理方法
作業日報の管理方法（運用する方法）をご紹介します。一昔前は紙での運用が一般的でしたが、現在はスマートフォンなど、テクノロジーの普及により電子的な方法での日報が運用されることが多くなりました。管理性や保存性の観点からも電子的な日報の運用にメリットが多いため、基本的には電子的な方法（Excelや日報アプリなど）での日報をおすすめします。
紙（手書き）
すぐに始められるのが紙での日報です。導入ハードルが低い一方で、長期的に管理をするのが難しいです。
メリット
- IT知識がなくても、保管をすることができる
- 自由に記載ができるため、メモなどを残すことも可能
デメリット
- テレワーク（在宅勤務）をする際に、管理方法が難しくなる
- テンプレートなどの項目を変えるのが大変
- 保管をするのにかなりの場所が必要となる
- 検索などが難しいため、過去の日報を探し出すのが難しい
手書き日報のメリット、デメリットをより詳しく知りたい方は下記記事を参照してみて下さい。
手書きの作業日報は時代遅れ！今すぐ日報を電子化すべき理由とは
エクセルやメール
Excelやメールはどの会社でも利用されて居るケースが多く、紙の日報と同様に始めやすく、かつ柔軟に設定できる点がポイントです。ただし、そもそも日報での利用を想定して設計されていない、という点は念頭に置いていただいて、運用することが必要です。
メリット
- 多くの会社で利用しているので導入コストがかからず利用することができる
- 数値などを用いて、データ分析がしやすい
デメリット
- スマートフォンでの操作が難点
- 社内でのルールを作らないと、どこに何のファイルが入っているか分からなくなる
- 複数の人で共有をする場合、ファイルの破損などの危険性がある
- 容量制限があり、大量の日報を保存するのには向いていない
Excel日報の作り方やメリット・デメリットを詳しく知りたい方は、下記記事を参照下さい。
エクセルで使える日報フォーマット8選（無料）!作り方から管理のポイントもご紹介
グループウェア・社内SNS
グループウェア・社内SNSは、社内のコミュニケーションを幅広くカバーする機能が豊富に備えられています。
メリット
- 日報以外にも、勤怠などの管理もすることが可能
- 多くのツールがクラウドのため、場所問わず保管をすることができます
デメリット
- 機能が多種多様なためITに不慣れな従業員が多い場合、保管が難しい場合がある
- 一部ツールでは、エクスポートなどが制限されている
- 別途費用がかかる
グループウェア、社内SNSについて気になった方は下記記事にて具体的なツール名を紹介しておりますのでご覧ください。
日報管理ツール
日報管理ツールは、日報を最適に管理するために作られたツールです。具体的には、日報を出して人が誰かわかる機能や日報を出していない人に対するリマインド機能が備えられている便利なツールもあります。日報を通して本格的に効果を出したい、といった場合には管理性や検索性など、総合的に見て一番おすすめのツールです。
メリット
- 日報専用ツールのため、ITが苦手な方でも管理がしやすい設計になっている
- 多くの日報管理ツールではExcelに落として集計をすることも可能
デメリット
- 日報専用アプリのため、日報以外の情報取得が難しい場合が多い
- 別途費用がかかる
日報管理ツールが気になった方は以下の記事を参照ください。
工事業や建設業に特化したツールをお求めの方は、こちらを参照下さい。
作業日報をクラウドで管理するならgamba!
【 日報アプリなら どこでも日報がかんたんに書ける＆読める 】
エクセルや紙だと管理が大変ならば、日報アプリがおすすめです。クラウドタイプの日報アプリなら、いつでもどこでも日報が書けます。
各現場が今日どんな作業をしたかわかるのはもちろんのこと、現場写真も容量無制限でアップできるので進捗状況も把握できます。
- かんたんに入力できる日報テンプレート
- KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
- 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ
今なら、メールアドレスだけで15日間無料トライアルできます。
（15日経過したら終了。自動的に課金されることはありません）
あなたのチームでも、日報アプリを活用してみませんか？
まとめ
この記事では、建設業や工事業向けの作業日報の書き方と運用のポイントについて詳しくご紹介しました。作業日報を効果的に活用することで、労務管理やコスト管理の向上、作業員のメンタルケアなど、多くのメリットが得られます。適切なフォーマットと運用方法を取り入れ、作業日報を継続的に活用して、現場の効率化と品質向上を図りましょう。また、無料で利用できるExcelテンプレートや日報アプリなども活用して、さらに効率的な日報管理を実現してください。
参考記事
・日々の効率が上がる建設業日報アプリ おすすめ6選【無料アプリあり】
・エクセルの日報は時代遅れ？管理者を悩ませる理由と解決方法【テンプレートあり】
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー
