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日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由

2016年8月3日

日報の書き方の上で、業務内容だけでなく、「今日の一言」など仕事の所感はとても重要な項目です。

業務内容はその日行った業務を箇条書きで書くものです。よく使われているのは時系列のタイプで、どんな業務にどれだけの時間をかけたのかを記入します。

所感は、業務に対して感じたこと、思ったことなどですが、感想文とは異なります。

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1、日報の所感欄には何を書くべきか

日報への業務内容の記入は単に報告という意味が強いですが、所感の欄には、業務に関する意見や気付いたこと、アイデア、疑問点、チームメンバーへの相談事などを書きます。日報の所感欄は単なる感想文の記入欄ではありません。

・所感(反省、振り返り)
業務を行うなかで「気付いたこと」「疑問点」「課題」に感じていることを書きます。ここで気を付けて欲しいのが「感想文」にならないことです。自分の「これから」に役立つ内容を書きます。

引用:新入社員必見!日報の書き方

一日仕事をして、どうすれはさらに効率よく仕事ができるようになると感じたか、クライアントのクレームに対応するために改善できる気づきがあったか、などこれからの業務に役立つ気付きを書きます。

2.日報へ所感を書く効果

所感は、その日の業務を振り返り、分析するための項目です。

日報への所感の記入を繰り返すことで、業務中もただ与えられた仕事をこなすだけでなく、業務についての改善点を考えながら仕事をするきっかけになります。 さらには、自分でアイデアを出し、考えて行動するメンバーへの成長、メンバーの会社に対する態度を主体的なものにするという効果へ繋がります。

上司と部下との間に良好な人間関係、心の通い合いがあれば組織は活性化されます。上司と部下とのコミュニケーションは部下の活力、エネルギーの源なのです。日報を書かせている組織は多いと思いますが、日報を部下と上司の重要なコミュニケーションの武器として、充分に活用をしているところは少ないというのが現実ではないでしょうか。

引用:日報は最良のコミュニケ-ションツ-ル

意外と新しいチームメンバーの素直な意見の中に、新しいアイデアの芽があったりするものです。

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3.日報への所感の書き方

所感は、業務内容と同じくなるべく簡潔に書きます。具体的には、業務内容を掘り下げた気づきを書くと良いです。『◯◯だと思う』と感想を書くのではなく、自分の業務の作業や結果について、満足いくものなのかを深堀りし、いまの仕事は十分できているか、どうすればより良い改善ができるか、どうすればチームが良くなるか自分の考えを書きます。

「できたこと」に着目することで、気持ちの持ち方を変え、生産性を高めることに意識を向けた日報の書き方をしましょう。
そのためには、次のような視点で今日一日の仕事を振り返ります。
  • 昨日までの自分と今日の自分で進歩した点はどこか?
  • 今日できたこと・よかったことは何か?
  • 今日自分は一日の仕事から何を感じたのか?
  • 明日はもっとよくなるためにどうしたらいいか?

引用: 日報は5分で提出できる!書き方3つのポイント

このように、まずその日できたことの振り返りが所感を書く助けになります。

4.所感へのフィードバックが重要

日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由

業務だけでなく所感へのリーダーとメンバーからのフィードバックは大切です。フィードバックがあるかないかは、チームの成長に影響を与えるからです。

日報がうまくチームに根付かない一番の原因は、フィードバックが返ってこないから、というものです。読んでくれているのかどうかわからない、書いても書かなくても誰も何も言ってこない、という状況ではだれも日報を書こうとは思わないはずです。

引用: gamba!でチームの力を引き出す3つのポイント

例えばメンバーの一人が業務改善に関してアイデアを書いていたり、疑問を投げかけている場合、チームメンバーはそれに対して何かしら応えるようにします。何も反応しないリーダーやチームメンバーには、日報の書き手も自分の思い付きを伝えなくなるものです。

日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由まとめ

所感は日報の大切な部分です。感想を書くだけだと勘違いしている人もいると思います。しかし、業務の思いを掘り下げる所感の書き方とその扱い方で、メンバーとチームのパフォーマンスに差がでます。

優れたリーダー、そして優れたチームは、メンバーからの意見や提案、疑問を決してそのままにはしません。日報の所感欄を利用してより良いチームビルディングへの参考としてください。

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