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日報の「所感」は感想文ではない!所感はチームビルディングのためにある

2017年1月10日

日報における「所感」はとても重要な項目ですが、一体どんなことを書けば良いのでしょうか。「所感」とは、一言でいえば「1日の業務を通じて感じたこと、思ったこと」ですが、単なる「感想文」ではありません。

本人がどう感じたかだけでなく、自分の仕事への関わり方や仕事の進め方に対する振り返りの場と考えるべき。では具体的にどのような内容を書けばいいのか、日報の「所感」の効果的な書き方について考えてみましょう。

日報の所感の画像

1.日報の所感欄には何を書くべきか

「今日やったこと」は上司への報告の意味合いが強いですが、「所感」には、その日の業務に関する気付き、アイデア、改善点、改善策、疑問点、チームメンバーへの共有事項を書くと効果的。いわゆるPDCAにおける「C:チェック(検証)」または「A:アクション(改善)」と捉えるとわかりやすいのではないでしょうか。

一日仕事をして、振り返りを行った際、その日の目標が達成できていれば、「何がよかったのか?」、「どうすれば、また同じようによい結果が出すことが出来るのか?」「他のメンバーも同じようなよい結果を出すには、どう仕組み化すればよいか?」

未達成であれば、「何がよくなかったのか?」「どうすれれば、よくなるのか?」「仕事を進める上で、何か新しい気づきはあったか?」など、質問を自分自身に問いかけると、よい所感が書けます。

日報の所感欄の画像

2.日報へ所感を書く効果

「所感」は、その日の業務を振り返り、よりよい仕事をするためにはどうすればよいかを考えるための項目。日報の「所感」の記入を繰り返すことで、業務中もただ与えられた仕事をこなすだけでなく、業務についての改善点を考えながら仕事をするきっかけになります。

また、「自分でアイデアを出し、考えて行動する」という仕事の仕方の習慣化に繋がったり、仕事を主体的なものと捉えるようになるという効果に繋がります。コミュニケーションツールと捉えた場合、「所感」に対して上司やがよい反応をすることで書き手のモチベーションが上がり、より考えながら仕事をするようになり、「日報」の運用効果が高まります。

また、自分が気づいていない新しいアイデアや気づきがあるので、日報を共有し、メンバー同士で「所感」を共有することは、チーム全体の生産性向上に効果的です。

日報へ所感を書く効果の画像

3.日報への所感の書き方

所感はなるべく簡潔に書くことがオススメ。具体的には、「どうすれば、日報の読み手に伝わるか」を考えながら書くとよいでしょう。

『◯◯だと思う』と感想を書くのではなく、自分の業務や結果について深堀りし、「自分にとって満足といえる状態か」「もっと良い状態にするためにはどうすればよいか」など自身と対話し「どうすれば読み手に伝わるか」を考えながら簡潔に記載します。

例えば、下記のような書き方です。

『所感』
今日は、50件の目標に対して、55件の実績を出すことができた。(1)
50件の目標を 5時間でこなすために、1時間に10件以上をクリアすることを心がけたことがよい結果に繋がった。(2)
この方法は、他のメンバーにも使えると思うので共有したい。(3)

上記を要素ごとに整理すると下記のようになります。

  1. 【今日の目標に対するよかった点】
  2. 【よい結果が出た要因】
  3. 【さらによくするための施策】

日報への所感の書き方の画像

4.所感へのフィードバックが重要

「所感」に対するリーダーのフィードバックは重要です。メンバーからのフィードバックもあるとさらに効果的。フィードバックがあるかないかで、メンバーとチームの成長に大きな違いが生まれます。

日報がうまくチームに根付かない一番の原因は、「フィードバックがないから」というもの。読んでくれているのかどうかわからない、書いても書かなくても誰も何も言ってこない、という状況では誰も「本気で日報を書こう!」とは思わないもの。

では、どのようなフィードバックが効果的か、具体例を挙げて起きます。

<所感に対するフィードバック例>
「いいね!その調子で進めて行こう!」
「いいね!更に効果を高めるために、他に出来ることはないかな?」
「その改善案を具体的に進めるには、どうすればいいかな?」

ポイントは、「褒める」「気づかせる」「考えさせる」ようなフィードバック。メンバーの一人が業務改善に関して、アイデアや疑問を投げかけている場合、リーダーやチームメンバーはそれに対して必ず反応すしましょう。

何も反応しないリーダーには、部下も自分の思いを伝えなくなってしまうので、「所感」に関して出来る限り効果的なフィードバックを行いしましょう。

所感へのフィードバックの画像

日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由 まとめ

「所感」は日報の大切な要素です。1日の感想を書くだけだと勘違いしている方も多いですが、業務を掘り下げる所感の書き方とその扱い方で、メンバーとチームのパフォーマンスに大きな差が。優れたリーダー、そして優れたチームは、メンバーからの意見や提案、疑問を決してそのままにはしません。

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日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由まとめの画像

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