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日報の「所感」は感想文ではない!所感はチームビルディングのためにある

2017年1月10日

日報における「所感」はとても重要な項目ですが、一体どんなことを書けば良いのでしょうか。「所感」とは「1日の業務を通じて感じたこと、思ったこと」ですが、単なる「感想文」ではありません。

どう感じたかだけでなく、仕事への関わり方や、進め方に対する振り返りの場と考えるべきです。具体的にどのような内容を書けばいいのか、日報の「所感」の効果的な書き方について考えてみましょう。

日報の所感の画像

1.日報の所感欄には何を書くべきか

「今日やったこと」は上司への報告の意味合いが強いですが、「所感」には、その日の業務に関する気付き、アイデア、改善点、改善策、疑問点、チームメンバーへの共有事項を書くと効果的。いわゆるPDCAにおける「C:チェック(検証)」または「A:アクション(改善)」と捉えるとわかりやすいでしょう。

一日を振り返りを行った際、その日の目標が達成できていれば、「何がよかったのか」、「どうすれば、また同じようによい結果を出せるのか」「他のメンバーも同じような結果を出すには、どう仕組み化すればよいか」

未達成であれば、「何がよくなかったのか」「どうすれれば、よくなるのか」「何か新しい気づきはあったか」など自分に問いかけると、よい所感が書けます。

日報の所感欄の画像

2.日報へ所感を書く効果

「所感」は、その日の業務を振り返り、よりよい仕事をするためにはどうすればよいかを考える項目。「所感」の記入を繰り返すことで、ただ与えられた仕事をこなすだけでなく、改善点を考えながら仕事をするきっかけになります。

また、「自分でアイデアを出し、考えて行動する」という習慣に繋がります。コミュニケーションツールと捉えた場合、「所感」に上司やがよい反応をすることで、書き手のモチベーションが上がり、より考えながら仕事をするようになり、「日報」の効果も高まります。

また新しいアイデアや気づきがあるので、日報を共有し、メンバー同士で「所感」を共有することは、チーム全体の生産性向上に効果的です。

日報へ所感を書く効果の画像

3.日報への所感の書き方

所感はなるべく簡潔に書くことがオススメ。具体的には、「どうすれば、日報の読み手に伝わるか」を考えながら書くとよいでしょう。

『◯◯だと思う』と感想を書くのではなく、自分の業務や結果について深堀りし、「自分にとって満足といえる状態か」「もっと良い状態にするためにはどうすればよいか」など自身と対話し「どうすれば読み手に伝わるか」を考えながら簡潔に記載します。

例えば、下記のような書き方です。

『所感』
50件の目標に対して、55件の実績を出すことができた。(1)
50件の目標を 5時間でこなすために、1時間に10件以上をクリアすることを心がけたことがよい結果に繋がった。(2)
この方法は、他のメンバーにも使えると思うので共有したい。(3)

上記を要素ごとに整理すると下記のようになります。

  1. 【今日の目標に対するよかった点】
  2. 【よい結果が出た要因】
  3. 【さらによくするための施策】

日報への所感の書き方の画像

4.所感へのフィードバックが重要

「所感」に対するリーダーのフィードバックは重要です。メンバーからもあると、さらに効果的。フィードバックがあるかないかで、メンバーとチームの成長に大きな違いが生まれます。

日報がうまくチームに根付かない一番の原因は、「フィードバックがないから」というもの。読んでくれているのかどうかわからない、書いても書かなくても誰も何も言ってこない、という状況では誰も「本気で日報を書こう!」とは思わないもの。

では、どのようなフィードバックが効果的か、具体例を挙げます。

<所感に対するフィードバック例>
「いいね!その調子で進めて行こう!」
「いいね!更に効果を高めるために、他に出来ることはないかな?」
「その改善案を具体的に進めるには、どうすればいいかな?」

ポイントは、「褒める」「気づかせる」「考えさせる」フィードバック。メンバーの一人が業務改善に関して、アイデアや疑問を投げかけている場合、リーダーやチームメンバーはそれに対して必ず反応しましょう。

所感へのフィードバックの画像

日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由 まとめ

「所感」は日報の大切な要素です。業務を掘り下げる書き方と扱い方で、メンバーとチームのパフォーマンスに大きな差が出ます。優れたリーダー、そして優れたチームは、メンバーからの意見や提案、疑問を決してそのままにはしません。

日報の所感を利用して、より良いチームビルディングを行いましょう。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、チームリーダーのための日報を素早く手軽にチェックするするための機能が満載。スマートフォンなどで外出先からも簡単にチェック、いいね!やスタンプ、コメントを素早く返信することで、より効果的なチームマネジメントができます。

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  2. スマートフォンアプリで日報を手軽にチェック、いいね!やスタンプでコミュニケーションがとれる
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日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由まとめの画像

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