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日報の「所感」や「今日の一言」が大切な3つの理由

2017年11月2日

日報における「所感」とは「1日の業務を通じて感じたこと、思ったこと」ですが、単なる「感想文」ではありません。

どう感じたかだけでなく、仕事への関わり方や、進め方に対する振り返りの場と考えましょう。効果的な所感の書き方について解説します。

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1.日報の所感は何を書くべきか

所感には、「気付き」「アイデア」「改善点と改善策」「共有事項」を書くと効果的です。

いわゆるPDCAにおける「C:チェック(検証)」または「A:アクション(改善)」と捉えるとわかりやすいでしょう。

一日を振り返りを行った際、目標が達成できていれば、「何がよかったのか」「どう仕組み化すればよいか」、未達成であれば「何がよくなかったのか」「どうすれれば、よくなるのか」と自分に問いかけると、よい所感が書けます。

日報の所感欄の画像

2.日報へ所感を書く意味

所感は、改善点を考えながら仕事をするきっかけになり、「自分で考えて行動する」という習慣にも繋がります。

また、所感に上司やがよい反応をすることで、部下のモチベーションが上がり、より考えながら仕事をするようになります。

チャットやLINEだと情報が次々と流れていく、「ただの報告」に終始してしまいがちですが、所感を書けるのは「日報」ならではの良いところ。

新しいアイデアや気づきを日報で有し、メンバー同士で「所感」を共有することは、チーム全体の生産性向上に効果的です。

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3.所感の例文とフィードバック

『◯◯だと思う』と感想を書くのではなく、業務や結果について深堀りし、「もっと良い状態にするためにはどうすればよいか」など、自身と対話しながら記入しましょう。

また、所感に対する上司のフィードバックがあるかないかで、部下の成長に大きな違いが生まれます。書いても書かなくても誰も何も言ってこないという状況では、日報を書こう!とは思いません。

ポイントは、「褒める」「気づかせる」「考えさせる」フィードバックです。

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<所感に対するフィードバック例>
「いいね!その調子で進めて行こう!」
「更に効果を高めるために、他に出来ることはない?」
「その改善案を具体的に進めるには、どうすればいいと思う?」
 

日報アプリ「gamba!」で所感を共有する

所感を日報で共有することによって、どんな効用があるのでしょうか。今回は人気の日報アプリ「gamba!」を例に詳しくご紹介していきます。

①行動を振り返り、修正できる

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れていたりします。gamba!の日報アプリにはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れも防ぐことができます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題の解決ができます。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報アプリなら、日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績を見える化することで競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

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④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

 

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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