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日報の「所感」は感想文ではない!所感はチームビルディングのためにある

2017年1月10日

日報の効果的な書き方として、「所感」はとても重要な項目ですが、「所感」とは、一体どんなことを書けば良いのでしょうか。

日報における「所感」とは、一言でいえば「1日の業務を通じて感じたこと、思ったこと」ですが、単なる「感想文」ではありません。本人がどう感じたかだけでなく、自分の仕事への関わり方や仕事の進め方に対する振り返りの場と考えるべきです。

では具体的にどのような内容を書けばいいのか、日報の「所感」の効果的な書き方について考えてみましょう。

日報の「所感」は感想文ではない!所感はチームビルディングのためにある

1.日報の所感欄には何を書くべきか

日報の「実施事項」への記入は上司への報告の意味合いが強いですが、「所感」には、その日の業務に関する気付きや、アイデア、改善点、改善策、疑問点、チームメンバーへの共有事項を書くと効果的です。いわゆるPDCAにおける「C:チェック(検証)」もしくは、「A:アクション(改善)」と捉えるとわかりやすいのではないでしょうか。

一日仕事をして、振り返りを行った際、その日の目標が達成できていれば、「何がよかったのか?」、また「どうすれば、また同じようによい結果が出すことが出来るのか?」「他のメンバーも同じようなよい結果を出すには、どう仕組み化すればよいか?」また未達成であれば、「何がよくなかったのか?」「どうすれれば、よくなるのか?」「仕事を進める上で、何か新しい気づきはあったか?」などの質問を自分自身に問いかけると、よい所感が書けますので試してみてください。

1.日報の所感欄には何を書くべきか

2.日報へ所感を書く効果

「所感」は、その日の業務を振り返り、よりよい仕事をするためにはどうすればよいかを考えるための項目です。日報の「所感」の記入を繰り返すことで、業務中もただ与えられた仕事をこなすだけでなく、業務についての改善点を考えながら仕事をするきっかけになります。 さらには、「自分でアイデアを出し、考えて行動する」という仕事の仕方の習慣化に繋がったり、仕事を主体的なものと捉えるようになるという効果に繋がります。

さらに、「日報」を書き手と読み手のコミュニケーションツールと捉えた場合、「所感」に対して、読み手である上司やがよい反応をすることで、日報の書き手のモチベーションが上がったり、より考えながら仕事が出来るようになったりとより「日報」の運用効果が高まります。

また、チームメンバーの日報の中に、自分が気づいていない新しいアイデアの芽や、気づきがありますので、日報を社内で共有し、メンバー同士で「所感」を共有することは、チーム全体の生産性向上に効果的です。

2.日報へ所感を書く効果

3.日報への所感の書き方

所感は、業務の「実施内容」と同様、なるべく簡潔に書くことをおすすめします。具体的には、「どうすれば、日報の読み手に伝わるか」を考えながら書くとよいでしょう。『◯◯だと思う』と感想を書くのではなく、自分の業務や結果について、満足いくものなのかを深堀りし、「いまは自分にとって満足といえる状態か?」「もっと良い状態にするためにはどうすればよいか?」「どうすればもっとチームが良くなるか?」など自分自身と対話しがなら、考えを抽出し、「どうすれば読み手に伝わるか」を考えながら簡潔に記載します。

例えば、下記のような書き方です。

『所感』
今日は、50件の目標に対して、55件の実績を出すことができた。(1)
50件の目標を 5時間でこなすために、1時間に10件以上をクリアすることを心がけたことがよい結果に繋がった。(2)
この方法は、他のメンバーにも使えると思うので共有したい。(3)

上記を要素ごとに整理すると下記のようになります。

  1. 【今日の目標に対するよかった点】
  2. 【よい結果が出た要因】
  3. 【さらによくするための施策】

3.日報への所感の書き方

4.所感へのフィードバックが重要

「実施事項」の確認だけでなく「所感」に対するリーダーのフィードバックは重要です。できればメンバーからのフィードバックもあるとさらに効果的です。フィードバックがあるかないかで、メンバーとチームの成長に大きな違いが生まれます。

日報がうまくチームに根付かない一番の原因は、「フィードバックがないから」というものです。読んでくれているのかどうかわからない、書いても書かなくても誰も何も言ってこない、という状況では誰も「今日も本気で日報を書こう!」とは思わないものです。

では、どのようなフィードバックが効果的か、具体例を挙げて起きます。

<所感に対するフィードバック例>
「いいね!その調子で進めて行こう!」
「いいね!更に効果を高めるために、他に出来ることはないかな?」
「その改善案を具体的に進めるには、どうすればいいかな?」

ポイントは、「褒める」「気づかせる」「考えさせる」ようなフィードバックです。 メンバーの一人が業務改善に関してアイデアを書いていたり、疑問を投げかけている場合、リーダーやチームメンバーはそれに対して必ず反応するようにしましょう。何も反応しないリーダーやチームメンバーには、日報の書き手も自分の思いを伝えなくなってしまいますので、「所感」に関して出来る限り効果的なフィードバックを行うようにしましょう。

日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由 まとめ

「所感」は日報の大切な要素です。1日の感想を書くだけだと勘違いしている方も多いかと思いますが、自身の業務を掘り下げる所感の書き方とその扱い方で、メンバーとチームのパフォーマンスに大きな差がでます。優れたリーダー、そして優れたチームは、メンバーからの意見や提案、疑問を決してそのままにはしません。日報の所感欄を利用してより良いチームビルディングを行なっていきましょう。

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