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日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由

2017年1月10日

日報における「所感」とは「1日の業務を通じて感じたこと、思ったこと」ですが、単なる「感想文」ではありません。

どう感じたかだけでなく、仕事への関わり方や、進め方に対する振り返りの場と考えましょう。具体的にどのような内容を書けばいいのか、日報の「所感」の効果的な書き方について解説します。

日報の所感の画像

1.日報の所感欄には何を書くべきか

日報は上司への報告の意味合いが強いですが、「所感」には、気付き、アイデア、改善点、改善策、共有事項を書くと効果的です。

いわゆるPDCAにおける「C:チェック(検証)」または「A:アクション(改善)」と捉えるとわかりやすいでしょう。

一日を振り返りを行った際、目標が達成できていれば、「何がよかったのか」「どう仕組み化すればよいか」、未達成であれば「何がよくなかったのか」「どうすれれば、よくなるのか」と自分に問いかけると、よい所感が書けます。

日報の所感欄の画像

2.日報へ所感を書く効果

「所感」は、ただ与えられた仕事をこなすだけでなく、改善点を考えながら仕事をするきっかけになります。また、「自分で考えて行動する」という習慣にも繋がります。

また、「所感」に上司やがよい反応をすることで、部下のモチベーションが上がり、より考えながら仕事をするようになり、「日報」の効果も高まります。

また新しいアイデアや気づきを日報で有し、メンバー同士で「所感」を共有することは、チーム全体の生産性向上に効果的です。

日報へ所感を書く効果の画像

3.日報への所感の書き方

『◯◯だと思う』と感想を書くのではなく、業務や結果について深堀りし、「もっと良い状態にするためにはどうすればよいか」など、自身と対話しましょう。

そして、「どうすれば読み手に伝わるか」を考えながら簡潔に記載します。

例えば、下記のような書き方です。

『所感』
50件の目標に対して、55件の実績を出すことができた。
1時間に10件以上をクリアすることを心がけたことがよい結果に繋がった。

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4.所感へのフィードバックが重要

「所感」に対する上司のフィードバックは重要です。フィードバックがあるかないかで、部下の成長に大きな違いが生まれます。

書いても書かなくても誰も何も言ってこないという状況では、日報を書こう!とは思いません。

効果的なフィードバックの具体例はこちらです。

<所感に対するフィードバック例>
「いいね!その調子で進めて行こう!」
「更に効果を高めるために、他に出来ることはない?」
「その改善案を具体的に進めるには、どうすればいいと思う?」

ポイントは、「褒める」「気づかせる」「考えさせる」フィードバック。

業務改善に関してアイデアを投げかけている場合、上司やチームメンバーはそれに対して必ず反応しましょう。

所感へのフィードバックの画像

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LINEのようなチャット機能や、スタンプ機能もあるので、手軽に使えます。

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日報の「所感」や「今日の一言」が大切な理由 まとめ

「所感」は業務を掘り下げる書き方と扱い方で、部下のパフォーマンスに大きな差が出ます。優れた上司は、部下からの意見や提案、疑問を決してそのままにはしません。

日報の所感を利用して、より良いチームビルディングを行いましょう。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、日報を素早く手軽にチェックする機能が満載!

スマートフォンで移動中でも日報を読める!書ける!コメントを素早く返信することで、より効果的なチームマネジメントができます。

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