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日報を書きたくなる上司のコメントとは?

2016年11月10日

部下に日報を書き続けてもらうのは難しいと考える、経営者や上司は多いのではないでしょうか。社員が日報を毎日書くには、経営者や上司のコメントが大事。もし自分の書いた日報に誰も反応しなかったら、日報を書く気がなくなります。本当に自分の日報は必要とされているのか、疑問を感じるでしょう。

何もコメントも反応もなく、「読んでくれてないんだな・・」と思ったら、内容を考えずに書く、昨日の日報をコピペするだけ、さらには日報の提出をサボるということになっていきます。いわゆる形骸化です。

忙しさにかまけて、つい日報の返信を疎かにしてしまうと、「日報は重要視されていない」という認識を植えつけてしまいます。では、日報にどのような返信を返せばいいのでしょうか?メンバーのモチベーションが上がり、上司の手間を極力かけずに、日報を書くようになるコメントの仕方の3つのポイントを紹介します。

日報継続の画像

日報を書きたくなるコメントの書き方①「すばやくコメントを返す」

自分が書いた日報に対して、すぐにコメントがあれば、「自分の日報をすぐに見てくれたんだ〜!」という印象を相手に与えることができます。忙しい状況でも、まずはすぐに反応を示しましょう。

「いいね!」「オッケー!」「 GOOD!」というような短いメッセージでも「読んだよ!」というメッセージを送ることで、相手には「すぐ読んだよ!」というメッセージが伝わります。もし、すぐに返答が難しいような内容が日報に書かれていたなら、「あとでもう一度コメントします」といった内容を返すだけでも十分。

すばやくコメントを返す画像

日報を書きたくなるコメントの書き方②「日報の内容に対する的確なコメントを返す」

あなたが営業部長だとして、下記の営業マンの日報に対してどのようにコメントを返しますか?

的確なコメントを返す画像

この日報に対して、こんなコメントでは的確なものとはいえないですよね。

「よし!105件目指して、ガンバれ!!」

もし、メンバーの考える力を引き出したいのであれば、このようなコメントを返すべきです。

「1時間に35件だったコール数を3倍の105コールにするには、コールの仕方をどう変える?」

的確なコメントとは、より大きな成果を出せる「精度の高い振り返りができる」コメント。自分の悩みに対して、的確にアドバイスをしてくれたことで、「自分の日報をちゃんと読んでくれて、アドバイスをしてくれる!」と感じてくれます。

「相談したいこと」という項目を設定している場合は、特に気をつけましょう。「相談したいこと」に書いてあるのに、なんのコメントも返ってこなかった場合、「自分の日報をちゃんと読んでくれていないんだ。。。」という印象を持ってしまいます。

一気にモチベーションが下がってしまうので、注意が必要です。また、日報のテンプレートを用意しておくことも大事。部下は自分の仕事を振り返りながら、日報を書いています。その過程で必ず「何がうまくいったんだろう?」「何がうまくいかなかったんだろう」と自問自答しています。

コメントのやりとりを通じて、手を差し伸べてあげることがとても大切です。特に経験の浅い部下は「うまくいかなかったこと」が「どこに原因があるのか」「どうすればうまくいくのか」という振り返りが十分にできない場合が大半。経営者、上司、先輩がそれらに対して、自分の経験を活かした的確なアドバイスをしてあげるようにしましょう。

日報を書きたくなるコメントの書き方②「日報の内容に対する的確なコメントを返す」

日報を書きたくなるコメントの書き方③「直属のラインだけでなく、他の部署の上司やメンバーからのコメントを奨励する」

日報のコメントのやりとりには、上司部下というラインの上下関係だけでなく、他部署をより積極的に巻き込みましょう。理由は2つ。1つは「役職者が部門を超えて日報にコメントし、成長スピードを加速させるため」。もう1つは「他部署との情報共有や協力・協業を促進するため」。

直属の上司と部下の間だけの日報だと、的確なアドバイスができないような難しい局面があった場合、どうしてもコメントが遅くなる傾向があります。ですが、組織全体で共有することにより、直属の上司がすぐに答えることが難しい場合も、その上司が答える、また他の部門の役職者が答えるということが可能です。

例えば、営業が顧客とやりとりをする中で、技術的な質問をいただき、それを日報に上げたとします。営業マネージャーが、ある程度メンバーよりも理解をしていたとしても、細かい技術的な相談は、開発部に聴かないとわからないような内容もあると思います。

そうすると、「開発に確認してからでないとわからない。」という内容が上がってきた場合、コメントが遅れてしまう可能性も。しかし、この日報を開発メンバーも読むことができたら回答することができ、より速く的確なコメントを返せます。メンバーを賞賛する場合も、できるだけ多くの社員から賞賛してあげたほうが本人の喜びも増します。

他の部署の上司やメンバーからのコメントを奨励する画像

日報を書きたくなるコメントの書き方3つのポイント まとめ

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日報を書きたくなる画像

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