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日報を書きたくなる上司のコメントとは?

2018年1月9日

部下に日報を書き続けてもらうのは難しいと考える、経営者や上司は多いのではないでしょうか。実は、社員が日報を毎日書くには、経営者や上司のコメントが重要です。

何も反応がなく、「読んでくれてないんだな・・」と思ったら、昨日の日報をコピペするだけ、さらには日報の提出をサボるということになっていきます。いわゆる形骸化です。

では、日報にどのような返信を返せばいいのでしょうか?上司の手間を極力かけずに部下のモチベーションが上がり、日報を書くようになるコメントの仕方の3つのポイントを紹介します。

日報継続の画像

①すばやくコメントを返す

自分が書いた日報に対して、すぐにコメントがあれば、「自分の日報をすぐに見てくれたんだ〜!」という印象を相手に与えることができます。忙しい状況でも、まずはすぐに反応を示しましょう。

「いいね!」「オッケー!」「 GOOD!」というような短いメッセージでも「読んだよ!」というメッセージを送ることで、相手には「すぐ読んだよ!」というメッセージが伝わります。

もし、すぐに返答が難しいような内容が日報に書かれていたなら、「あとでコメントします」といった内容を返すだけでも十分です。

すばやくコメントを返す画像

②日報の内容に対する的確なコメントを返す

あなたが営業部長だとして、下記の営業マンの日報に対してどのようにコメントを返しますか?

的確なコメントを返す画像

この日報に対して、こんなコメントでは的確なものとはいえないですよね。

「よし!105件目指して、ガンバれ!!」

もし、メンバーの考える力を引き出したいのであれば、このようなコメントを返すべきです。

「1時間に35件だったコール数を3倍の105コールにするには、コールの仕方をどう変える?」

的確なコメントとは、「精度の高い振り返りができる」コメント。悩みに的確にアドバイスをしてくれたことで、「自分の日報をちゃんと読んでくれて、アドバイスをしてくれる!」と感じます。

特に経験の浅い部下は「うまくいかなかったこと」が「どこに原因があるのか」「どうすればうまくいくのか」という振り返りが十分にできない場合が大半。

コメントのやりとりを通じて、経験を活かした的確なアドバイスをしてあげるようにしましょう。

日報を書きたくなるコメントの書き方②「日報の内容に対する的確なコメントを返す」

③他の部署の上司やメンバーからのコメントを奨励する

日報のコメントのやりとりには、上司部下というラインだけでなく、他部署をより積極的に巻き込みましょう。

理由は2つ。1つは「役職者が部門を超えて日報にコメントし、成長スピードを加速させるため」。もう1つは「他部署との情報共有や協力・協業を促進するため」。

直属の上下間だけだと、難しい局面があった場合、どうしてもコメントが遅くなる傾向があります。ですが、組織全体で共有することにより、より上の上司が答える、また他の部門の役職者が答えるということが可能です。

例えば、営業が顧客から技術的な質問をもらい、それを日報に上げたとします。それが、開発部に聞かないとわからないような内容だった場合、コメントが遅れてしまう可能性があります。

しかし、この日報を開発メンバーも読んでいれば回答することができ、より速く的確なコメントを返せます。また、メンバーを賞賛する場合も、できるだけ多くの社員から賞賛してあげたほうが本人の喜びも増します。

他の部署の上司やメンバーからのコメントを奨励する画像

手早くコメントを返せる日報アプリはこちら

日報を書きたくなるgamba!の日報アプリ

効果的なコメントは部下の心をつかみ、モチベーションをアップさせます。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、日報にすばやく、的確なコメントを手間なく返すことができるようにする機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

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外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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