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日報は必ず書き続けることできる!日報継続のためのコメントの書き方3つのポイント

2016年11月10日

日報の必要性はわかっているけど、社員のみなさんに日報を書き続けてもらうのは難しいとお考えの経営者や上司の方々は多いのではないでしょうか。

社員に日報を毎日きちんと書いてもらうための重要なカギは、経営者や上司のみなさんがメンバーの日報に対して返信するコメントです。

もし自分の書いた日報に誰も反応してくれなかったら、日報を書く気がなくなりますよね?本当に自分の日報は必要とされているのか、会社の役に立っているのか、疑問を感じるはずです。

自分の書いた日報に対して、誰も何もコメントも反応もなければ、メンバーは「読んでくれてないんだな・・」と思い、内容を考えずに書く、昨日の日報をコピペするだけ、さらには日報の提出をサボるということになっていきます。いわゆる形骸化というやつですね。

しかし、経営者や上司のみなさんはとても多忙ですよね。忙しさにかまけて、つい、日報の返信を疎かにしてしまいがちです。ですが、それでは意味がありません。書いた日報に対してコメントがされないことで、「日報は重要視されていない」という認識を植えつけてしまいます。

では、日報にどのような返信を返せばいいのでしょうか?

メンバーのモチベーションが上がり、しかも上司の手間を極力かけずに、メンバーが日報を書き続けてくれるようになるコメントの返信の仕方の3つのポイントをご紹介いたします。

日報は必ず書き続けることできる!日報継続のためのコメントの書き方3つのポイント

日報を書きたくなるコメントの書き方①「すばやくコメントを返す」

自分が書いた日報に対して、すぐにコメントがあれば、「自分の日報をすぐに見てくれたんだ〜!」という印象を相手に与えることができます。どんなに忙しい状況でも、まずはすぐに反応を示すことです。

「いいね!」「オッケー!」「 GOOD!」というような短いメッセージでも「読んだよ!」というメッセージを送ることで、相手には「すぐ読んだよ!」というメッセージが伝わります。

もし、すぐに返答が難しいような内容が日報に書かれていたなら、「ここの部分は、あとでもう一度コメントします」といった内容を返すだけでも十分です。

日報を書きたくなるコメントの書き方②「日報の内容に対する的確なコメントを返す」

たとえば、あなたが営業部長だとして、下記の営業マンの日報に対してどのようにコメントを返しますか?

もしこの日報に対して、こんなコメントでは的確なものとはいえないですよね。

「よし!105件目指して、ガンバれ!!」

もし、メンバーの考える力を引き出したいのであれば、このようなコメントを返すべきです。

「1時間に35件だったコール数を3倍の105コールにするには、コールの仕方をどう変える?」

的確なコメントとは、メンバーがより大きな成果を出すための「精度の高い振り返りができる」コメントです。

自分の悩みに対して、的確にアドバイスをしてくれたことで、メンバーは「自分の日報をちゃんと読んでくれて、アドバイスをしてくれる!」と感じてくれるはずです。

また、日報の項目で「相談したいこと」という項目を設定されている会社さんも多いかと思いますが、その場合は特に気をつけてコメントをする必要があります。

「相談したいこと」に書いてあるのに、なんのコメントも返ってこなかった場合、メンバーは「自分の日報をちゃんと読んでくれていないんだ。。。」という印象を持ってしまいます。このような印象を持たれると、一気にメンバーのモチベーションが下がってしまうので、注意が必要です。

メンバーの振り返りがしやすく、相談事項が上がりやすくなるような日報の項目(テンプレート)を用意しておくことはとても大事ですね。

メンバーはその日の自分自身の仕事を振り返りながら、日報を書いています。その過程で必ず「何がうまくいったんだろう?」「何がうまくいかなかったんだろう」と自問自答しているはずです。上司がコメントのやりとりを通じて、この部分に手を差し伸べてあげることが、とても大切です。

特に経験の浅い若いメンバーは「うまくいかなかったこと」が「どこに原因があるのか」「なぜうまくいかなかったのか」「どうすればうまくいくのか」という振り返りが十分にできない場合が大半です。日報の読み手である経営者、上司、先輩がそれらに対して、自分の経験を活かした的確なアドバイスをしてあげるようにしましょう。

日報は必ず書き続けることできる!日報継続のためのコメントの書き方3つのポイント

日報を書きたくなるコメントの書き方③「直属のラインだけでなく、他の部署の上司やメンバーからのコメントを奨励する」

日報のコメントのやりとりには、上司部下というラインの上下関係だけでなく、他部署をより積極的に巻き込むべきです。

理由は2つ。1つは、役職者が部門を超えて日報にコメントし、メンバーの成長スピードを加速させるため。もう1つは、他部署との情報共有や協力・協業を促進するためです。

直属の上司と部下の間だけの日報のやりとりであった場合、部下の状況に対して、的確なアドバイスができないような難しい局面があった場合、どうしてもコメントが遅くなる傾向があります。

ですが、日報を上司部下だけでなく、組織全体でできるだけ広範囲で共有することにより、直属の上司がすぐに答えることがむずかしい内容であった場合も、その上司が答える、また他の部門の役職者が答えるということが可能になります。

例えば、営業メンバーが顧客とやりとりをする中で自社のシステムに関する技術的な質問をいただき、それを日報に上げたとします。

営業マネージャーが、自社のシステムをある程度メンバーよりも理解をしていたとしても、細かい技術的な相談は、開発部に聴かないとわからないような内容もあるかと思います。そうすると、「これは開発に確認してからでないと、俺もわからないな。。」という内容が上がってきた場合、コメントが遅れてしまう可能性があります。

でも、この日報を開発のメンバーも読むことができた場合、開発メンバーから回答するということができますので、より速く的確なコメントを返せるのではないでしょうか。

また、メンバーを賞賛する場合も、できるだけ多くの社員から賞賛してあげたほうが本人の喜びも増しますよね。日報は必ず書き続けることできる!日報継続のためのコメントの書き方3つのポイント

日報を書きたくなるコメントの書き方3つのポイント まとめ

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、多忙な経営者や上司のみなさんが、メンバーから上がってきた日報にすばやく、的確なコメントを手間なく返すことができるようにする機能が満載です。

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