失敗しない業務改善の進め方

2016年12月13日

組織の成長に欠かせないのが改善活動です。どんな活動をするにしても最初から理想的な運営ができることはなく、必ずどこかに改善すべき問題点が潜んでいるものです。問題点を見つけ出し改善することで、活動はより無駄のない理想的な状態に近づくことでしょう。

しかし、ただ改善活動をするだけでは効果は期待できません。同じ改善活動でも、進め方次第では手間ばかりかかってしまい期待したほど成果が現れないこともあります。改善活動を意味のあるものにするためには、どのような進め方をするべきなのでしょうか。

失敗しない業務改善の画像

目標設定が改善活動のカギ!進め方を間違わないためにじっくり検討

改善活動で最初に行うのが「目標設定」。改善活動とは理想的な状態へと近づける作業ですから、目指すべき理想的な状態が、いったいどのようなものなのかが、はっきりわかっていないと改善活動の方個性が定まらず、苦労ばかりで実りのない活動に終わってしまいます。

特に組織を上げて改善活動を行う場合、目標設定が進め方のカギを握るといっても過言ではありません。リーダーだけが改善活動の具体的なイメージを持っていても、メンバーとの共有ができていなければ、足並みを揃えて改善活動を勧めることはできません。

リーダーの理想とする状態を目標として、多くの人たちと共有することができれば、目指すべき理想的な状態に向かって一丸となって努力することができるでしょう。

目標とは、改善活動で目指すゴールそのものです。いい加減に目標を決めてしまうと、改善が不十分なままで終わってしまいます。進め方を間違わないためにも、焦らずじっくりと検討し、改善作業を促進しつつ、問題点を理想的な状態で改善できるような目標を定めてください。

目標設定の画像

複雑な進め方は活動の邪魔!シンプルな改善こそ求められる

改善活動は、進め方がシンプルであればあるほど効果が高くなります。改善活動に熱心なのは喜ばしいことですが、進め方が複雑だと活動することそのものが目的になってしまい、かえって目標達成までに長い時間を要してしまう可能性があります。複雑な進め方は、改善活動の邪魔でしかありません。なるべく手順や作業内容をシンプルにし、余計な手間をかけなくても住むような活動で改善を目指しましょう。

改善活動の中には、目標を達成するためにどうしても複雑な進め方を必要とする物もあります。そのような場合は、組織のメンバーに割り振る作業をシンプルにするとよいでしょう。複雑な進め方であっても、作業内容や行程を分解すればシンプルな改善活動に置き換えることができます。各メンバーの作業内容をシンプルにすれば、各人の認識差によるズレが生じにくくなりますし、改善活動の迅速化も期待できます。

また、複雑な改善活動をしていると、目的達成のための改善活動のはずなのにかえって効率が悪化してしまうことがあります。進め方をシンプルにすることで効率悪化を回避し、本来の意味での改善を達成しやすくなるでしょう。

シンプルな改善の画像

業務改善のやりっぱなしはダメ!進め方をチェックして次回に生かす

無事改善活動が終わったとしても安心してはいけません。改善活動は一度やれば終わりというものではありません。組織が続いている限り常に改善は求められるのですから、活動の進め方や問題点をチェックして次回の教訓として活かしましょう。改善活動にも、無駄な部分や不要な行動などは含まれているものです。

余計な手間がかかれば、それだけ本来の目標達成は遠のいてしまいますし、改善活動の参加者に係る負担も大きくなってしまいます。最初から、理想的な進め方で改善活動ができるということはありません。失敗やトラブルも、次回の反省材料として活かせば無駄にはなりません。

改善活動をやりっぱなしにしていると、せっかく改善したのに再び元の状態に戻ってしまいます。進め方をチェックすることで、改善の効果が減じてしまうことを防ぎ、更なる改善を通じてよりよい成長を遂げることができるでしょう。

進め方をチェックして次回に生かす画像

失敗しない業務改善の進め方 まとめ

改善活動を怠れば問題点が放置されたままになってしまい、いずれ大きな損害を発生させてしまいます。同じ改善活動でも、進め方によって期待される効果には大きな差があります。

より低いコストで高い効果を得るためには、さまざまな手法を研究し理想的な進め方を見つけ出さなくてはいけません。改善活動そのものの負担は増えてしまいますが、その後の効果を考えればメンバーにとっても改善のメリットは大きなものになります。どのような進め方ならうまくいくのかを考えて改善活動を実行していきましょう。

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