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失敗しない業務改善の進め方

2018年1月13日

組織の成長に欠かせないのが改善活動です。どんな活動をするにしても最初から理想的な運営ができることはなく、必ずどこかに改善すべき問題点が潜んでいるものです。問題点を見つけ出し改善することで、活動はより無駄のない理想的な状態に近づくことでしょう。

しかし、ただ改善活動をするだけでは効果は期待できません。同じ改善活動でも、進め方次第では手間ばかりかかってしまい期待したほど成果が現れないこともあります。改善活動を意味のあるものにするためには、どのような進め方をするべきなのでしょうか。

失敗しない業務改善の画像

目標設定が改善活動のカギ!進め方を間違わないためにじっくり検討

改善活動で最初に行うのが「目標設定」。改善活動とは理想的な状態へと近づける作業ですから、目指すべき理想的な状態が、いったいどのようなものなのかが、はっきりわかっていないと改善活動の方個性が定まらず、苦労ばかりで実りのない活動に終わってしまいます。

特に組織を上げて改善活動を行う場合、目標設定が進め方のカギを握るといっても過言ではありません。リーダーだけが改善活動の具体的なイメージを持っていても、メンバーとの共有ができていなければ、足並みを揃えて改善活動を勧めることはできません。

リーダーの理想とする状態を目標として、多くの人たちと共有することができれば、目指すべき理想的な状態に向かって一丸となって努力することができるでしょう。

目標とは、改善活動で目指すゴールそのものです。いい加減に目標を決めてしまうと、改善が不十分なままで終わってしまいます。進め方を間違わないためにも、焦らずじっくりと検討し、改善作業を促進しつつ、問題点を理想的な状態で改善できるような目標を定めてください。

目標設定の画像

複雑な進め方は活動の邪魔!シンプルな改善こそ求められる

改善活動は、進め方がシンプルであればあるほど効果が高くなります。改善活動に熱心なのは喜ばしいことですが、進め方が複雑だと活動することそのものが目的になってしまい、かえって目標達成までに長い時間を要してしまう可能性があります。

複雑な進め方は、改善活動の邪魔でしかありません。なるべく手順や作業内容をシンプルにし、余計な手間をかけなくても住むような活動で改善を目指しましょう。

改善活動の中には、目標を達成するためにどうしても複雑な進め方を必要とする物もあります。そのような場合は、組織のメンバーに割り振る作業をシンプルにするとよいでしょう。

複雑な進め方であっても、作業内容や行程を分解すればシンプルな改善活動に置き換えることができます。各メンバーの作業内容をシンプルにすれば、各人の認識差によるズレが生じにくくなりますし、改善活動の迅速化も期待できます。

また、複雑な改善活動をしていると、目的達成のための改善活動のはずなのにかえって効率が悪化してしまうことがあります。進め方をシンプルにすることで効率悪化を回避し、本来の意味での改善を達成しやすくなるでしょう。

シンプルな改善の画像

業務改善のやりっぱなしはダメ!進め方をチェックして次回に生かす

無事改善活動が終わったとしても安心してはいけません。改善活動は一度やれば終わりというものではありません。組織が続いている限り常に改善は求められるのですから、活動の進め方や問題点をチェックして次回の教訓として活かしましょう。改善活動にも、無駄な部分や不要な行動などは含まれているものです。

余計な手間がかかれば、それだけ本来の目標達成は遠のいてしまいますし、改善活動の参加者に係る負担も大きくなってしまいます。最初から、理想的な進め方で改善活動ができるということはありません。失敗やトラブルも、次回の反省材料として活かせば無駄にはなりません。

改善活動をやりっぱなしにしていると、せっかく改善したのに再び元の状態に戻ってしまいます。進め方をチェックすることで、改善の効果が減じてしまうことを防ぎ、更なる改善を通じてよりよい成長を遂げることができるでしょう。

進め方をチェックして次回に生かす画像

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失敗しない業務改善の進め方 まとめ

改同じ改善活動でも、進め方によって期待される効果には大きな差があります。より低いコストで高い効果を得るためには、さまざまな手法を研究し理想的な進め方を見つけ出さなくてはいけません。

改善活動そのものの負担は増えてしまいますが、その後の効果を考えればメンバーにとっても改善のメリットは大きなものになります。どのような進め方ならうまくいくのかを考えて改善活動を実行していきましょう。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

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