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部下を育てる日報コメントの書き方

2017年1月24日

部下の日報に、毎日コメントを返していますか?日報は、上司が反応を示さなければ、何の意味もありません。上司が日報に反応を示すことで、部下は日報をしっかりと書こうという気持ちになります。

効果的なコメントは部下の心をつかみ、モチベーションをアップさせます。ではどのようなコメントがモチベーションアップにつながるのでしょうか?

部下を育てる日報コメント画像

部下を育てる日報コメント① 一言のコメントで勇気付けられる

これまで部下の日報にコメントを返してこなかった場合、いきなり「良いコメントをしよう」と思っても言葉が浮かばず、コメントを返すことが面倒に。まずは、一言だけコメントを返すことを継続してみましょう。一言だけであればそれほど負担にならずに続けられるのではないでしょうか。

ポイントは「無理せず」継続できること

コメントは、部下に激励や感謝を伝えるような言葉がおすすめです。「ありがとう」「頑張ったね」など簡単な一言でも、上司のねぎらいの気持ちが伝わることで、十分に部下のモチベーションアップにつながります。

コメントで勇気付けられる画像

部下を育てる日報コメント② 部下の行動を評価する

一言コメントに慣れてきたら、部下を評価するようなコメントにチャレンジしてみましょう。結果のみを褒めると、「結果を出さないと評価されないのか」と受け取られることも。しかし、結果にいたるまでのプロセスに着目し褒めることで、部下は「頑張りを認めてもらえた」と感じ、モチベーションが上がります。

正しい行動を促す

なかなか結果につながらない時も、「この点は良かったよ」と良かったポイントを挙げることで、部下は自信を失わず、前向きに仕事に向かうことができます。結果を出すためには、「正しい行動の積み重ね」が必要です。

部下が取り組んだプロセスの中で、良かった点を挙げて具体的に褒めることで、部下は何が正しい行動なのかを認識しやすくなり、「褒められる」ことで正しい行動が強化されます。部下の行動を評価するコメントは、部下のモチベーションアップだけではなく、正しい行動を促すきっかけにもなるのです。

部下の行動を評価する画像

部下を育てる日報コメント③ 3ホメ・1アドバイス

部下の課題や問題点に気がついたとき、日報を通してアドバイスを伝えることもあるのではないでしょうか。このときもちょっとしたポイントを守ることでより効果的に伝えることができます。部下にしたいアドバイスがたくさんあり、気がつくとコメント欄にアドバイスばかりが続いていたということはありませんか?

過度のアドバイスは逆効果

部下を思ってのことかもしれませんが、アドバイスや指示ばかりが続くと、部下は「自分が否定されている」と感じたり、「叱責された」と受け取ってしまったりすることも。これではせっかくのアドバイスが生かされませんし、部下のモチベーションを下げてしまいかねません。

前向きに捉えてもらうことがカギ

日報のアドバイスの書き方は、1つのアドバイスの前に、3つの褒めコメントを入れるようにすると効果的。アドバイスの前に褒めるコメントがあると、次に続くアドバイスを、「こうすればもっと良くなるんだ」と前向きにとらえられるように。「〇〇するともっと良くなるよ」という風にすると、さらに効果的です。

 3ホメ・1アドバイスを心がける画像

日報のコメントで部下のモチベーションアップ!

日報のコメントは、書き方ひとつで部下のモチベーションをアップさせ、成長を促します。長いコメントじゃなくても、上司の気持ちが伝わるコメントであれば十分効果的。部下の成長は会社の業績アップには欠かせません。せっかくの日報を無駄にせず、コメントの仕方を工夫して有効に活用してみてはいかがでしょうか。

日報は毎日のことなので、できる限り手短に手早く報告するのがベストです。かといって、今日の作業の内容や出来事を事務的に書くだけのためのものでもありません。日報は、事実は事実として簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。

日報のコメントで部下のモチベーションアップの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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