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部下を育てる日報コメントの書き方

2017年1月24日

部下の提出した日報に毎日コメントを返していますか?せっかく部下が時間を割いて書いた日報も、上司がなんの反応も示さなければ何の意味もありません。上司が日報に反応を示すことで部下は日報をしっかりと書こうという気持ちになりますし、上司のコメントの書き方によっては部下のモチベーションを左右することも。

効果的なコメントは部下の心をつかみ、モチベーションをアップさせます。ではどのようなコメントがモチベーションアップにつながるのでしょうか?

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部下を育てる日報コメント① 一言のコメントで勇気付けられる

これまで部下の日報にコメントを返してこなかった方の場合、いきなり「良いコメントをしよう」と思っても言葉が浮かびませんし、コメントを返すことが面倒に感じてしまいます。そこでまずは、一言だけコメントを返すことを継続してみましょう。一言だけであればそれほど負担にならずに続けられるのではないでしょうか。

コメントは、部下に激励や感謝を伝えるような言葉がおすすめです。「ありがとう」「頑張ったね」など簡単な一言でも、上司のねぎらいの気持ちが伝わることで十分に部下のモチベーションアップにつながります。

部下を育てる日報コメント② 部下の行動を評価する

一言コメントに慣れてきたら、部下の行動に着目し評価をするようなコメントにチャレンジしてみましょう。結果のみを褒めると、「結果を出さないと評価されないのか」と受け取られることがあります。しかし結果だけではなく、結果にいたるまでのプロセスに着目し褒めることで、部下は「頑張りを認めてもらえた」と感じ、モチベーションが上がります。

なかなか結果につながらない時も、「この点は良かったよ」と良かったポイントを具体的に挙げてもらうことで、部下は仕事に対する自信を失わず、前向きに仕事に向かうことができます。仕事で結果を出すためには、「正しい行動の積み重ね」が必要です。部下が取り組んだプロセスの中で良かった点を挙げて具体的に褒めることで、部下は何が正しい行動なのかを認識しやすくなります。

さらに「褒められる」ことで正しい行動が強化されます。部下の行動を評価するコメントは、部下のモチベーションアップだけではなく、正しい行動を促すきっかけにもなるのです。

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部下を育てる日報コメント③ 3ホメ・1アドバイスを心がける

部下の課題や問題点に気がついたとき、日報を通してアドバイスを伝えることもあるのではないでしょうか。このときもちょっとしたポイントを守ることでより効果的に伝えることができます。部下にしたいアドバイスがたくさんあり、気がつくとコメント欄にアドバイスばかりが続いていたということはありませんか?

部下を思ってのことかもしれませんが、アドバイスや指示ばかりが続くと、部下は「自分が否定されている」と感じたり、「叱責された」と受け取ってしまったりすることがあります。これではせっかくのアドバイスが生かされませんし、部下のモチベーションを下げてしまいかねません。

日報のアドバイスの書き方は、1つのアドバイスの前に3つの褒めコメントを入れるようにすると効果的です。アドバイスの前に褒めるコメントがあると、次に続くアドバイスのコメントを、「こうすればもっと良くなるんだ」と前向きにとらえられるようになります。なおアドバイスの書き方は、「〇〇するともっと良くなるよ」という風にすると、さらに効果的です。

日報のコメントで部下のモチベーションアップ!

日報のコメントは、書き方ひとつで部下のモチベーションをアップさせ成長を促すことにつながります。長いコメントじゃなくても、上司の気持ちが伝わるコメントであれば十分効果的です。部下の成長は会社の業績アップには欠かせません。せっかくの日報を無駄にせず、コメントの仕方を工夫して有効に活用してみてはいかがでしょうか。

日報は毎日のことなので、できる限り手短に手早く報告するのがベストです。かといって、今日の作業の内容や出来事を事務的に書くだけのためのものでもありません。日報は、事実は事実として簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

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