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手書きの日誌は時代遅れ!日報の運用には鮮度とスピードがカギ

2017年1月24日

いまだに「日報は手書きだ!」という会社の方もまだまだ多いのではないでしょうか。「手書きの日報に赤ペンでコメントを書くことが大切だ!」と思っている経営者の方も、まだまだたくさんいらっしゃいます。紙に書いて、上司の決裁箱に提出して一日の仕事が終わる。そんな会社も、まだまだたくさんあります。

しかし業務の効率を考えれば、手書きの日誌は時代遅れです。日報の書き方が完璧でも、手書きであれば、スピードと鮮度が損なわれるからです。今回は手書の日誌がダメな理由を言及します。

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手書きの日誌がダメな理由① 回覧のスピードが遅い

手書きの日報がダメな1番の理由は、スピードが遅いことです。日報に上司がいくらいいコメントを書いても、手書きの運用では、上長の決裁を経て手元に戻ってくるのは数日後になってしまわざるをえません。これでは、日報は何も役に立ちません。コメントをもらった方も、数日前の日報のコメントなど読む気になれません。

現場で働く社員は、スピード感を持って行動することが欠かせません。コメントのレスポンスが遅ければ、社員はスムーズに業務に取り組むことができません。日報の書き方を指導することと同じように、レスポンスのスピードも重要です。夕方提出した日報が、最低でも翌朝にはコメントと一緒に返ってくるぐらいの、スピード感が必要です。

手書きの日誌がダメな理由② 上司と部下の縦のラインでしか共有されない

手書きの日報がダメな理由の2つ目は、上司部下の縦のラインでしか情報が共有されないことです。日報は上司のためだけにあるのではありません。お客様から得た情報は、上司だけでなく、一緒に働く同僚や場合によっては関連する他部署のメンバーにも共有すべきです。手書きだと、「紙」という物理的な制約があるために、どうしても離れた場所にいる同僚にタイムリーに共有することができません。

情報は共有することで、新たな気づきが生まれます。一人のミスや失敗を共有できれば、同じ失敗を他の部下が繰り返すリスクを避けることができます。上手くいった事例が共有できれば、社員の教育になります。社員同士のお互いの協力関係を生むためにも、日報の共有は欠かせません。

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手書きの日誌がダメな理由③ 情報をデータベースとして活用できない

手書きの日報がダメな3つ目の理由は、データベースとして活用できないことです。手書きで書かれた内容を後から読み返すのは、とても手間がかかります。担当者が変わった場合の情報の引き継ぎも、手書きの日報では上手く伝えられません。日報の情報は、検索や一覧から参照できることが欠かせません。

業務を引き継いだ社員が、毎回手書きの日報を振り返ることは非効率的です。他の社員の日報を参照する際も、日誌が一つしかなければ非効率的です。同時に複数の社員が一つの情報にアクセスできないからです。日報の情報がデータベースとしてクラウド上で活用できれば、いつでも、何人でも同時に情報にアクセスできます。日報の情報はデータベースとして活用できることが大切です。

まとめ 日報は手書きではなくスピード重視で共有できる仕組みを活用しよう

この記事であげたように、手書きの日報は非効率的です。回覧のスピードが遅ければ、日報に対するスムーズなフィードバックができません。上司と部下の縦のラインでした情報が共有されなければ、非効率的です。

日報が共有されていれば、一人の部下の失敗を全員が事例として学べます。しかし手書きではそれがスムーズにできません。情報をデータベースとして活用できなければ、業務の引継も上手くいきません。日報は手書きではなく、スピード重視で共有できるアプリなどの仕組みを活用しましょう。日報を手書きで運用している場合、いますぐ手書きをやめて、社内で日報を共有できるアプリを検討してみてはいかがでしょうか。

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