手書きの日報は時代遅れ！日報は鮮度とスピードがカギ
いまだに「日報は手書きだ！」という会社の方もいるのではないでしょうか。しかし業務の効率を考えれば、手書きの日報は時代遅れ。
日報の書き方が完璧でも、手書きであれば、スピードと鮮度が損なわれるからです。今回は手書の日報がダメな理由を言及します。
目次
手書きの日報がダメな理由① 回覧のスピードが遅い
スピードが遅いこと。日報に上司がいくらいいコメントを書いても、手書きの運用では、上長の決裁を経て手元に戻ってくるのは数日後になってしまわざるを得ません。
これでは日報は何も役に立たず、コメントをもらった方も、数日前の日報のコメントなど読む気になれません。
現場で働く社員は、スピード感を持って行動することが欠かせません。コメントのレスポンスが遅ければ、社員はスムーズに業務に取り組むことができません。
日報の書き方を指導することと同じように、レスポンスのスピードも重要。夕方提出した日報が、最低でも翌朝にはコメントと一緒に返ってくるぐらいの、スピード感が必要です。
手書きの日報がダメな理由② 上司と部下の縦のラインでしか共有されない
上司部下の縦のラインでしか、情報が共有されないこと。日報は上司のためだけにあるのではありません。お客様から得た情報は、上司だけでなく、一緒に働く同僚や場合によっては関連する他部署のメンバーにも共有すべきです。
手書きだと、「紙」という物理的な制約があるために、どうしても離れた場所にいる同僚にタイムリーに共有することができません。情報は共有することで、新たな気づきが生まれます。
一人のミスや失敗を共有できれば、同じ失敗を他の部下が繰り返すリスクを避けることができます。上手くいった事例が共有できれば、社員の教育になります。社員同士のお互いの協力関係を生むためにも、日報の共有は欠かせません。
手書きの日報がダメな理由③ 情報をデータベースとして活用できない
手書きの日報がダメな3つ目の理由は、データベースとして活用できないことです。手書きで書かれた内容を後から読み返すのは、とても手間がかかります。
担当者が変わった場合の情報の引き継ぎも、手書きの日報では上手く伝えられません。日報の情報は、検索や一覧から参照できることが欠かせません。
業務を引き継いだ社員が、毎回手書きの日報を振り返ることは非効率的です。他の社員の日報を参照する際も、日誌が一つしかなければ非効率的です。同時に複数の社員が一つの情報にアクセスできないからです。
日報の情報がデータベースとしてクラウド上で活用できれば、いつでも、何人でも同時に情報にアクセスできます。日報の情報はデータベースとして活用できることが大切です。
日報はスピード重視で共有できる仕組みを活用しよう
回覧のスピードが遅ければ、日報に対するスムーズなフィードバックができません。上司と部下の縦のラインでした情報が共有されなければ、非効率的です。
日報が共有されていれば、一人の部下の失敗を全員が事例として学べます。しかし手書きでは、スムーズにできません。情報をデータベースとして活用できなければ、業務の引継も上手くいきません。
日報は手書きではなく、スピード重視で共有できるアプリを検討してみてはいかがでしょうか。
日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、テンプレート機能や、Googleカレンダー連携機能など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
