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手書きの日報は時代遅れ!日報は鮮度とスピードがカギ

2017年1月24日

いまだに「日報は手書きだ!」という会社の方もいるのではないでしょうか。しかし業務の効率を考えれば、手書きの日報は時代遅れ。

日報の書き方が完璧でも、手書きであれば、スピードと鮮度が損なわれるからです。今回は手書の日報がダメな理由を言及します。

日報の運用画像

手書きの日報がダメな理由① 回覧のスピードが遅い

スピードが遅いこと。日報に上司がいくらいいコメントを書いても、手書きの運用では、上長の決裁を経て手元に戻ってくるのは数日後になってしまわざるをえません。これでは、日報は何も役に立ちません。コメントをもらった方も、数日前の日報のコメントなど読む気になれません。

現場で働く社員は、スピード感を持って行動することが欠かせません。コメントのレスポンスが遅ければ、社員はスムーズに業務に取り組むことができません。日報の書き方を指導することと同じように、レスポンスのスピードも重要。夕方提出した日報が、最低でも翌朝にはコメントと一緒に返ってくるぐらいの、スピード感が必要です。

手書きの日報がダメな画像

手書きの日報がダメな理由② 上司と部下の縦のラインでしか共有されない

上司部下の縦のラインでしか、情報が共有されないこと。日報は上司のためだけにあるのではありません。お客様から得た情報は、上司だけでなく、一緒に働く同僚や場合によっては関連する他部署のメンバーにも共有すべきです。

手書きだと、「紙」という物理的な制約があるために、どうしても離れた場所にいる同僚にタイムリーに共有することができません。情報は共有することで、新たな気づきが生まれます。

一人のミスや失敗を共有できれば、同じ失敗を他の部下が繰り返すリスクを避けることができます。上手くいった事例が共有できれば、社員の教育になります。社員同士のお互いの協力関係を生むためにも、日報の共有は欠かせません。

上司と部下の縦のラインでしか共有されない画像

手書きの日報がダメな理由③ 情報をデータベースとして活用できない

手書きの日報がダメな3つ目の理由は、データベースとして活用できないことです。手書きで書かれた内容を後から読み返すのは、とても手間がかかります。担当者が変わった場合の情報の引き継ぎも、手書きの日報では上手く伝えられません。日報の情報は、検索や一覧から参照できることが欠かせません。

業務を引き継いだ社員が、毎回手書きの日報を振り返ることは非効率的です。他の社員の日報を参照する際も、日誌が一つしかなければ非効率的です。同時に複数の社員が一つの情報にアクセスできないからです。

日報の情報がデータベースとしてクラウド上で活用できれば、いつでも、何人でも同時に情報にアクセスできます。日報の情報はデータベースとして活用できることが大切です。

データベースとして活用できない画像

日報はスピード重視で共有できる仕組みを活用しよう

手書きの日報は非効率。回覧のスピードが遅ければ、日報に対するスムーズなフィードバックができません。上司と部下の縦のラインでした情報が共有されなければ、非効率的です。

日報が共有されていれば、一人の部下の失敗を全員が事例として学べます。しかし手書きでは、スムーズにできません。情報をデータベースとして活用できなければ、業務の引継も上手くいきません。

日報は手書きではなく、スピード重視で共有できるアプリを活用しましょう。日報を手書きで運用している場合、いますぐ手書きをやめて、社内で日報を共有できるアプリを検討してみてはいかがでしょうか。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。

スピード重視で共有できる仕組みの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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