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会議を効率化する3つのポイントとは

2017年3月7日

長時間ダラダラと続く会議にあなたはうんざりしていませんか?会議資料を読み上げるだけの報告者、部下の仕事の問題点をあげ、つらい叱責するだけの上司、参加者の多くが会議そっちのけでノートパソコンに向かって別の仕事をし、何も結論がないまま時間だけが空費される会議が現代にはあふれています。

結局何も有効な策が打ち出されることのないまま、仕事にもどる…そんな経験はありませんか。会議は参加者の時間を拘束し、見えないコストが費やされています。会議を効率化する3つのポイントを紹介します。

会議のやり方を変えて働き方改革の画像

会議のやり方を変えるポイント① 報告は「問題のあるもの」だけに絞る

会議の議案は、問題のあるものだけに絞ることをルール付けしましょう。できたこと、うまくいっていることをあえて会議の場で取り上げることは、本来必要ありません。目標達成できたことについては日報などで報告を上げれば十分であり、大きな成果であれば会議の冒頭に「おめでとう!」と労うだけで済むことです。

しかし実際の多くの会議では「自分のチームではこんな取り組みをしました」といった報告を延々と話し、メンバーの自慢大会になっているケースがあります。そして自分の報告が済むと、さっさとノートパソコンに向かって別の仕事を始め、他の人の報告には全く我関せずを決め込むのです。これでは同じ会議室に集まっている意味がありません。

一方で働き方の改革をうたわれている中、これでは改革どころかほかの人の働き方に全く興味を持たず、会議も本来の役割を果たしていないという悪循環を生み出してしまいます。こういった理由から、会議はできるだけ問題のあるものだけに絞り、いかに目標達成をできるかどうかを意識した議論ができるかというところに着目して話を進めるようにしましょう。

報告は「問題のあるもの」だけに絞る画像

会議のやり方を変えるポイント② どうすれば問題解決できるかどうかだけを議論する

会議の場では、目標達成のための問題解決に集中するようにしましょう。本来の会議の目的は、問題を解決する方法を集まったメンバーで検討し、方向性を決めることにあります。目標達成をするには、他の人の助けが必要であるというのなら、何が欲しいのかを明確にし、会議の場で調整するといったことも必要ですよね。

会議中は、会議室に集まったメンバーの知恵を総動員して、どうやって解決するかを考えることだけに集中しましょう。問題解決だけに集中すれば、短時間で結論が得られることになり、働き方の改革にもつながります。

また、短時間で効率よく進む会議の場であれば、個人がほかの人の議案の際に、我関せず、といった態度をとることもなく、会議としてメンバーが時間を合わせて集合したことにも意味を持てるようになります。このことを意識するだけで、社員の働き方や会議への意識にも改革が起こり、確実に成果が出る会議にすることができるのです。

議論する画像

会議のやり方を変えるポイント③ 責任の追及をやめる

目標達成ができていないチームがいたり、何か重大な問題が起きている場合でも決して会議の場で責任追及はしないという体制も大切です。問題の報告があった時に、犯人探しをするかのようにその問題の責任の所在を追求することはやめましょう。

会社で働いている以上、問題が起きたのは誰か特定の社員に責任があるわけではありません。むしろ会議では、その問題の再発防止や解決策を考えることに集中するべきです。無駄な責任追及をやめることで、社員のストレスが減り、積極性も上がり、スピードや効率が上がり、働き方改革につながります。

それ以上に、他人のミスに我関せずという態度が改められ、社員同士が積極的に助け合うように変わり、職場全体の働き方に改革が起こるようになるでしょう。問題が出た場合、このように前向きな会議を取り入れることで社員全体に新たな挑戦を促し、意見交換やアイデア出しを活性化することで、より目標達成に近づくことができるよう目指しましょう。

 責任の追及をやめる画像

会議の運び方次第で社員の働き方も変わる

会議の運営の仕方や着目点を変えるだけで、社員の目線も変わるようになり、より積極的な姿勢を引き出すことができ働き方の改革につながるようになります。そうすることで、チームの掲げる目標達成にもより近づくことができるようになります。

会議の運営の仕方一つで、目標達成にも、働き方の改革にも大きく影響するということを念頭に入れ、紹介したような少しの工夫をしてみてください。働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」することです。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。毎日のことなので、できる限り手早く報告するのがベストです。かといって、事務的に書くだけのためのものでもありません。簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能があります。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。また、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されている他、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

会議の運び方次第で社員の働き方も変わる画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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