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なぜあのチームはずば抜けているのか?リーダーが身につけたい生産性の高いチームの作り方

2017年3月21日

仕事ができる人ほど、自分がリーダーになったときに部下の仕事が思い通りに運ばないことにいらだってしまいます。そして「自分でやったほうが早い」と感じ、ついメンバーの仕事を自分でおこなってしまうことも。

しかしこの方法ではチームとしての仕事の効率は上がりません。では、生産性の高いチームに育てるために、リーダーはどのような点に注意すると良いのでしょうか。

なぜあのチームはずば抜けているのか?リーダーが身につけたい生産性の高いチームの作り方

生産性の高いチームの作り方①作業と時間のムダを徹底的に排除する

生産性を上げるためには、第一に「無駄をなくす」ことが重要です。例えば、メールのやり取り一つとっても、すぐに返すことで無駄な待ち時間が減り、その分仕事が進みます。例えば部下から仕事の完了を報告するメールが来たとします。特に問題がなかった場合、メールの返信は後回しになり、場合によっては返信をしないことも。

上司のあなたにしてみたら、問題がないから返信を後回しにしているのですが、部下は「何か問題があるのかも」とドキドキしながら返信を待っています。「了解」の一言でもいいので、すぐに返信をすることで、部下はすぐに次の仕事に取り組むことができます。

また、ミーティングを減らすことも作業や時間の無駄を省くことにつながります。ミーティングをおこなう際、「そのミーティングは本当に必要なものかどうか」をよく考慮したうえでおこなうか否かを決定しましょう。無駄なミーティングに時間を費やすくらいなら、その分それぞれの作業を進めるほうが効率的です。

ほんの少しの時間も、積み重なると大きな時間になります。現在の仕事の取り組み方を見直し、無駄がないかどうか精査しましょう。少しずつでも作業や時間の無駄を省くことで、生産性は高まります。

生産性の高いチームの作り方①作業と時間のムダを徹底的に排除する

生産性の高いチームの作り方②報告には24時間以内に返信する

先ほども少しご紹介しましたが、メールの返信待ちで無駄な時間を費やしているということがたびたび見受けられます。返信を待つ必要のない報告の場合は良いのですが、返信次第で次の仕事の内容が変わるときは返信を待たなければならず、その間次の仕事が滞ってしまいます。

メールの返信はできるだけすぐにおこなうことを、チームのメンバーに徹底させましょう。「24時間以内に必ずおこなう」など、チーム内でルールを決めておくとより効果的です。「たかがメール」と思われがちです。

しかし、多くのメンバーが関わる仕事では、このような小さな待ち時間の積み重ねが積み上がり、膨大な無駄な時間を生み出します。仕事のメールの返信を素早く行うことで、仕事が滞ることが少なくなり、チーム内の生産性はアップします。

生産性の高いチームの作り方②報告には24時間以内に返信する

生産性の高いチームの作り方③解決策は部下に考えさせる

部下の仕事のすべてを把握しなければ気が済まないというリーダーの方はいませんか?しかし、部下の仕事をすべて背負おうとしたら、自分の仕事が滞ってしまいます。「部下に任せるのは不安だ」と感じる方もいるかもしれませんが、チームの生産性を高めるためには、チーム内で仕事を分担し、効率的に仕事を進めることが大切です。

また仕事を任された部下の中には、すぐに「これはどうしたらいいですか?」と聞いてくる方がいます。しかし、問にいちいち上司が答えていたのでは、部下は自分で考えることをしなくなり、成長が望めません。

部下が「これはどうすればいいですか?」と解決策を聞きに来たときは、「君はどうしたらいいと思う?」と質問を返してみましょう。これを繰り返すうちに部下は自分で考えるくせがつき、上司に確認したいことがあるときは、「私はこう思うのですが、いかがでしょうか?」という言い方に変わります。

自分で考えるくせをつけることで、主体的に仕事に取り組むことができるようになります。メンバー一人一人が自分で考えて行動することができるようになると、チーム内の仕事がスムーズに進むようになります。

仕事の効率化を図り生産性の高いチームを目指そう

チームの生産性を上げるためには、効率の良い仕事のやり方を心がけることが大切です。そのためには、リーダーが1人で仕事を背負い込むのではなく、部下に上手く仕事を分担し取り組むことや、チーム内での仕事内容を見直し、無駄を省きましょう。

部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。

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