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社内SNSがコミュニケーションを活性化するわけ

2017年3月22日

働き方改革の一環として、社内コミュニケーションを活性化するために社内SNSを活用する企業が増えています。休憩スペースや社員食堂で、他の部署の人たちと何気なく雑談をしているうちに、仕事のアイデアや新しい企画が浮かんだ経験のある人は多いのではないでしょうか。

これは、普段の職場と異なる場所や人間関係による刺激がもたらした効果だと言われています。こうした気軽に情報交換できる場を社内イントラネット上に作り出したシステムが社内SNSです。社内コミュニケーションに社内SNSを活用する意味と期待される効果や効用、具体的な活用例について紹介します。

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社内SNSがコミュニケーションを活性化するわけ①上意下達型のイントラネット

イントラネットは社内組織の枠に沿って導入され、正式な社内文書を公開する用途に使われることが多く、社員が気軽に情報を共有する目的で使えるものになっていないケースが多くあります。トップダウン的に投稿されたトピックに対して利用者がコメントする、というスタイルのため、利用者がトピックを立てることのハードルは高く、つぶやきのような投稿による新たなアイデアや問題の発見は期待しにくいものです。

上意下達型の組織や枠組みの決まった仕事において、効率化を期待できるのがイントラの特徴です。一方、社内SNSは率直な意見を書き込んだり、自発的に特定の話題の掲示板を開設したりするなど、投稿のハードルが低く、社員の気軽な投稿が可能です。新しいアイデアや問題、テーマを発見しやすくなり、気軽に相談や質問もできるようになりました。

コメントや「いいね!」機能でフィードバックがしやすいため、利用者間の助け合いの精神やモチベーション向上へとつながっていくことも増えています。何よりリアルタイム性が高く、議論や意思決定がスピードアップしていくので、変化の激しい業界や新しいアイデアの必要な仕事では非常に効果的です。このような社内SNSの文化を取り入れることにより、社員の自由かつ自発的な利用が期待できます。

社内SNSがコミュニケーションを活性化するわけ②自発的なコミュニケーションのSNS

メールにおけるコミュニケーションは、同じメールやファイルがTo/CCのユーザーのメールボックス向けに行われるため、関係ない情報でもTo/CCに入っていれば強制的に届いてしまいます。 逆に、To/CCのユーザー以外には何も見えません。

情報伝達のあり方が限定的なので、過去のやり取りの保存や検索は個人のメールボックスに依存することになり、組織としては活用が難しい側面があります。さらに、迷惑メールの問題が顕著となり、メールというシステム自体の信頼性が低下してしまっている現状があります。

反面、社内SNSではクラウド上に全てのメッセージやファイルが一元的に保管され、目的に応じたグループ内のメンバーやフォロワーで共有することができます。過去のやり取りやファイルは蓄積・検索できるので、限られたメンバーで社内SNSを利用することによって、共有される情報の密度と純度を上げることもできます。

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社内SNSがコミュニケーションを活性化するわけ③社内情報の共有化を促進

社内SNSではメールや掲示板、人脈情報の管理などの機能が備わっています。社員同士でコミュニケーションを取ったり、部門横断的なプロジェクトチームを作って情報を交換したりすることができるなど、コミュニケーション面で新たな展開が見られます。

社内SNSは日常の中でのちょっとした気づきやふと感じた疑問、製品やサービスに関する雑感や提案、新聞や雑誌などで気になった記事やニュースの共有、意見交換の場などとしての機能を発揮します。

全く接点がない人とも、違った視点を持った人たちの考えに触れ、コミュニケーションを取ることは、新たなアイデアの創出やコラボレーションが実現するきっかけとなります。同じ社内SNSでも、部署単位やプロジェクト単位のグループを作れば、プロジェクトの進ちょく報告やスケジュール調整などの場としての活用ができます。

社内SNSで新たなコミュニケーションの場を作ろう

社内SNSは公式の情報を取り扱うインフラとしてだけではなく、公式に扱うほどではない意見や問題提起から個人的な趣味の話題まで、幅広く許容するのが大きな特徴です。埋もれていた情報を共有することによって、社内コミュニケーションの活性化が促進され、ビジネスへの好影響も期待できます。

社内SNSの導入で、新しいコミュニケーションの場を作り出しましょう。働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」することです。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。毎日のことなので、できる限り手早く報告するのがベストです。かといって、事務的に書くだけのためのものではなく、簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

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