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これなら失敗しない!社内SNSでコミュニケーションを活性化する方法とは

2018年1月22日

休憩スペースで他の部署の人たちと何気なく雑談をしているうちに、仕事のアイデアや、新しい企画が浮かんだ経験のある人は多いのではないでしょうか。

これは普段の職場と異なる場所や、人間関係による刺激がもたらした効果だと言われています。こうした気軽に情報交換できる場を社内イントラネット上に作り出したシステムが社内SNSです。

社内コミュニケーションに、SNSを活用して期待される効果、具体的な活用例について紹介します。

社内SNSの画像

社内SNSでコミュニケーションを活性化する方法①上意下達型のイントラネット

イントラネットは社内組織の枠に沿って導入され、正式な社内文書を公開する用途に使われることが多く、社員が気軽に情報を共有する目的で使えるものになっていないケースが多くあります。

トップダウン的に投稿されたトピックに対して利用者がコメントする、というスタイルのため、利用者がトピックを立てることのハードルは高く、つぶやきのような投稿による新たなアイデアや問題の発見は期待しにくいものです。

上意下達型の組織や枠組みの決まった仕事において、効率化を期待できるのがイントラの特徴です。一方、社内SNSは率直な意見を書き込んだり、自発的に特定の話題の掲示板を開設したりするなど、投稿のハードルが低く、社員の気軽な投稿が可能です。

新しいアイデアや問題、テーマを発見しやすくなり、気軽に相談や質問もできるようになりました。コメントや「いいね!」機能でフィードバックがしやすいため、利用者間の助け合いの精神やモチベーション向上へとつながっていくことも増えています。

何よりリアルタイム性が高く、議論や意思決定がスピードアップしていくので、変化の激しい業界や新しいアイデアの必要な仕事では非常に効果的です。このような社内SNSの文化を取り入れることにより、社員の自由かつ自発的な利用が期待できます。

上意下達型の画像

社内SNSでコミュニケーションを活性化する方法②自発的なコミュニケーションのSNS

メールにおけるコミュニケーションは、同じメールやファイルがTo/CCのユーザーのメールボックス向けに行われるため、関係ない情報でもTo/CCに入っていれば強制的に届いてしまいます。 逆に、To/CCのユーザー以外には何も見えません。

情報伝達のあり方が限定的なので、過去のやり取りの保存や検索は個人のメールボックスに依存することになり、組織としては活用が難しい側面があります。さらに、迷惑メールの問題が顕著となり、メールというシステム自体の信頼性が低下してしまっている現状があります。

反面、社内SNSではクラウド上に全てのメッセージやファイルが一元的に保管され、目的に応じたグループ内のメンバーやフォロワーで共有することができます。

過去のやり取りやファイルは蓄積・検索できるので、限られたメンバーで社内SNSを利用することによって、共有される情報の密度と純度を上げることもできます。

的なコミュニケーションの画像

社内SNSでコミュニケーションを活性化する方法③社内情報の共有化を促進

社内SNSではメールや掲示板、人脈情報の管理などの機能が備わっています。社員同士でコミュニケーションを取ったり、部門横断的なプロジェクトチームを作って情報を交換したりすることができるなど、コミュニケーション面で新たな展開が見られます。

社内SNSは日常の中でのちょっとした気づきやふと感じた疑問、製品やサービスに関する雑感や提案、新聞や雑誌などで気になった記事やニュースの共有、意見交換の場などとしての機能を発揮します。

全く接点がない人とも、違った視点を持った人たちの考えに触れ、コミュニケーションを取ることは、新たなアイデアの創出やコラボレーションが実現するきっかけとなります。

同じ社内SNSでも、部署単位やプロジェクト単位のグループを作れば、プロジェクトの進ちょく報告やスケジュール調整などの場としての活用ができます。

社内情報の画像

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社内SNSで新たなコミュニケーションの場を作ろう

社内SNSは公式の情報を取り扱うインフラとしてだけではなく、公式に扱うほどではない意見や問題提起から個人的な趣味の話題まで、幅広く許容するのが大きな特徴です。

埋もれていた情報を共有することによって、社内コミュニケーションの活性化が促進され、ビジネスへの好影響も期待できます。社内SNSの導入で、新しいコミュニケーションの場を作り出しましょう。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を習慣化すること。オススメの手法は「日報」です。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、日報テンプレート機能やGoogleカレンダーとの連携機能など、 毎日たった5分で仕事のレベルが確実に高まります。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

 
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