新人教育係が持つべき3つの心構えと『声掛け』

最終更新日:2022年11月21日

 

お金と時間をかけてようやく獲得した新入社員をいかに定着させるか?
企業にとって、とりわけ人事部にとっては大きな課題です。

ようやく獲得した新人を「人財」とできるかどうかは、新人教育の方法次第。
新人教育係が持つべき心構えとは何でしょうか。効果的な「声掛け」とともにご紹介します。

新人教育係が持つべき3つの心構え

①新人に「考えさせる」質問をする

自分で考えることが苦手な新入社員

デジタルネイティブ世代と呼ばれる新入社員。
物心ついたころには、インターネットが当たり前のようにありました。

彼らは、インターネットですぐに検索して簡単に情報を仕入れるため、
自分で考えて決断・行動することがあまり得意ではありません。

自発的な社員に育てる

そんな新入社員たちには、彼ら自身に考えてもらうような指導が必要です。
心がけたいのが、新人に「考えさせる」質問をすること。

  • 行動や結果に対して➡なぜそうしたのか?聞く
  • 相談や質問されたとき➡自分はどうしたいのか?聞く
  • 失敗したとき➡なぜそうなったのか?考えさせる
  • 成功したとき➡次も成功するためにはどうすれば良いか?考えさせる

常に考えさせることが大切です。
答えを自分の中から作り出せるようになれば、徐々に大きな課題に対して対応できるようになっていきます。

② 社内人脈をつくる手伝いをする

人脈づくりは円滑な仕事につながる

新入社員の悩みの大半は、職場の人間関係によるもの。
身近なメンバーと円滑な関係を築いておくのはもちろんのこと、他部署との人脈づくりも忘れてはいけません。

自分の周囲にどんな人がいて、この分野をどの人に訊いたらいいのかという道しるべになります。
今後、他部署に協力依頼をするときに、この人脈が解決の糸口を作ってくれるでしょう。

また、さまざまな先輩社員の仕事を見せることで、視野を広げ、幅広い仕事ができる社員に育ちます。

教育係の助けにもなる

人脈をつくれば、新人教育係が忙しくて相手にできないとき、代わりに助けてくれるでしょう。

ぜひ、自分の持っている社内の人脈を紹介してあげましょう。
いずれあなたの新たな出会いにもつながり、財産になっていきます。

③自分も共に成長する機会だと捉える

人に教えるには、インプットや事前の準備が必要です。ですから、新人教育係にとっても大きな成長の機会となります。

教える内容にも責任感が生じるので、改めて自分の行動を振り返るきっかけになります。
あまた、作業を説明するときに、もっと効率的な進め方に気づくこともあります。

新人育成がうまくいくポイントと『声掛け』

①仕事の目的や全体像を理解させる

新入社員のやる気が奪われる理由の多くは、仕事をする意味を見失うこと。
最初は地味で簡単な仕事の繰り返し
が多いので、業務の全体像や目的が見えないと単なる作業になってしまいます。

やる気がある新入社員ほど「こんな仕事をするために入社したわけではない」と考えてしまうのです。

  • いま取り組んでいる仕事が、会社や本人にとってどんな意味を持つのか?
  • 将来の仕事にどうつながるのか?

という説明をしてあげましょう。そうすることで、新入社員に目的意識を持たせることができます。

②対話を交える

心理的安全性を保つ

「一度しか言わないから、よく聞いてね。」

このセリフはプレッシャーをかけるだけです。
途中でわからなくなってしまっても言い出せず、結果として大きなミスに発展する可能性があります。

例えば…

ここは重要なのでよく聞いてね。もし分かりにくい点があったら、いつでも質問していいから。

というセリフの方が、新入社員は落ち着いて説明を聞くことができます。

こまめな声掛けが大切

デジタルネイティブの新入社員は、SNSで自分の考えを発信することに慣れています。
「認められたい」「注目されたい」「ほめられたい」という承認欲求が高い傾向にあるため、
こまめな声掛けが効果的です。

たとえば、説明途中に

ここまでで、何か分からないことはある?

と聞いてあげましょう。
そうすれば、何ができて何ができないかを把握しやすく、教える側も楽になります。
説明した後に、理解した内容を自分の言葉で言ってもらうというのも良いでしょう。

「ありがとう」や「よくできた」など、何気ないひと言が、新入社員にとっては嬉しいものなのです。

③ステップを追って教える

「とりあえずこのマニュアル見てやって、わからなかったら聞きに来て。」
このように突き放すようなやり方では、新入社員が辞めてしまうのも時間の問題です。
新人の理解度をヒアリングするためにも、ステップを踏んで教えることも大切です。

例えば…

まずこれを覚えて、一人でこなせるようになってから次の工程へ進もう

このように、一つずつ段階を追って教えましょう。
新入社員もステップごとに「今日はこれができた」「これを覚えられた」と、自信をつけることができるでしょう。

つまづきそうなポイントは事前に伝える

失敗を責めない

新入社員がつまづきそうなポイントは、事前に伝えてあげましょう。
対応方法を事前に伝えておくと、新入社員が一人で悩むことなくスムーズに仕事を進めることができます。

また、仕事をしていればミスは起こるもの。
そこから学び、次に活かすことが重要であることを教えましょう。

教育係は、自分の説明や指導が適切であったか?コミュニケーションがしっかりとれていたか?
振り返ることも大切です。

自身の失敗談を伝える

自分の失敗談があれば、それを話してあげるのも良いでしょう。

例えば…

私も新人の時にこんな失敗をしちゃってね〜だからこうするといいよ

と話せば、新人も説明が腹落ちするだけでなく、気持ちも楽になり場が和みます。
こうした、話しかけやすい雰囲気を作ることで、新入社員も発言しやすくなり、積極性を促します。

新入社員のモチベーションを上げる方法

育成目標を設定する

いつまでに、どのくらいのレベルまで育てるのかを明確にしましょう。

3ヶ月後、半年後、1年後といったように、育成目標を作ります。
そして、それを会社や部署、チーム全体で共有しましょう。

「半年でこの程度はできるようになってもらおう」という共通理解が生まれます。
そうすることで、教育担当者以外も声を掛けやすくなります。

『どう?大丈夫?
と話しかけるだけでも、新入社員は「この人は見てくれている。信頼できる」と感じるもの。

  • この会社は自分を大切に育ててくれようとしてくれている
  • 自分に期待してくれている
  • どこまで進んだかがわかるので、成長している実感を得ることができる

このように、新入社員の大きなモチベーションとなるでしょう。

新入社員を着実に成長させる日報

最後に少しだけ弊社の日報アプリgamba!をご紹介させてください。
新入社員を即戦力にしたいなら、日報がオススメです。

毎日を振り返る

上司や先輩から教わったことをメモにとるだけでは、成長できません。
自分の言葉で記すことが大切です。言語化するのに最適なのが「日報」です。

  • 問題意識を持ちながら仕事に取り組める
  • 気づきを得て、進め方を改善できるようになる
  • 目標に対していま自分がどこにいるのかも明確になる

日報は、自分の行動や考えを文字に落としてみるという、一番シンプルな内省手段です。

新入社員の成長を促す日報テンプレート

新入社員を育成するには、

  • どうやって進めればよいかを自分で考え(Plan)
  • 自分で行動し(Do)
  • 上司と一緒に振り返り(Check)
  • 次に活かす(Act)

という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

PDCAサイクルの日報の画像

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。
事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。

得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。

とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。
上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

日報を通じてコミュニケーションを図る

日報へのフィードバックが大切

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものだと思っていませんか?

大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ること。
毎日日報にコメントしてあげましょう。

励ましの言葉をかけたり、一緒に改善策を考えるのもいいでしょう。
そうすれば、「上司はちゃんと自分を見てくれている」と安心し、承認欲求も満たされます。
日頃からきちんとコミュニケーションが取れていれば、アドバイスも素直に聞き入れることでしょう。

【 日報共有アプリgamba!(ガンバ)なら 日報がかんたんに書ける&読める 】

ビジネスのやりとりには、二段階認証、IPアドレス制限、シングルサインオンという強固なセキュリティを備えた日報アプリがおすすめです。各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのか一目瞭然。

  • かんたんに入力できる日報テンプレート
  • KPI管理機能で目標達成率をグラフ化
  • 日報へのコメントで社内コミュニケーションアップ

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