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仕事が忙しすぎるあなたへ!長時間労働をなくす3つの仕事整理術

2017年4月11日

今日も忙しい!毎日、仕事に追われ、目の前の仕事が片付く前に、次の仕事が降ってくる。長時間労働が常態化し、残業するのが当たり前になってしまっている。。。そんな多忙な毎日から脱出するために、仕事を「整理」してみませんか。長時間労働をなくす仕事の整理術とは、いったいどのようなものなのでしょうか。

仕事が忙しすぎる画像

仕事整理術①すべきことを書き出す

仕事に追われていると、少しの時間も惜しくなります。その結果、見切り発車で仕事に手を付けてしまうことも。しかし「急がば回れ」という言葉もあるように、仕事をスピーディーに終わらせるためには、仕事に取り掛かる前の準備が大切です。

例えば文章を書くときに、まず最初に文章の構成を考え、それから文章を書きます。急いでいるからといって構成を考える過程を省いていきなり文章を書き始めてしまっては、途中で書きたいことがまとまらなくなり結局は書きあがるまでに余計に時間がかかってしまいます。これは仕事も同様です。

仕事に取り掛かる前に、まずはやらなければならないことをすべて書き出し、整理してみましょう。書き出すことで頭の中がスッキリとしますし、何から取り掛かると効率が良いのかがわかりやすくなります。

すべきことを書き出す画像

仕事整理術②行動をいくつかのステップに分ける

いざ仕事にとりかかろうとしたときに、何から始めると良いのかわからないということがあります。特に初めての仕事や、やることが多い仕事の場合にこのように感じることが多いのではないでしょうか。わからないままに手を付けてしまうと、のちにやり直しをする羽目になるなど、余計に仕事が増える要因に。

そんな時は、仕事をいくつかの小さなステップに分けてみましょう。例えば旅行の計画を立てるときに、いきなり「計画を立てよう」とするのではなく、まずは1.行先を決める 2.旅館を予約する 3.飛行機を予約する などと旅行の計画に必要なことを書き出します。

それを一つ一つクリアするようにすれば、いつの間にか旅行の準備は整いますし、やらなければならないことを忘れることも少なくなります。仕事の際も同様に、仕事を完成させるために必要な行動をいくつかの小さなステップに分け、一つずつクリアしていくことで効率よく仕事を終わらせることができます。

ステップに分ける画像

仕事整理術③やらなくてよい事は切り捨てる・他人に任せる

真面目な社員は、すべての仕事を一人で背負い込もうとします。しかしどんなに頑張っても1人でできる仕事の量には限界があります。また1人ですべておこなうよりも、周囲の人と協力しながら取り組むほうが、仕事が効率よく進むこともあります。

自分の仕事を見直し、人に頼める仕事はないか、やらなくてもいいものはないかを判断して仕事を整理し、時には切り捨てることも必要です。仕事を一人でこなそうとするタイプは、管理職などキャリアのある方に特に多くみられます。

「部下に任せるよりも自分でやったほうが早い」と考えてしまうためです。しかしこれでは本来やるべき管理職としての業務が滞ってしまいますし、部下の成長にもマイナスです。労働時間や仕事の効率のことだけではなく、部下や会社のことを考えても、仕事を背負い込まずに他人に任せることが大切です。

他人に任せる画像

仕事に取り組む前のワンステップが仕事を効率化させる

「毎日忙しくて」と、お悩みの方は、一度自分の仕事を見直してみることをおすすめします。やらなくてよいと決めた仕事は思い切って切り捨て、やるべき仕事は、取り組む前に仕事の内容を整理してから取り組みましょう。忙しいと、ついつい余裕が無くなり「とにかく早く仕事に取り掛からないと」と焦りがちです。しかし、仕事に取り組む前のワンステップが、仕事の効率化につながるのです。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」することです。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。毎日のことなので、できる限り手早く報告するのがベストです。かといって、事務的に書くだけのためのものではなく、簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。また、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されている他、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

仕事に取り組む前のワンステップが仕事を効率化させる画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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