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長時間労働をなくす3つの仕事整理術とは

2018年1月11日

今日も忙しい!毎日仕事に追われ、目の前の仕事が片付く前に、次の仕事が降ってくる。長時間労働が常態化し、残業するのが当たり前になってしまっている。。。

そんな多忙な毎日から脱出するために、仕事を「整理」してみませんか。長時間労働をなくす仕事の整理術とは、いったいどのようなものなのでしょうか。

仕事が忙しすぎる画像

仕事整理術①すべきことを書き出す

仕事に追われていると、少しの時間も惜しくなります。その結果、見切り発車で仕事に手を付けてしまうことも。しかし「急がば回れ」という言葉もあるように、仕事をスピーディーに終わらせるためには、仕事に取り掛かる前の準備が大切です。

例えば文章を書くときに、まず最初に文章の構成を考え、それから文章を書きます。急いでいるからといって構成を考える過程を省いていきなり文章を書き始めてしまっては、途中で書きたいことがまとまらなくなり結局は書きあがるまでに余計に時間がかかってしまいます。

これは仕事も同様です。仕事に取り掛かる前に、まずはやらなければならないことをすべて書き出し、整理してみましょう。書き出すことで頭の中がスッキリとしますし、何から取り掛かると効率が良いのかがわかりやすくなります。

すべきことを書き出す画像

仕事整理術②行動をいくつかのステップに分ける

いざ仕事にとりかかろうとしたときに、何から始めると良いのかわからないということがあります。特に初めての仕事や、やることが多い仕事の場合にこのように感じることが多いのではないでしょうか。

わからないままに手を付けてしまうと、のちにやり直しをする羽目になるなど、余計に仕事が増える要因に。そんな時は、仕事をいくつかの小さなステップに分けてみましょう。

例えば旅行の計画を立てるときに、いきなり「計画を立てよう」とするのではなく、まずは1.行先を決める 2.旅館を予約する 3.飛行機を予約する などと旅行の計画に必要なことを書き出します。

それを一つ一つクリアするようにすれば、いつの間にか旅行の準備は整いますし、やらなければならないことを忘れることも少なくなります。

仕事の際も同様に、仕事を完成させるために必要な行動をいくつかの小さなステップに分け、一つずつクリアしていくことで効率よく仕事を終わらせることができます。

ステップに分ける画像

仕事整理術③やらなくてよい事は切り捨てる・他人に任せる

真面目な社員は、すべての仕事を一人で背負い込もうとします。しかしどんなに頑張っても1人でできる仕事の量には限界があります。また1人ですべておこなうよりも、周囲の人と協力しながら取り組むほうが、仕事が効率よく進むこともあります。

自分の仕事を見直し、人に頼める仕事はないか、やらなくてもいいものはないかを判断して仕事を整理し、時には切り捨てることも必要です。仕事を一人でこなそうとするタイプは、管理職などキャリアのある方に特に多くみられます。

「部下に任せるよりも自分でやったほうが早い」と考えてしまうためです。しかしこれでは本来やるべき管理職としての業務が滞ってしまいますし、部下の成長にもマイナスです。

労働時間や仕事の効率のことだけではなく、部下や会社のことを考えても、仕事を背負い込まずに他人に任せることが大切です。

他人に任せる画像

仕事に取り組む前のワンステップが仕事を効率化させる

やらなくてよいと決めた仕事は思い切って切り捨て、やるべき仕事は、取り組む前に仕事の内容を整理してから取り組みましょう。

忙しいと、「とにかく早く仕事に取り掛からないと」と焦りがちです。しかし、仕事に取り組む前のワンステップが、仕事の効率化につながるのです。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を習慣化すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。日報は、一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、テンプレート機能やGoogleカレンダー連携機能など、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

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