正しい「ACTION(改善)」を導くPDCAサイクルの回し方

2017年4月12日

PDCAサイクルを回し、改善を繰り返すことは目標達成のカギです。しかし、PDCAサイクルがうまく回らない例もよくあります。では、PDCAサイクルを上手く回し、正しい改善策を導き出すためには、どのように取り組むと良いのでしょうか。

正しい「ACTION(改善)」を導く画像

正しい「ACTION(改善)」を導くPDCAサイクル①会議前に改善策を準備

会議の時間というのは、どこの会社でも長くなりがちです。会議に時間がかかり過ぎると他の業務が滞ってしまいます。会議の時間を無駄なく有効に活用するためには、事前の準備が大切です。出席者は、あらかじめ「検証」をおこない、それをもとに考えられる改善策を準備しておきましょう。

会議の場でいきなりアイディアを考えようと思っても、なかなか良いアイディアは浮かばないものです。それに、会議の中でアイディアを考えると、思いつくまでにかかる時間が無駄になります。事前にアイディアを考えておくことで、よりよい改善策を提示することができますし、話し合いに集中できるため、会議がだらだらと長時間続くことを防ぐことができます。

改善策を準備する画像

正しい「ACTION(改善)」を導くPDCAサイクル②改善策はケースごとまとめておく

会議では、議論に集中し時間を効果的に使うことが大切です。より中身の濃い議論ができるよう、改善策を考えるときは、ケースごとに以下のポイントについても意見をまとめておきましょう。議論を効率よく進めることができます。

進捗した場合

  • どんな進捗が得られたのか
  • なぜ進捗できたのか
  • 目標達成時期は前倒しできるか

進捗していない場合

  • なぜ進捗できなかったのか
  • 目標達成に向けて今後どのように取り組むか

後退した場合

  • どんな後退をしたのか
  • 後退の原因は何か
  • 目標達成に向けて今後どう取り組むか

これらをまとめておくことで参加者は状況を把握しやすくなり、どのような改善策をとることが最善なのか、見えやすくなります。

ケースごとまとめておく画像

正しい「ACTION(改善)」を導くPDCAサイクル③最もスピーディーな改善策を選ぶ

改善策を選ぶときは、もっともスピーディーに取り組めて効果の大きいものを選びましょう。テスト勉強を例に考えてみましょう。例えば「英語の点数を上げる」という目標を立て、計画通りに勉強したのに、目標の点数が取れなかったとします。次のテストでは目標を達成できるよう、改善策を考えなければなりません。

このとき、「英語の長文を読めるようにする」という改善策を選ぶよりも、「英単語を覚える」という改善策を選ぶほうが、取り組みやすく効果も出やすいです。英語の長文が読めるようになれば、確かに点数が上がります。しかし、これでは漠然とし過ぎていて何から取り組めばよいのかがわかりませんし、効果もすぐには出ません。効果がなかなか現れないと、だんだん続けることが嫌になってしまいます。

しかし、長文を読めるようにするためのステップを改善策にすることで、取り組むべきことがわかりやすいですし、クリアもしやすいのでモチベーションが保たれます。このように、改善策を選択するときは、より具体的で効果の出やすいものを選ぶことが大切です。

改善策を選ぶ画像

PDCAサイクルを活用し、スキルアップを目指そう

PDCAサイクルは、実は会社の中だけで活用されるものではなく、実生活の中でも多くの方が意識せずに活用しています。しかし、会社の中で改めて「PDCAサイクルを回しましょう」といわれると、なかなか上手くいかないものです。これは、一人一人がPDCAサイクルを意識していないためです。

PDCAサイクルを意識させるためには、一人一人にしっかりと改善策を考えさせることが大切です。PDCAサイクルを回すことは、会社やチームだけでなく、個人のスキルアップにもつながります。上手く活用して、会社の業績アップを目指しましょう。PDCAで1番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」でPDCAを回すことです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

PDCAサイクルを活用する画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

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