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PDCAサイクルが回らない理由と解決法とは?

2017年4月26日

PDCAは、目標や計画を立てるPlan、計画を実行するDo、計画や目標がどうであったかを評価するCheck、評価に基づき改善策を立てるActionの4つのプロセスのことを指します。これを継続的に回すことで、業務が円滑に進みます。ではPDCAサイクルがうまく回らないとき、その原因はどのような点にあるのでしょうか。

PDCAが回らない画像

PDCAが回らない理由①統一ツールがない

忙しい毎日の中でPDCAを回すためには、できるだけ効率よくおこなうことが重要です。PDCAに手間取り多くの時間が割かれてしまっては、やらなければならない業務が滞ってしまいます。これでは本末転倒です。PDCAを効率よくおこなうためには、計画を統一ツールにより共有すると効果的です。

PDCAをそれぞれがバラバラなツールでおこなっていたら、メンバーと共有するために新たに資料を作ったり、報告の機会を設けたりしなければなりません。PDCAのために業務が増えることになります。

しかし一つのツールでメンバー全員が情報を共有することで、報告や相談にかかる時間を短縮させることができます。また統一ツールにより他のメンバーの業務の進捗状況や、成功事例を共有できることで、モチベーションアップにもつながります。

統一ツールの画像

PDCAが回らない理由②計画の際に優先順位を考えていない

を立てるときに優先順位を考慮していないと、本来やらなければいけないことが後手に回ってしまうことがあります。このことが、計画がうまく進まない原因となります。優先順位を的確に判断するためには、タスクを「重要度」と「緊急度」にわけて分類することがおすすめです。

営業マンを例に説明しましょう。営業マンは、多くの場合売上が目標になり、その売り上げを達成するための計画が必要になります。そこで計画を立てる前に、自分が抱えている案件を、「受注につながる案件」「提案する案件」「商談化の可能性のある案件」「ネタになる案件」などのように分類していきます。

この中から重要度も緊急度も高いものから優先的に取り組んでいきます。この例の場合、「受注につながる案件」が一番優先的に取り組むべき案件になります。計画を立てる際に優先順位を意識することで、無理のないスケジュールが立てられるようになり、計画がスムーズに実行できるようになります。

優先順位を考えていない画像

PDCAが回らない理由③評価・改善が適切でない

計画が思った通りに進まないということは、よくあることです。大切なのは、なぜ計画がうまくいかなかったのかを考え、改善することです。しかし評価や改善の仕組みがうまく作られていない場合、軌道修正することが難しくなってしまいます。

そうなると、新たに目標や計画を立てたとしても中身のないものとなってしまい、目標を達成することは難しくなってしまいます。PDCAをうまく回すためには、PDCAにより、目標が達成できたという達成感が重要です。いくらやっても達成感が得られなければ、PDCAを回すモチベーションが下がり、継続は難しくなります。

目標を達成するためには、計画や目標を適切に評価・改善し、目標に向けて計画を軌道修正していくことが必要です。評価・改善を適切におこなうために、具体的な数値によって評価をし、仮説を立てたうえで改善策を考えるという過程を定期的に実行していきましょう。

評価・改善が適切でない画像

アプリを活用してPDCAサイクルを効果的に回そう

PDCAをうまく回すためには、前述のような問題点を解決し、現場に負担をかけないような仕組みづくりが不可欠です。その方法の一つに、「アプリの活用」があげられます。日報アプリgamba!を使えば、情報共有が簡単にできます。

またKPI管理機能で、日々の活動実績の見える化など、蓄積された情報を様々な視点で分析することも可能です。これにより評価や改善を適切に行うことができるようになり、PDCAサイクルを効率的にかつ効果的に回せるようになります。PDCAで1番大切なことは、日々地道にサイクルを回し続け「習慣化」することです。習慣化させるためのおすすめの手法は「日報」でPDCAを回すことです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

アプリをの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

ただいま15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、日報コンサルタントが「オンライン無料相談」を行っております。ぜひ、この機会にご利用ください。


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