自部署の利益だけを気にしていた社員が他部署の状況を把握しながら働くように。協力的な組織風土を構築できました。

沖縄県宮古島にて、自動車の販売、整備を行っている株式会社東和。社内全体の協力体制を構築するために、gamba!を導入しました。gamba!を見ることでそれまで把握できていなかった他部署のメンバーの動きも把握するようになり、部署の垣根を超えて、協力し合う組織風土を構築することができました。

本事例のポイント
– 自分の部署の利益のみ考えて動いていた社員が、他部署の動きを気にしながら活動できるように
– 上長が現場の状況を把握できるようになり、的確な判断が取れるようになった。
– 文章を書くことによって、情報伝達力が向上。通常の業務も円滑に進むように。

早速ですが、gamba!を導入されての印象はどうでしょうか？

新城様：
メンバーの業務内容が共有されて、お互いに何をしているのか分かるようになりました。
社内コミュニケーションがかなりスムーズになりました。日報を通して自身の活動が整理されて、情報伝達がスムーズになったという感じです。例えば、当社では毎朝朝礼を実施しています。担当メンバーを決めて、簡単に活動報告をしてもらうという感じです。これまでは報告内容が整理されておらず、聞いていてもイマイチ理解しづらい部分がありました。それがgamba!を導入したことで、日報という形で一度整理してから話すようになるので、聞いていて理解しやすくなりました。報告が理解しやすくなったおかげで、例えば「こんなトラブルがあって、このように対応しました」と報告があった部分は、今後注視しよう、といった事前の対応がスムーズにできるようになりました。

御社はもともと紙やExcelで日報を実施されていたと伺っていますが、それまでの日報とgamba!ではどんな違いを感じましたか？

新城様：
まず社員側としては日報作成が楽になったことがあると思います。紙やExcelだと、社員が面倒くさがるんですよね。紙は手書きだし、Excelでも、無理にExcelに合わせるという感じで書く側も読む側も大変でした。特に手書きの頃は字が上手でない社員もいたり、それを読む側も大変だったり。それがgamba!で日報作成作業が楽になったことで中身のある日報が提出されるようになりました。

中身のある日報が提出されるようになったことで、私自身は社長として現場の状況が把握しやすくなりました。営業チーム、整備士チームなど、各チームのリーダーに「こうしたほうが良いのでは」といった意見を伝えたり、状況に応じた対応ができるようになりました。私は出張が多いので直接メンバーの状況を確認できないことが多いのですが、そんな時でもgamba!で状況を把握できることはとてもメリットを感じています。

gamba!の導入の目的を教えてください。

新城様：
整備士チームと営業チーム同士で、お互いの状況を把握してもらいたいと思っていました。
それまでは、それぞれのチームが自分のチームの利益だけを把握して、それだけを追求するという感じだったんです。例えば営業側は営業成績を伸ばすことがミッションなので、整備士の状況に関係なく、受注しようとしていたんですよね。多少無理をしてでも受注しようとするので、実際に作業を行う整備士側に無理が生じており、そうした状況が結果的に非生産的な状況に陥っていました。そこで、現場の状況がどうなっているのか、営業サイドがどうなっているのか、それぞれが状況を把握してもらいたかったんです。

gamba!を導入してからの効果を教えてください。

それぞれのチームが、別のチームの状況を意識するようになり、気を使い合って仕事をするようになりました。この効果は営業・整備士だけでなく、経理など裏側で活躍している社員にもプラスの影響がありました。
例えば、経理は財務処理など、集中を要する仕事が中心なので、社内で電話が鳴っていても基本的には自分の業務に集中する社員が多かったのですが、gamba!を導入してからは、営業チームが忙しい状況では経理チームも電話応対を手伝ったりなどしてくれています。協力し合う体制が構築できたことが一番の効果だと思っています。

また、今までは改善策を提案してもなかなか継続して取り組まれない風潮だったのが、gamba!を導入してからは続くようになりました。というのも、あるメンバーが何か施策を始めようとすると、gamba!で宣言、周知をするので、他のメンバーも「前に挙がっていたあの件はどうなっているの？」といったように気にかけるようになったんですよね。結果的に様々な施策がちゃんと続くようになりました。
最近では、出勤時、退勤時に検温を実施して、日報に書いてもらうようにしているのですが、この点もgamba!のおかげで続いています。

もともと日報にはアレルギーを持っている人が多かったのですが、gamba!を導入してからは、文字に色を付けて見やすくしたり、ユーモアを交えた書き方をしたりと楽しんで投稿してくれるようになったみたいです。日報にコメントが来るのを楽しんでいるのかもしれません。

日報はどのように運用していますか？日報のテンプレートはどのような項目を設定していますか？

新城様：
テンプレートは下記の項目を設定しています。

・今日やるべきこと
・今日やったこと
・残業の有無
・1日の気づき
・協力依頼（明日、協力してほしいこと）
・親切行動（感謝を伝える）
・社長に相談したいこと
・翌出社日のスケジュール
・出社時刻
・退勤時刻

※出社時刻と、退勤時刻はかんたん入力機能を利用して設定。
かんたん入力機能についてはこちら。

テンプレートには出社時刻、退社時刻の欄を設けており、社長としてはこの欄もしっかりチェックするようにしています。残業などは基本的に上長に事前に申告してもらうようにしているのですが、遅くまで働いている様子だったら「何かあったのかな」と確認するようにしています。タイムカードもgamba!とは別に導入しているので、gamba!では簡易的にさっと確認するために活用しています。