gamba!でメンバー同士が気を使って働くように!| 株式会社東和様(自動車販売、整備業)

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沖縄県宮古島にて、自動車の販売、整備を行っている株式会社東和様。
この度、gamba!をご活用している状況を伺いました。

 

今回インタビューにご対応いただいたのは、株式会社東和 代表取締役社長 新城 浩司様です。
※オンラインミーティングの形式でご対応いただきました。

導入目的
  • 社員に他部署の活動状況を把握できるようにして、生産性を向上したい。
  • 経営層に、現場の状況をよりよく把握できる環境を整えたい。
課題
  • 社員が自部署のミッションのみを考えた動きをしており、結果的に社内全体で非生産的な部分が発生していた。
効果
  • メンバーが他部署の状況を考慮した働き方をするようになり、生産性アップ。
  • 上長が現場の状況を把握できるようになり、的確な対応が取れるように。
  • 各施策が日報にて明文化、周知されるので、施策が最後まで完遂できるように。

 

振り返りで活動が整理され、社員同士のコミュニケーションが円滑になった

– 早速ですが、gamba!を導入されての印象はどうでしょうか?

メンバーの業務内容が整理されて、お互いに何をしているのか分かるようになりました。
その意味で社内コミュニケーションがかなり良くなりましたね。

– gamba!で投稿された日報をメンバー同士で見ているから、リアルでのコミュニケーションが円滑になった、という感じでしょうか?

日報を通して自身の活動が整理されて、情報伝達がスムーズになったという感じです。

例えば、当社では毎朝朝礼を実施しています。担当メンバーを決めて、簡単に活動報告をしてもらうという感じです。
これまでは報告内容が整理されておらず、聞いていてもイマイチ理解しづらい部分があったのですが、gamba!を導入したことで、過去の作業を日報という形で振り返った上で話すようになるので、報告内容が整理されるようになり、聞いている側としても理解しやすくなりました。

報告が理解しやすくなったおかげで、例えば「こんなトラブルがあって、このように対応しました」と報告があった部分は、今後注視しよう、といった事前の対応がスムーズにできるようになりました。

日報作成が楽になり、内容のある日報が書かれるように。現場の状況把握がしやすくなった

– 日報による振り返りがうまく作用した結果ですね。
   御社はもともと紙やExcelで日報を実施されていたと伺っていますが、gamba!を導入されてみて、大きな違いは何かありますか?

社員側としては日報作成が楽になったことがあると思います。
紙やExcelでやっていると、社員が面倒くさがるんですよね。紙は手書きだし、Excelでも、無理にExcelに合わせるという感じで書く側も読む側も大変でした。特に手書きの頃は字が上手でない社員もいたり、それを読む側も大変だったり。
露骨に面倒がる人もいましたね。(笑)

それがgamba!で日報作成作業が楽になったことで、しっかりと中身のある日報が提出されるようになりました。

中身のある日報が提出されるようになったことで、私自身は社長として現場の状況が把握しやすくなりました。
営業チーム、整備士チームなど、各チームのリーダーに「こうしたほうが良いのでは」といった意見を伝えたり、状況に応じた対応ができるようになりました。

私は出張が多いので直接メンバーの状況を確認できないことが多いのですが、そんな時でもgamba!で状況を把握できることはとてもメリットを感じています。

それぞれのメンバーを気を使い合って仕事をするように

– もともとは整備士と営業メンバー向けに導入される予定だったかと思いますが、当初の導入目的を教えていただけますか?

整備士と営業チームがそれぞれの状況を把握してもらいたいと思っていました。
営業側は当然ながら、営業成績を伸ばすことがミッションなので、整備士の状況に関係なく、受注しようとしていたんですよね。
多少無理をしてでも受注しようとするので、現場(整備士)側に無理が生じており、会社全体として非生産的な状況に陥っていました。
そこで、現場の状況がどうなっているのか、営業サイドがどうなっているのか、それぞれが状況を把握してもらいたいと思って導入しました。

– gamba!の「日報をシェアし合う」コンセプトに着目した使い方ですね。導入されて解決はしましたか?

結果としては目論見通りお互いが状況を意識するようになり、気を使い合って仕事をするようになりました。
この効果は営業・整備士だけでなく、経理など裏側で活躍してくれている社員にもプラスの影響がありました。
例えば、経理は財務関係など、集中を要する仕事が中心なので、社内で電話が鳴っていても基本的には自分の業務に集中する社員が多かったのですが、gamba!を導入してからは、例えば営業側が忙しいときは状況に応じて電話応対等を手伝ったりなどしてくれています。

 

gamba!をはじめるようになってから、施策が続かない状況も解消された

副次的な効果として、今まで、なにか改善策を提案してもなかなか継続して取り組まれない風潮だったのが、gamba!を導入してから続くようになりました。
何か施策を始めようとすると、gamba!で宣言、周知をするので、他のメンバーも「前に挙がっていたあの件はどうなっているの?」といったように気にかけるようになったんですよね。結果的に様々な施策がちゃんと続くようになりました。
例えば当社では昨今の事情を鑑みて、出勤時、退勤時に検温を実施して、日報に書いてもらうようにしているのですが、
この点もなんとなくgamba!のおかげなのか、自然と続いている気がしますね。

実際の画面を見せていただきました

作成しているグループは日報を投稿するグループと、検温結果を投稿するグループの2つです。
テンプレートは下記の項目を設定しています。

・今日やるべきこと

・今日やったこと

・残業の有無

・1日の気づき

・協力依頼(明日、協力してほしいこと)

・親切行動(感謝を伝える)

・社長に相談したいこと

・翌出社日のスケジュール

・出社時刻

・退勤時刻

※出社時刻、退勤時刻の欄はかんたん入力機能を利用して設定しています。かんたん入力機能について詳しくはこちら

感謝の言葉を伝える欄も作ったりと、明るい雰囲気になりそうですね!
実際に見せていただいた日報でも、メンバーの誕生日を祝っている投稿がありました。

簡易的な時間管理機能としても活用

テンプレートには出社時刻、退社時刻の欄を設けており、社長としてはこの欄もしっかりチェックするようにしています。
残業などは基本的に上長に事前に申告してもらうようにしているのですが、遅いことがあったら何かあったのかな、と確認するようにしています。
タイムカードも別に導入しているのですが、gamba!では簡易的にさっと確認するために活用しています。

 

gamba!で日報アレルギーが解消された

もともと日報にはアレルギーを持っている人が多かったのですが、gamba!を導入してからは、文字に色を付けて見やすくしたり、ユーモアを交えた書き方をしたりと楽しんで投稿してくれるようになったみたいです。
シェアしあって、コメントが来る点を楽しんでいるのかもしれません。

 

インタビューは以上になります。

社内の状況を把握することによって、コミュニケーションの活性化がなされたようです。
新城様としてはネガティブな要素を書かないような雰囲気づくりを心がけているようで、
実際にgamba!ではポジティブな事柄で溢れていました。
メンバー同士で感謝の言葉を送り合っています。楽しい雰囲気だと、日報も楽しくなりますよね。

新城様、ありがとうございました。