LINEのビジネス利用は危険？情報漏洩リスクと安全な代替ツール5選

業務連絡や日報など、ビジネスシーンでLINEを利用していませんか？

「LINE」は日本では8,600万人以上に利用されている大人気コミュニケーションツールです。簡単にメッセージや画像がやりとりできる点から、ビジネスにも利用している方が少なくありません。しかしLINEのビジネス利用は、これにとどまらず会社や社員にとって恐ろしいリスクやデメリットが潜んでいます。長期的に見るとあなたの会社にも損失が起きているかもしれません。この記事では、知らないと後悔するLINEの業務利用におけるリスクとデメリットを解説します。

こんなにあった！LINEでのビジネスのトラブル

LINEのビジネス利用で最も危険とされるのが情報流出です。情報漏えいの8割は従業員の不正やミスが要因であることをご存知ですか？情報漏えいは、企業の信用度を大きく揺るがす問題です。では、LINEの情報はどのように流出するのでしょうか。

①退職した従業員の情報管理ができない

個人のスマートフォンでLINEを使っていた場合、退職した元従業員の端末に業務情報が残り続けます。
情報漏えいが発生した場合、企業側にはログが残っていないため、流出元の特定は困難です。

企業としてログ管理ができない個人アカウントである以上、いつ・だれが・どんなやりとりをしていたのか、企業では把握ができません。トラブルが発生した場合、情報の追跡や状況確認ができず、責任の所在をつかめない状況に陥ります。

②電話帳から勝手に友達登録される

LINEは「友だち（自動）追加」がデフォルトでオンになっています。
つまり、スマートフォンの電話帳に登録されている電話番号が自動で読み込まれる仕組みです。

たとえば、ビジネスで名刺交換した相手を電話帳に登録した場合、LINEの普及率を考えると、高い確率で自動的にLINEで繋がることになります。LINEには、従業員の行動を監視・制限するための仕組みが搭載されていません。機密情報や顧客情報を社外に転送しようと思えば簡単にできてしまいます。

③なりすましによる情報漏洩

「友だち」に同僚の名前が表示されたので会社グループに追加したところ、実は乗っ取られたアカウントによる “なりすまし” だったということもありえます 。なりすましが怖いのは、自分は乗っ取られていないのに、乗っ取られた同僚を友だちに追加したことで、情報漏えいしてしまうことです。機密事項・個人情報などについてはLINEでやりとりするのは避け、LINEでは簡単な連絡にとどめておきましょう。

LINEをビジネス利用する5つのデメリット

LINEをビジネスで利用する際の主なデメリットを紹介します。LINEはプライベートのやり取りをすばやく簡単に行うことを主眼においているだけに、ビジネス利用には適さない部分が多く存在しています。

情報の蓄積ができない

・LINEは、次々と新しいメッセージが追加されることでやりとりが流れ、情報が埋もれてしまいます。アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージも埋もれてしまいます。

・グループLINE（複数人の会話）の場合、後からグループに参加した人は前の履歴を見ることができず、これまでのやりとりを把握できません。

このように、LINEはビジネスにおいて重要な「意見の積み上げ」に適している設計にはなっていません。

既読スルー・グループLINEなどのストレス

簡単に送れるLINEだからこそ、社員の負担になっているかもしれません。
あなたの会社ではこんなことが起きていませんか？

・既読スルー
既読表示がついているにも関わらず返信がないこと = 既読スルーは相手が上司でも部下でも嫌なもの。
細かなストレスが仕事を円滑に進める上で支障になることは少なくありません。

・誰が何を言っているのか把握できない
例えば、10名のグループでLINEをすると、誰が何を言ったのか把握しづらくなります。その中でAさんがBさんに返信したり…となると、収拾がつかない状況に。ひとつのグループでうまく情報共有できるのはせいぜい数名。社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がくるでしょう。

・やりとりについていけない
会議中に未読がすごい件数になっている、知らない間にやりとりが進んでいてついていけない…という事もあります。見落としや既読有無の勘違いにより、食い違いが起きる可能性もあります。

公私混同による離職リスク

プライベートのスマートフォンでLINEを使うと、休日や業務時間外に上司から来たメッセージに返信しなければならず、公私の区別がつきにくくなります。新入社員の間でもSNSのビジネス利用は賛否が分かれています。
産業能率大学 総合研究所 – 2019年度 新入社員の会社生活調査（第30回）

• 「LINEなどのメッセージアプリを業務でも使用したいか」という質問に対して37.8パーセントが「使用したくない」。
• 「上司からSNSで友達申請があったらどう思うか」に対して女性の63.4％が「嫌だ」と回答。その理由として73.6％が「公私は分けたいから」。

プライベートと仕事の切り分けができないと、従業員のストレスになり、ゆくゆくは離職に繋がっていきます。せっかく採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。

日報・業務記録に使えない

LINEは「今この瞬間のやりとり」に特化したツールです。そのため、業務の記録や振り返りには根本的に向いていません。日報をLINEで送っても、翌日には他のメッセージに埋もれてしまいます。「先週の月曜に誰が何を報告したか」を後から確認しようとしても、スクロールして探すしかなく、現実的には不可能に近い状態です。また、上司が部下の日報に対してコメントやフィードバックを返しても、それがグループ全体に流れてしまい、1対1の指導がしづらい環境になります。業務の振り返りや成長の記録を蓄積していくには、専用のツールをおすすめします。

管理者がログを確認できない

企業としてツールを運用するうえで、「誰が・いつ・何を送ったか」を管理者が確認できることは必須条件です。しかしLINEは個人のアカウントで動くサービスであるため、会社側にログの管理権限がありません。これは実務上、次のような問題につながります。

• トラブル発生時に原因を追えない：取引先とのやりとりや社内の指示内容を後から確認できない
• 不正の抑止力がない：機密情報や顧客データを外部に転送しても、会社は把握できない
• 退職者の操作を止められない：退職後もアカウントは本人のもの。グループから退出させない限り、情報へのアクセスを遮断できない

ビジネスツールには、管理者がアカウントを一括管理し、必要に応じてログを確認・アクセスを無効化できる機能が不可欠です。

LINEの代わりに使うべきビジネスツールの選び方

LINEの乗り換え先としては以下のポイントに着目して検討しましょう。

① セキュリティ・ログ管理ができるか

管理者がアカウントを一括管理でき、「誰が・いつ・何を送ったか」のログを確認できるツールを選びましょう。退職者のアクセスを即時無効化できるかどうかも重要なチェックポイントです。LINEのように個人アカウントに依存する仕組みでは、企業としての情報管理が成り立ちません。

② 日報・業務記録機能があるか

チャット機能だけのツールでは、業務報告が他のメッセージに埋もれてしまい、記録として機能しません。日報テンプレートが用意されており、過去の記録を検索・蓄積できるツールを選びましょう。上司がコメントやフィードバックを返せる専用の仕組みがあると、マネジメントの質がさらに上がります。

③ 小規模でも導入できるか

ツールによっては最低利用人数が30名以上に設定されているケースがあります。数名〜数十名規模の中小企業や店舗では、人数制限のないツールを選ぶことで、無駄なコストをかけずに導入できます。

④ スマホ対応・使いやすさ

現場スタッフがパソコンを持たない業種（飲食・小売・建設など）では、スマホから簡単に日報を提出・確認できることが必須です。ITに不慣れな社員でも迷わず使えるシンプルな設計かどうかも確認しましょう。

おすすめビジネスツールの特徴と比較表

前述した選定基準をクリアしたおすすめのビジネスツールを３候補紹介します。

Talknote

日本の企業文化に合わせて設計された社内SNSツール。タイムライン形式の情報共有やファイル管理など、コミュニケーション機能は整っています。ただし日報テンプレートやKPI管理機能は搭載されておらず、「業務の記録・振り返り」よりも「社内の情報共有」に重きを置いた設計です。
Talknote

WowTalk

国内導入10,000社超の国産ビジネスチャットツール。日報・タスク管理・セキュリティ管理など機能は充実しています。ただし最低利用人数が30名からのため、小規模な企業や店舗では契約できないのが難点です。また目標・KPI管理機能はなく、マネジメント支援の面ではgamba!に一歩譲ります。
WowTalk